نرم افزار اتوماسیون اداری در مجموعه نرم افزارهای ERP ایرانی «پگاه سیستم» مهم‌ترین نقش در حذف کاغذ از سازمان‌ها را دارد.
سازمان‌ها به منظور حذف کاغذ از مکاتبات اداری خود و روان‌سازی گردش فرآیند از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده می‌نمایند. نرم افزار اتوماسیون اداری سابقه طولانی مدتی دارند و چند نسل از آن‌ها تاکنون تولید و به بازار عرض شده است.
نسل‌های قبل نرم افزار اتوماسیون اداری دارای چرخه‌های از پیش تعریف شده و غیرقابل تغییری برای ایجاد و دریافت نامه هستند که شخصی‌سازی آن‌ها را برای نیازهای سازمان‌های مختلف غیر قابل امکان می‌نمود.
در نسل جدید نرم افزار اتوماسیون اداری این نرم افزار بر مبنای نرم افزار BPMS و نرم افزار داشبورد مدیریت طراحی شده است تا علاوه بر نامه‌های عادی، فرآیندهای مختلف سازمانی را متناسب با هر سازمان پوشش داده و در نهایت گزارش متنوع داشبورد در اختیار مدیران و راهبران نرم افزار اتوماسیون اداری قرار دهد.
«پگاه سیستم» همگام با شرکت‌های برتر اقدام به تولید و ارائه نرم افزار اتوماسیون اداری با رویکرد BPMS نموده است.
نسل جدید نرم افزار اتوماسیون اداری «پگاه سیستم» با به‌کارگیری جدیدترین روش‌های تولید نرم افزار و به صورت web based و با زیرساخت BPMN تولید شده و به‌همین علت امکان هرگونه شخصی‌سازی را برای سازمان‌ها فراهم می‌آورد.
زیرساخت فرآیند محور نرم افزار اتوماسیون اداری «پگاه سیستم» به سازمان‌ها امکان می‌دهد بنا به نیازهای خود و با تمام جزئیات فرآیندهای سازمانی و اداری خود را تعریف نموده و اجرا نمایند.
امکانات
خلاصه‌ای از امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری «پگاه سیستم» به شرح ذیل است:
- ساختار چند شرکتی: سامانه از پایه دارای ساختار چند شرکتی است. با این قابلیت منحصر به‌فرد برای مجموعه‌های متشکل از چندین شرکت تحت یک مالکیت نیاز به تهیه چند نسخه نرم افزار اتوماسیون اداری مجزا وجود نخواهد داشت. کلیه نامه‌ها و ارجاعات با قوانین چند شرکتی مدیریت شده و روابط بین شرکت‌ها تنظیم می‌گردد و افرادی که در بیش از یک شرکت مجموعه فعالیت دارند به‌راحتی و در یک نرم افزار به تمام فعالیت‌ها و نامه‌های خود دسترسی دارند.
- کارتابل‌های پویا که توسط کاربر قابل تعریف است. تمامی جوانب نامه‌های ارسالی یا دریافتی در این بخش توسط کاربر تعریف شده و مطابق قواعد تعریف شده کارتابل ایجاد می‌شود.
- ایجاد نامه در محیط ویرایش‌گر آفیس تحت وب(پشتیبانی کامل از آفیس آنلاین). این امکان نیاز به وجود نرم افزار آفیس روی دستگاه کاربر را حذف می‌کند و کاربر از محیط وب قادر به استفاده از برنامه Word خواهد بود.
- زیرساخت جستجو در نامه ها مبتنی بر جدیدترین متدهای جستجو. با این ابزار امکان جستجو در کلیه محتوا و اطلاعات نامه فراهم شده بدون اینکه در کارآیی سیستم تاثیر منفی ایجاد گردد. جستجو بصورت هوشمند و همه جانبه انجام می‌گردد.
- تبدیل تصاویر به متن. متون اسکن شده نامه‌های فارسی با استفاده از ابزارهای پیشرفته OCR تبدیل به متن قابل جستجو و حتی ویرایش می‌شود.
- اسکن نامه بصورت مستقیم از صفحه وب. سامانه نیاز به نرم افزارهای سنگین مستقل دبیرخانه را برای نصب روی سیستم متصل به اسکنر حذف نموده و عملیات اسکن روی هر سیستم متصل به اسکنر بصورت مستقیم از طریق وب قابل اجرا است.
- فرمساز بدون پیچیدگی‌های سیتسم‌های مشابه. ساخت فرم با تعریف فیلدها و همچنین تعریف مراحل بصورتی بسیار ساده و کاربر پسند انجام می شود. نیاز به داشتن دانشی درباره طراحی فرآیند در این بخش نیست.
- مدیریت پروژه و فعالیت‌های مرتبط بصورت یکپارچه. امکان تعریف فعالیت بصورت مستقل یا مرتبط با نامه های دریافتی وجود داشته و قابل تخصیص به افراد شرکت است. پس از تخصیص در پنل فعالیت‌ها امکان مشاهده وضعیت انجام یا همچنین بروزرسانی وضعیت فعالیت‌های منتسب به خود شخص وجود دارد.
- مدیریت مستندات و فایل‌ها بصورت یکپارچه. فایل‌ها و مستندات سازمانی و همچنین شخصی بصورت یکپارچه در نرم افزار اتوماسیون اداری «پگاه سیستم» قابل تعریف و مدیریت است.
- ورودی‌های متعدد برای ایجاد نامه. اگرچه ورود نامه از طریق تایپ متن یا اسکن رایج‌ترین شیوه ایجاد نامه است، ورودی‌های متنوع دیگری نیز برای ایجاد نامه وجود دارد:
- ورود نامه از طریق ایمیل دریافتی. به این شیوه می‌توان یک ایمیل سازمانی را به‌عنوان ورودی برای ایجاد نامه تعریف نمود. به کمک این امکان با دریافت ایمیل در آدرس مربوطه یک نامه اداری با محتویات آن ایجاد می‌شود در نرم افزاراتوماسیون اداری «پگاه سیستم» ایجاد می‌شود.
- ورود نامه از طریق فکس.
- ورود نامه از طریق پیامک
- محیط چت و گفتگوی درون سازمانی برای انجام گفتگوهای داخلی و در نتیجه حذف نیاز به نصب نرم افزارهای پیام رسان دیگر.
- امکان ورود به سیستم با احراز هویت دوعاملی.
- امکان تعریف قالب‌های متنوع برای چاپ اطلاعات یک فرم.
- پشتیبانی از پروتکل ECE.
- پشتیبانی از ایمیل‌ها مانند جی‌میل یا ایمیل‌های سازمانی با پروتکل pop3.