پروتکل ECE در اتوماسیون اداری
مقدمه
فناوری‌های جدید سیستم‌های نرم‌افزاری سازمانی نظیر پروتکل ECE در شبکه‌های کامپیوتری و ارتباطات هر روز درهای تازه‌ای برای سازمان‌ها می‌گشایند. فراگیرشدن استفاده از این تکنولوژی‌ها امکاناتی در حال رشد و ورای تصور انسان را در اختیار کسب‌وکارها قرار داده است. دیجیتالی شدن ارتباطات در سیستم اتوماسیون اداری در محیط‌های سازمانی مزایایی نظیر افزایش بهره‌وری، صرفه‌جویی در هزینه‌ها و زمان را رقم می‌زند.
سازمان‌های مختلف برای ارتباط با یکدیگر ناگزیرند نامه‌های خود را چه به صورت دیجیتالی و چه سنتی و کاغذی برای سازمان گیرنده ارسال کنند. سیستم‌های اتوماسیون اداری می‌تواند رویه‌های داخلی سازمان را پوشش بدهد اما برای برقراری ارتباطات خارج سازمانی راهکارهای دیگری وجود دارد. چنانچه هر دوی این سازمان‌ها از یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری همسان و از یک برند استفاده کنند، تبادل نامه‌ها و اطلاعات به‌سهولت انجام می‌شود. مشکل زمانی مطرح می‌شود که سازمان‌ها با برندهای متفاوت اتوماسیون اداری و دبیرخانه کار می‌کنند. شرکت‌های نرم‌افزاری ارائه دهنده اتوماسیون اداری پروتکلECE را به عنوان راهکاری برای رفع این مانع ایجاد کردند.
از شما دعوت می‌کنیم تا پایان مقاله با ما همراه باشید.
معرفی ECE
بعد از توسعه و پیاده‌سازی سیستم اتوماسیون اداری، سازمان‌ها نیاز به مکاتبات الکترونیک بین سازمانی را احساس کردند.
پروتکلECE یا تبادل الکترونیکی مکاتبات (Electronic Correspondence Exchange protocol) یا مختصراً ECE اولین پروتکل ایرانی و ملی برای تبادل اطلاعات است. شرکت‌های نرم‌افزاری انجمن انفورماتیک ایران با همفکری یکدیگر پروتکلECE را در تیرماه 1384 تصویب کردند. شرکت‌های تولیدکننده سیستم اتوماسیون اداری با معرفی ECE محدودیت‌ها را برداشتند. به این ترتیب امکان مکاتبات بین سازمانی تحت بستر اتوماسیون اداری، با هر ساختار و معماری تولید نرم‌افزاری را فراهم کردند.
نحوه عملکرد پروتکل ECE
هریک از سیستم‌های اتوماسیون اداری از قالب خاص خودشان برای مکاتبات استفاده می‌کنند و همین موضوع مانع برقراری ارتباط بین نرم‌افزارها با برندهای مختلف می‌شد. پروتکلECE با تبدیل فایل‌ها به یک قالب استاندارد XML ارتباط بین سازمانی را در نرم‌افزارهای با برندهای متفاوت امکانپذیر می‌سازد.
به این صورت که در ابتدا پروتکل ECE یک فایل خروجی با فرمتXML از نامه‌ای که در اتوماسیون ثبت شده است ایجاد می‌کند. سپس فایل ایجاد شده از طریق ایمیل به نرم‌افزار اتوماسیون سازمان مقصد ارسال می‌شود. فایل XML ارسال شده در سازمان گیرنده توسط سیستم اتوماسیون اداری دریافت و رمزگشایی می‌شود.
تمامی سیستم‌های اتوماسیون اداری قادر به شناسایی فایل هستند و محتوای نامه به صورت خودکار در فیلدهای مربوطه قرار می‌گیرند. همچنین با این روش محدودیت‌ها و موانعی که در هنگام ارسال فیزیکی و سنتی نامه رخ می‌دهد، برداشته می‌شود.
نکته مهم اینجاست که هردو نرم‌افزار اتوماسیون اداری که نیاز به مکاتبه دارند باید از پروتکلECE پشتیبانی کنند. به این ترتیب سازمان‌های ایرانی می‌توانند با استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری مکاتبات برون‌سازمانی خود را به سهولت انجام دهند.
مراحل مبادله اطلاعات در پروتکل ECE عبارتست از:
- رمزگذاری تمام مکاتبات و اطلاعات
- ارسال ایمیل آن به سرور سازمان مقصد
- رمزگشایی محتوا در سرور سازمان گیرنده از طریق اتوماسیون اداری
- تبدیل فایل دریافتی به فرمت نامه اداری و ثبت آن
- ارسال رسید دریافت نامه با همین طریق به سازمان فرستنده
ماژول دبیرخانه سیستم اتوماسیون اداری وظیفه دریافت، ارسال و ثبت نامه‌ها را به عنوان بخشی از این اتوماسیون برعهده دارد. پروتکلECE در بخش دبیرخانه سیستم اتوماسیون مورد استفاده قرار می‌گیرد. زمانیکه لایسنس ECE را تهیه کردید، تنظیمات آن برای شما فعال می‌شود. بعد از انجام مراحل ثبت و اختصاص شماره به نامه‌ها در دبیرخانه، می‌توانید آنها را از طریق ECE برای سازمان مقصد ارسال کنید.
بستر ارتباطی سازمان‌ها با یکدیگر شبکه پیام دولت و پست الکترونیکی یاEmail است. استفاده از ECE نیازمند این است که نرم‌افزارهای فرستنده و گیرنده، هر کدام یک آدرس ایمیل برای گردش نامه در پروتکل ECE تعریف کنند. سازمان‌ها برای ارتباط میبایست این ایمیل‌ها را در اختیار یکدیگر قرار دهند. ایمیل توسط دبیرخانه گیرنده شناسایی و فایل XML نامه به صورت خودکار رمزگشایی و خوانده می‌شود. فایل نامه دریافت شده ثبت و در سازمان به گردش درمی‌آید. حتی این امکان برای سازمان گیرنده نامه فراهم می‌شود که رسید دریافت نامه را به سازمان فرستنده ارسال کند.
چه اطلاعاتی توسط ECE می‌تواند منتقل شود؟
- مشخصات فرد یا واحد سازمانی فرستنده نامه
- مشخصات واحد سازمانی گیرنده نامه
- مشخصات سایر افراد گیرنده نامه
- شماره دبیرخانه یا شماره نامه
- تاریخ و ساعت ارسال نامه
- موضوع نامه
- اطلاعات نامه‌های مرتبط شامل متن، تصاویر، پیوست، عطف و…
- اولویت‌بندی و طبقه‌بندی نوع نامه نظیر فوری، محرمانه، عادی و…
نقاط قوت پروتکل ECE
از جمله ویژگی‌های مثبت استفاده ازECE عبارتند از:
- امکان ارسال نامه‌های الکترونیکی بین دو سازمان مختلف
- مستقل بودن از فناوری مورد استفاده در سیستم‌های اتوماسیون اداری تولیدشده با هر ساختاری
- تسهیل مکاتبات و افزایش سرعت ارسال نامه و سایر اسناد به سازمان‌ها
- حذف پست کردن نامه‌ها به صورت فیزیکی
- حذف مسائلی از قبیل مفقودشدن نامه، تاخیر در تحویل نامه و…
- تسریع و تسهیل ارسال نامه‌ها و اسناد
- افزایش سرعت کار و بهره‌وری سازمان‌ها
- کاهش مصرف کاغذ و کاهش هزینه‌ها
- جلوگیری از قطع درختان و حفظ محیط زیست
محدودیت‌های پروتکلECE
همانطور که قبل‌تر اشاره کردیم دو سازمان برای مکاتبات و ارسال نامه به پروتکلECE نیاز دارند. این راهکار در عین اینکه بسیار راهگشا و ساده است، نواقصی هم دارد. امکان پیگیری‌های بعدی و ارجاعاتی که روی مکاتبات و اقدامات بعدی روی نامه باید انجام شود، برای سازمان فرستنده نامه قابل پیگیری نیست. از آنجاییکه پشتیبانی پروتکل ECE برای سیستم اتوماسیون اداری بسیار ضروری است، در هنگام خرید نرم‌افزار اتوماسیون اداری حتماً به این موضوع توجه کنید.
تفاوت PTP و پروتکل ECE
PTP یک تابع است، دو سازمانی که از یک نرم‌افزار اتوماسیون استفاده می‌کنند از آن برای ارسال نامه بین سازمانی با یکدیگر استفاده می‌کنند. PTP با پروتکلECE متفاوت است. ابزار PTP برای برقراری مکاتبات و ارسال الکترونیکی نامه‌ها بین سازمانی استفاده می‌شود که از یک برند تولیدکننده نرم‌افزار استفاده می‌کنند. درحالی که پروتکلECE امکانی خاص برای ارسال نامه بین دو سازمانی است که از دو نرم‌افزار متفاوت اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند.
بهترین گزینه برای هلدینگ‌ها: راهکار ERP
استفاده از PTP برای سازمان‌های هلدینگ که به یک برند سیستم اتوماسیون اداری مجهز هستند می‌تواند موثر باشد. ولی در این روش هم مانند ECE پرونده نامه پس از ارسال به سازمان دیگر قابل ردیابی و پیگیری نیست.
بهترین راهکار برای چند سازمانی‌ها یا هلدینگ‌ها استفاده از راهکار ERP است. در این رویکرد در اتوماسیون اداری هم شرکت مادر و هم شرکت‌های زیرمجموعه تعریف می‌شوند. به این ترتیب هر شرکتی ساختار سازمانی مستقل خود را دارد، اما در عین حال توسط سازمان مادر مدیریت می‌شود. هم شرکت مادر و هم شرکت‌های تابعه از یک اتوماسیون اداری واحد که روی یک یا چند سرور متمرکز برای کل گروه هلدینگ نصب می‌شود، استفاده می‌کنند. با استفاده از راهکار یکپارچه ERP شما می‌توانید گردش نامه‌ها و ارجاعات نامه را تا رسیدن به نتیجه در یک مجموعه از زیرسیستم‌های یکپارچه ردیابی کنید.
راهکار ERP امنیت مکاتبات و سرعت زیرمجموعه‌های سازمان را افزایش می‌دهد. این راهکار یکپارچه باعث اجرایی‌شدن قوانین کسب‌وکار مربوط به گردش مکاتبات آن تجارت در کل مجموعه هلدینگ می‌شود. مدیریت سطح دسترسی‌ها، استفاده از قالب‌های متنوع، پیگیری ارجاعات و… از مزایای دیگر اتوماسیون اداری سیستم یکپارچه ERP است.
کلام آخر
پروتکل ECE یا تبادل ارتباطات الکترونیکی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با دیگر سازمان‌ها بر روی هر پلتفرم نرم‌افزار اتوماسیون اداری ارتباط برقرار کنند.
به یاد داشته باشید که سرنوشت سازمان‌ها مجزا و مستقل از هم نیست، در عصر حاضر همه سازمان‌ها بخشی جدایی‌ناپذیر از دهکده جهانی هستند. کسب‌وکارها هماهنگ با هم از طریق ارتباطات بر بستر اینترنت فعالیت می‌کنند و برای موفقیت به یکدیگر نیاز دارند.
پیروز و سربلند باشید.
