ERP مدیریت منابع سازمان

مقدمه

نرم افزار ERP از کجا شروع شد؟ سازمان‌ها در گذشته برای تک‌تک فرآیندها، نرم افزارهای جداگانه‌ای در محدوده آن فرآیند تهیه می‌کردند که به نرم افزارهای جزیره‌ای معروف بودند، اما پس از مدتي با گذشت زمان و با شروع فرايندهایی که با هدف مدیریت بهتر منابع و سودآوری تعریف می‌شد(هم‌چون بهینه‌سازی تولید، مهندسي مجدد، داده کاوی برای رسیدن به‌هدف مطلوب، بازاریابی و .. ) توليد سيستم‌های اطلاعاتی يكپارچه كه بتواند نرم افزارهای حوزه های مختلف ازجمله برنامه ریزی، تولید، حسابداری، فروش، بازاریابی، پخش، مدیریت منابع انسانی، مدیریت پروژه، مدیریت نگه‌داری و تعمیرات، مدیریت حمل و نقل، انبار و … را به‌صورت منسجم و همراه باهم به‌كار گيرد ضروری شد این سیستم‌ها راهکار جامع (Total Solutions) نامیده می‌شود.

ERP چیست؟

ERP از سه حرف ابتدایی كلمات Enterprise به معني سازمان، Resource به معني منبع و Planning به معني برنامه ريزي تشكيل شده است.

نرم افزار ERP یا نرم افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) یک راهکار نرم افزاری متشکل از چندین نرم افزار کاربردی است که به صورت یکپارچه همه فعالیت‌های داخلی یک سازمان را در گستره واحدهای عملیاتی سازمان و در راستای رسیدن به اهداف آن سازمان و ایجاد ارزش افزوده مدیریت می‌کند. این فعالیت‌ها می‌تواند همه بخش‌های سازمان و نرم افزارهای آن اعم از نرم افزار حسابداری، نرم افزار برنامه ریزی تولید، نرم افزار اتوماسیون اداری، نرم افزار CRM، نرم افزار بهای تمام شده، نرم افزار داشبورد مدیریت و … را شامل شود.

از آنجایی‌که نرم افزار ERP از طریق یك پايگاه داده اجرا شده و به دنبال آن واحدهای مختلف می‌توانند اطلاعات را ساده‌ترو صورت یکپارچه به اشتراك بگذارند، به کمک آن سازمان ها و شرکت ها می توانند كليه منابع خود اعم از پول، كالا، نيروي انساني، ماشين آلات، فضا و هر گونه منبع ديگر را بصورت يكپارچه مديريت نموده و امكانات لازم جهت برنامه ريزي استفاده بهينه تر از اين منابع را فراهم نمایند.

یک نرم افزار ERP برای كليه سازمانهاي با ابعاد متوسط و بزرگ قابل اجرا است و کلیه حوزه های صنعتي، خدماتي ، بازرگاني ، پروژه ای و موارد مشابه را در بر گرفته و برای هر شرکت / سازمان دارای قابلیت سفارشی سازی است.

مزایای نرم افزار ERP

• مزایای کوتاه مدت و پس از پیاده سازی نرم افزار ERP
• کاهش هزینه‌های کنترل موجودی انبار
• کاهش هزینه تولید
• کاهش هزینه عملیات حسابداری و ثبت وقایع مالی
• کاهش هزینه‌های حمل موجودی
• کاهش هزینه‌های سفارش
• کاهش هزینه‌های نگهداری سوابق
• کاهش هزینه‌های حمل و نقل
• کاهش سرمایه گذاری در تجهیزات
• کاهش هزینه‌های بازاریابی و پشتیبانی
• و کاهش هزاران هزینه عملیاتی دیگر

مزایای بلند مدت پس از استقرار دائمی نرم افزار ERP

• ایجاد یکپارچگی سازمانی از منظر اطلاعاتی و افزایش سازگاری در اطلاعات موجود در سازمان
• پیاده‌سازی برنامه‌ریزی منابع سازمان با ایجاد پایه‌ای قوی از انباره داده‌ها.
• اخذ تصمیمات بهتر تیم مدیریت و برنامه ریزی سازمان در راستای اهداف به دلیل دسترسی بهتر و سریع‌تر به داده‌ها
• بهبود هماهنگی میان واحدهای سازمان، کاهش وقفه‌های کاری و افزایش کارایی فرآیندها
• بهبود تدریجی فرآیندهای سازمانی بر اساس بهترین تجربیاتی که شرکت‌های عرضه‌کننده نرم افزار از سازمان‌های مختلف به دست آورده‌اند.
• فرایندهای تولید انعطاف پذیرتر
• بهبود کارآیی فرآیندها در جهت سوددهی بیشتر
• افزایش سهم بازار
• افزایش شفافیت فرایند برای مشتری
• افزایش رضایت مشتری

معایب ERP

حجم زیاد کار طراحی و پیاده‌سازی سیستم‌ها
برای به اشتراک گذاشتن برخی از اطلاعات حساس که برای یک فرایند ضروری است، با مقاومت افراد مواجه می‌شوید.
عدم پیاده‌سازی فرآیندهای خاص برای سازمان‌ها در صورت عدم توانایی شرکت تولید کننده ERP و یا استفاده از نمونه های خارجی

سوالات متداول در زمینه نرم افزار ERP «پگاه سیستم»

۱- مدت زمان انجام یک پروژه ERP چه قدر است ؟
زمان پیاده سازی نرم افزار ERP بسته به موارد مختلفی چون سیستم‌های مورد نیاز، بزرگی و نوع شرکت یا سازمان و تعداد کاربران سیستم و تعداد کارمندان تیم پیاده سازی که سازمان در اختیار شرکت فروشنده ERP قرار می دهد متفاوت است. در شرکت «پگاه سیستم» این زمان از حداقل سه ماه شروع می‌شود.

۲ –  هزینه / قیمت نرم افزار ERP چقدر است؟
هزینه / قیمت پیاده سازی نرم افزار ERP بسته به موارد مختلفی چون سیستم‌های مورد نیاز، بزرگی و نوع شرکت یا سازمان و تعداد کاربران سیستم و تعداد کارمندان تیم پیاده سازی که سازمان در اختیار شرکت فروشنده ERP قرار می دهد متفاوت است.

در شرکت«پگاه سیستم»فرآیند قیمت گذاری به این شیوه است که پس از مهندسی فروش(برگزاری جلسات تحلیل و بررسی نرم افزارهای فعلی، فرآیندهای تعریف شده و اهداف و نیازهای سازمان شما و با در نظر گرفتن موارد مورد نیاز پیاده سازی و استقرار موفق یک نرم افزار ERP از جمله : آموزش، آزمایش و يكپارچه سازی ، سفارشی سازی، تبدیل داده‌ها، تجزیه و تحلیل داده‌ها و مشاوره برای انتخاب بهترین فرایند متناسب با سازمان یا شرکت شما) قیمت به همراه زمان‌بندی و موارد دیگر در پیشنهادیه به شما اعلام می‌شود.

۳- ERP داخلی بهتر است یا خارجی ؟
این شائبه که همه محصولات تولیدی خارجی از مشابه ایرانی خود با کیفیت تر هستند ایجاد شده است در حالیکه این گفته لااقل برای محصولات نرم افزاری نمی تواند چندان درست باشد چرا که کیفیت تولیدشان کمتر به ابزارآلات و تجهیزات الکترونیکی جدید وابسته بوده و بیشتر به تجزیه و تحلیل و بررسی نیازها و مهارت برنامه نویسی ارتباط دارد که به همین سبب در صورت شناخت خوب نیاز مشتری و تولید با کیفیت با توجه به بومی بودن و تطبیق با قوانین و فرهنگ سازمانی ایرانی کارایی بسیار بیشتری نسبت به نمونه خارجی خود دارد.

از طرفی بومی بودن این دسته از محصولات حیاتی بنا به دلایلی همچون قوانین متفاوت هر کشور از جمله قوانين مالياتي متفاوت ، قوانين و آيين‌نامه‌های حقوق و دستمزد متفاوت و فرايندهاي مالی و اداری متفاوت كه تحت نظر سازمان‌های نظارتی متفاوت است ضروری است و در محصولات ERP خارجي قابل پياده‌سازی نیست، یا با زمان و هزینه بسیار سنگین‌تر امکان عملیاتی شدن دارد.

دیگر برتری های نرم افزار ERP ایرانی «پگاه سیستم» نسبت به نمونه خارجی :

• قیمت بسیار کمتر از مشابه خارجی
• زبان فارسی محصول و مستنداتش
• در دسترسی بودن تیم تولید
• سرعت عمل در سفارشی سازی‌های احتمالی
• سرعت بیشتر و کیفیت بهتر دریافت خدمات پشتیبانی
• عدم نگرانی از Backdoor (در ساختارهای برنامه نویسی Backdoor یا درب پشتی به درگاهی اطلاق می‌شود که معمولا توسط برنامه نویس اصلی سیستم برای انجام و اعمال تغییرات بعدی در سیستم ایجاد شده است و صرفا خود برنامه نویس از آن‌ها خبر دارد و ریسک آسیب پذیری نرم افزار های خارجی و یا آن دسته از نرم افزارهای ایرانی را که از نسخه خارجی به غلط ترجمه و استخراج شده اند را بالا می برد.)
• عدم نگرانی از تحریم و ….