نرم افزارهای سیستم سازی
مقدمه
برای کسب‌وکارهایی که در فکر توسعه و سازماندهی فرآیندها و سازوکارهای خود هستند، سیستم‌سازی یک ضرورت است. نرم افزارهای سیستم سازی کسب‌وکار ابزارهایی هستند که در تدوین و پیاده‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار و استانداردسازی آن نقش کلیدی دارند. این سیستم‌های نرم‌افزاری وابستگی تجارت شما را به اشخاص کم کرده، خطاهای انسانی را کاهش داده و بهره‌وری سازمان را افزایش می‌دهد.
در این مقاله قصد داریم به معرفی کاربردی‌ترین و مهمترین نرم‌افزارهای سازمانی که نقش برجسته‌ای در سیستم‌سازی و استانداردسازی فرآیندهای سازمان دارند بپردازیم. لطفاٌ تا پایان با ما بمانید.
سیستم‌سازی کسب‌وکار و مزایای آن
سیستم‌سازی به کلام ساده یعنی تعریف دقیق همه‌ی فعالیت‌ها و فرآیندهای کسب‌وکار و پیاده‌سازی آن. از نتایج سیستم‌سازی فرآیندها مشخص‌شدن رویه‌ها حتی در جزئی‌ترین امور و استانداردسازی گردش کار به منظور افزایش کارایی و کاهش وابستگی به افراد است.
برای سیستم‌سازی کسب‌وکار ابزارهای وجود دارد که نرم‌افزارهای سازمانی و ERP از جمله آنهاست. تقریباً تمام نرم‌افزارهای سازمانی یکپارچه به فرآیندها نظم می‌دهند و به خودکارسازی و استانداردسازی گردش کاری سازمان کمک قابل توجهی می‌کنند. سیستم‌سازی نظارت و دخالت مدیران در جزئی‌ترین امور را به حداقل رسانده و درحد دریافت گزارشات و تصمیم‌گیری‌ها تقلیل می‌دهد.
استفاده از نرم‌افزارها باعث کاهش اشتباه و خطای انسانی و افزایش نظم در فعالیت‌ها و فرآیندهای سازمان می‌شود. نرم‌افزارهای سازمانی علاوه براینکه یک ضرورت برای سازمان‌ها در دنیای مدرن امروزی است، محیط کاری را روان و آسان می‌سازد.
از نتایج مهم سیستم‌سازی این است که پرسنل به‌صورت سلیقه‌ای با فرآیندها برخورد نکرده و همه از دستورالعمل واحدی برای انجام فعالیت موردنظر پیروی می‌کنند. مدیران و پرسنل به این ترتیب برای وظایف خود دستورات و استانداردهای مشخصی دارند که خروجی قابل پیش‌بینی می‌دهد.
با نرم افزارهای سیستم سازی کارها با سرعت بیشتر، تلاش کمتر و باکیفیت مشخصی به نتیجه می‌رسند. سیستم سازی موجب توسعه و افزایش سود و بهره‌وری بیشتر با صرف زمان و هزینه کمتر برای سازمان‌ها می‌شود. پتانسیل سیستم‌سازی و استانداردسازی فرآیندها در کسب‌وکارها می‌تواند با هم متفاوت باشد. با کاربردی شدن ابزارهای یادگیری و هوش مصنوعی در سازمان‌ها نیاز به دخالت انسانی کاهش و قابلیت خودکارسازی فرآیندهای سازمانی قوت گرفته است. در برخی از کسب‌وکارها خودکارسازی تا آنجا می‌تواند پیش رود که فرآیندها کاملاً بدون دخالت انسان انجام شود.
معرفی نرم افزارهای سیستم سازی کسب‌وکار
سیستم‌سازی در هر بخش از سازمان قابل پیاده‌سازی و اجرا است، با توجه به نوع کسب‌وکار نرم‌افزارهای موردنیاز کسب‌وکارها می‌تواند متفاوت باشد. از کلیدی‌ترین نرم‌افزارهایی که برای سیستم‌سازی فعالیت‌های سازمانی استفاده می‌شود می‌توان به نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند و اتوماسیون اداری اشاره کرد. در مجموع پرکاربردترین نرم‌افزارهای سیستم‌سازی در اکثر کسب‌وکارها عبارتند از:
- نرم‌افزارهای مدیریت فرآیندها
- نرم افزار اتوماسیون اداری
- نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM
- نرم افزارهای مالی
- نرم‌افزار مدیریت پروژه
- نرم‌افزار هوش تجاری
نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند
همانطور که پیشتر مطرح کردیم سیستم‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار و استانداردکردن و نظم بخشیدن به فعالیت‌ها موجب عدم دخالت سلایق شخصی در فرآیندها می‌شود. با سیستم‌سازی کارهای تکراری و مشکلات احتمالی از قبل قابل پیش‌بینی بوده و برای آنها دستورالعمل و گردش کاری استاندارد تعریف می‌شود. برای استانداردسازی فرآیندهای سازمانی و خودکارسازی گردش کاری نرم‌افزارهای متنوع و مختلفی وجود دارد.
ProcessMaker | نرم افزارهای سیستم سازی
این نرم‌افزار در زمینه سیستم‌سازی از معروف‌ترین ابزارهای مدیریت فرآیند است. انعطاف‌پذیری این نرم‌افزار موجب موفقیت و استفاده گسترده آن در کسب‌وکارهای متنوع و در صنایع گوناگون شده است.
یک ابزار مدیریتی پرکاربرد که این امکان را می‌دهد که گردش کاری سازمان را طراحی و اتوماسیون کنید. برای کسب‌وکارهای کوچک بسیار مناسب است. از امکانات مهم این نرم‌افزار قابلیت یکپارچگی آن با سایر نرم‌افزارها و فرم‌سازی است.
BPMS
این نرم‌افزار یک ابزار جامع برای خودکارسازی و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکارها به‌شمار می‌رود. ابزاری که به شما این امکان را می‌دهد تمام فرآیندها و رویه‌های جاری سازمان حتی ریزترین فعالیت‌های خود را استاندارد و خودکارسازی کنید. نسخه بومی‌شدهProcessMaker است و از زبان BPMN2 استفاده می‌کند. امکان مدل‌سازی و خودکارسازی فرآیندهای متنوع و به‌صورت استاندارد از امکانات مهم نرم افزارهای سیستم سازی است.
Robotic Process Automation یا RPA
در دنیای اتوماسیون فرآیندها ربات‌های نرم‌افزاری مانند چت‌بات‌ها هستند که برای انجام وظایف تکراری و کوچک طراحی شده‌اند. فناوری که وظایف جزئی و تکراری را که بخش کوچکی از یک فرآیند جامع سازمانی است را به راحتی خودکار کند.
درحال حاضر در بسیاری از خطوط تولید سازمان‌ها ربات‌هایی وجود دارند که کارها را با سرعت و دقت بیشتری در مقایسه با انسان انجام می‌دهند. این امکان برای خیلی از کسب‌وکارها قابل پیاده‌سازی است تا بسیاری از وظایف تکراری و خسته‌کننده و وابسته به انسان را به ربات‌ها سپرد.
نرم افزار اتوماسیون اداری
نرم‌افزار اتوماسیون گردش مکاتبات یکی از بهترین نرم‌افزارها در راستای مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار به شمار می‌آید. ابزاری بسیار پرکاربرد که به سیستمی و منظم‌کردن فرآیندهای اداری و گردش مکاتبات و نحوه پیگیری وظایف می‌پردازد. فرآیند ارسال نامه‌ها و پیگیری وظایف در این نرم‌افزار استانداردسازی می‌شود. از مهمترین کارکردهای اتوماسیون اداری این است که همه کاربران از یک رویه مشخص و ازپیش تعریف شده‌ای برای ارسال مکاتبات و پیگیری تبعیت می‌کنند.
در ورژن‌های قبلی نرم‌افزار اتوماسیون اداری برای نیازهای مختلف کسب‌وکارها قابلیت شخصی‌سازی چرخه مکاتبات ممکن نبود. ولی نسل جدید این نرم‌افزار با رویکرد BPMN و داشبورد مدیریت تولید شد که امکان تعریف فرآیندهای مختلف متناسب هر کسب‌وکاری را فراهم کرد.
امکان شخصی‌سازی فرآیندها در نرم‌افزار اتوماسیون اداری با زیرساخت BPMN قابلیت مهمی را به کسب‌وکارها می‌دهد. به این معنی که تمام مدل‌های کسب‌وکار این امکان را دارند که فرآیندهای سازمانی و اداری را بنابر نیازهای سازمان خود تعریف و پیاده‌سازی کنند.
نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری CRM
برقراری و حفظ ارتباط مناسب و افزایش رضایت مشتریان مقدمه ایجاد وفاداری در مشتری و از ضروریات موفقیت در هر کسب‌وکاری است. این نرم افزار امکان تعریف فرآیندهای فروش و بازاریابی و خدمات پس‌ازفروش را دارد. علاوه بر اینها با تشکیل بانک اطلاعاتی یکپارچه از مشتریان بالقوه و بالفعل سهم مهمی در راستای سیستمی‌کردن سازمان دارد.
نرم‌افزار CRM با سیستماتیک‌کردن فرآیندهای فروش و منظم کردن ارتباطات با مشتریان از مهمترین نرم افزارهای سیستم سازی در جهت سودآوری سازمان به شمار می‌آید. این سیستم با تهیه بستری برای حفظ اطلاعات مشتریان در پایگاه داده متمرکز، زمینه مناسبی برای بازاریابی و ارتباط هرچه بهتر با مشتری ایجاد می‌کند.
از جمله مهمترین مزایای این سیستم می‌توان به این نکته اشاره کرد که نقشه راه ارتباط با مشتریان مشخص و تبیین می‌شود. همچنین CRM پتانسیل لازم را برای تبدیل مخاطبان به مشتری و مشتریان وفادار را فراهم می‌سازد. با کمک نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری به وضوح مشخص می‌شود که مخاطبان شما در کدام مرحله از چرخه فروش قرار دارند. سپس می‌توانید با این اطلاعات بازاریابی تک‌به‌تک فراگیر و فروش سفارشی ترتیب دهید.
یکپارچگی این نرم‌افزار با نرم‌افزارهای حسابداری، فروش و پس‌ازفروش به عنوان بخشی از ERP از دیگر امکانات و مزایای این سیستم است. نرم‌افزار CRM ماژول‌های مختلفی دارد که با بهره‌گیری از این امکانات در بازار رقابت امروزی به یک مزیت رقابتی عالی دست می‌یابید.
نرم‌افزارهای مالی
این روزها کمتر می‌توان شرکت یا کسب‌وکاری پیدا کرد که سیستم‌های نرم‌افزاری مالی برای مدیریت حساب‌ها و انجام محاسبات مالی نداشته باشند. نرم‌افزار حسابداری ابزار بسیار پرکاربردی است که برای استانداردکردن و سیستم‌سازی فرآیندهای مالی به سازمان‌ها کمک شایانی می‌کند.
از مهمترین وظایف نرم‌افزار حسابداری ساماندهی و یکپارچه‌کردن داده‌ها و بدست آوردن شاخص عددی از عملکردهای سازمان است. یکی از ویژگی‌های سیستم حسابداری جمع‌آوری و طبقه‌بندی اطلاعات مالی تمام بخش‌های سازمان است.
سیستم‌هایی که با حسابداری در ارتباط هستند شامل نرم‌افزار انبار، خزانه‌داری، دارایی‌ثابت، بودجه، بهای‌تمام‌شده، فروش، حقوق‌ودستمزد، خدمات پس‌ازفروش و… است. خروجی مالی این نرم‌افزارهای یکپارچه دراختیار نرم‌افزار حسابداری قرار می‌گیرد. سپس نرم‌افزار حسابداری با ساماندهی اطلاعات مالی و ارائه گزارشات متنوع قادر است اطلاعات جامع اقتصادی را به‌صورت آنی دراختیار صاحبان کسب‌وکار قرار دهد.
مدیریت پروژه یکی دیگر از نرم افزارهای سیستم سازی
نرم‌افزار مدیریت پروژه با ماژول‌ها و سازوکارهای استاندارد خود ضامن موفقیت سازمان‌های پروژه‌محور است. مدیریت و کنترل مرحله‌به‌مرحله پروژه‌ها و بودجه‌بندی هر فاز از طرح‌ها در تمامی پروژه‌ها تنها بر بستر فناوری نرم‌افزاری میسر خواهد بود.
این نرم‌افزار یکی دیگر از ابزارهای سیستم‌سازی کسب‌وکارها به منظور منظم و ساختارمندکردن پروژه‌ها و تیم‌های کاری است. بهبود عملکرد تیمی، افزایش هماهنگی در فعالیت‌ها و تحویل به‌موقع با بودجه مورد انتظار از دستاوردهای استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه به‌حساب می‌آید.
نرم‌افزار هوش تجاری
این نرم‌افزار فناوری نوین و هوشمندی برای کسب‌وکارهایی است که می‌خواهند در بازار پررقابت امروزی پیشتاز و پرچم‌دار بازار باشند. این سیستم با کمک دیتای سازمان و استفاده از هوش‌مصنوعی و یادگیری‌ماشینی می‌تواند ریسک‌های حوزه کسب‌وکارتان را پیش‌بینی کرده و راهکارهای مناسب ارائه دهد.
همچنین سیستم برای صاحبان کسب‌وکارها سنجش دقیق از وضعیت کلی سازمان در حوزه‌های مختلف را مورد سنجش و ارزیابی قرار می‌دهد. این نرم‌افزار فرصت‌ها را قبل از رقبا شناسایی و دراختیار سازمان قرار می‌دهد. این ابزار علمی با استفاده از داده‌ها و اطلاعات حقیقی و نه براساس فرضیه و حدس می‌تواند در تصمیم‌گیری استراتژیک مانند دستیار مدیران عمل کند.
با وجود نرم‌افزارهای هوش‌تجاری به‌سادگی و بدون وابستگی به نیروی متخصص می‌توانیم اطلاعات را پردازش و گزارشات ارزشمند تجاری را در داشبورد مدیران ملاحظه کنیم.
در نرم‌افزارهای هوش تجاری روند گردآوری داده‌ها منظم و به بهترین شکل ممکن در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد. این نرم‌افزار نیاز سازمان شما به تحلیل داده‌ها را رفع و در کسری از ثانیه به گزارشات استراتژیک و حیاتی برای سازمان خود دست می‌یابید.
با وجود نرم‌افزار هوش تجاری بهره‌وری و اثربخشی فرآیندهای سازمانی به‌راحتی قابل پایش و اندازه‌گیری خواهند شد. هوش‌تجاری گردش اطلاعات و تجزیه‌وتحلیل داده‌ها در سازمان را تسریع، فرصت‌های سودآور در سازمان را تقویت و فرآیندهای اضافی را شناسایی می‌کند. با این فناوری هوشمند توان رقابتی سازمان و قدرت پیش‌بینی در مقایسه با رقبا افزایش یافته و نقاط ضعف و قوت سازمان کشف می‌شود.
جمع‌بندی
در این مقاله به پرکاربردترین نرم افزارهای سیستم سازی برای اکثر کسب‌وکارها اشاره کردیم. بدیهی است با توجه به نوع فعالیت و مقیاس هر کسب‌وکاری، تعداد و انواع زیرساخت‌های نرم‌افزاری سیستم‌سازی می‌تواند اساساً متفاوت باشد.
هر کسب‌وکاری با سیستم‌سازی می‌تواند با تلاش و نظارت کمتر به دستاوردها و سود بیشتری دست یابد. کاهش خطاهای انسانی و افزایش روحیه تیمی و همکاری در کارکنان از دیگر امتیازات سیستم‌سازی کسب‌وکارها قلمداد می‌شود. درعین اینکه سیستم‌سازی به تفکر سیستمی، کارشناسان و یادگیری سازمانی نیاز دارد، بی‌شک به نرم‌افزارهای سازمانی برای دیجیتالی‌کردن فرآیندها نیز نیاز دارد.
فراموش نکنید که سازوکارهای ایجادشده برای استانداردسازی رویه‌های‌کاری در دپارتمان‌ها نیاز به بررسی دوره‌ای و بهینه‌سازی فرآیندها به‌منظور برطرف‌کردن ایرادات و اصلاح فرآیندها دارد. پیروز باشید.
