روابط‌عمومی چیست؟
روابط‌عمومی(Public Relation) یا به اختصار PR یک ابزار توانمند ارتباطات بازاریابی است که با روش‌های هوشمندانه سعی دارد تصویر ذهنی مثبت بلندمدتی برای سازمان خلق کند.
انجمن روابط‌عمومی آمریکا (PRSA) اینگونه تعریف کرده است: روابط‌عمومی یک فرآیند ارتباطی اسـتراتژیک است که روابط برد-برد را بین برند سازمان و مردم ایجاد می‌کند.
در کتاب چگونه روابط‌عمومی کنیم؟ PR این‌طور تعریف شده: روابط‌عمومی آینه یک موسسه است، هر چه شفاف‌تر بهتر.
وظایف روابط‌عمومی برقراری ارتباط اصولی، منطقی و اطلاع‌رسانی شفاف و روشن با مخاطبان و دریافت انتظارات و خواسته‌های آنان می‌باشد.
واحد روابط‌عمومی یک کسب‌وکار، سعی می‌کند به کمک ابزارهای دیجیتال مارکتینگ مثل دنیای وب، شبکههای اجتماعی و یا نشست‌های خبری، ارتباط تلفنی و… یک تصویر خوب از سازمان بسازد. درباره برند سازمان با مردم تعامل برقرار کند، نظرات منفی را دریافت و پاسخ‌گوی آن‌ها باشد و در نهایت کاربر را قانع کند که با یک برند معتبر مواجه هستند.
به طور خلاصه خلق و حفظ تصویر ذهنی، از وظایف مهم روابط‌عمومی است. از روابط‌عمومی برای مراقبت از برند، افزایش اعتبار سازمان و متقاعدسازی مخاطبان یا تبلیغات غیرمستقیم با کمک شبکههای مجازی و رسانه‌ها استفاده می‌شود.
کاربردهای روابط‌عمومی
یکی از کارکردهای روابط‌عمومی، متقاعدکردن مخاطبان نسبت به خرید محصولاتی است که از طریق سایر ابزارها مانند تبلیغات، به راحتی نمی‌توان آن‌ها را به فروش رساند. می‌توان از شیوه‌هایی چون نوشتن مقالات علمی و دعوت از افراد صاحب‌نظر برای سخنرانی در مورد این قبیل محصولات استفاده کرد. مثل محصولات ضد ریزش مو یا قرص‌های لاغری.
کاربرد دیگر روابط‌عمومی، ترمیم تصویر ذهنی مخدوش شده شرکت است. می‌توان به کمک روش‌های متنوع روابط‌عمومی و با استفاده از سخن‌پراکنی، اقدام به اصلاح تصویر ذهنی تخریب شده شرکت کرد.
وظایف واحد روابط‌عمومی
وظایف اصلی این واحد عبارتند از:
ارتباط با خبرگزاری‌ها و هماهنگی برای برگزاری نشست‌ها و کنفرانس‌های خبری، انتشار اخبار دستاوردهای نوین شرکت، محصولات جدید و برند شرکت.
پوشش خبری فعالیت‌های سازمان مثل برگزاری سمینار، اطلاع‌رسانی درباره دستاوردهای شرکت ، نمایشگاه‌ها و اطلاع‌رسانی در مورد محصولات، بدون اینکه تبلیغ خاصی صورت گیرد، توسط این واحد انجام می‌گیرد.
سخن‌پراکنی در مورد برند کمک می‌کند صحبت‌های خوبی در بازار پخش شود. این شیوه بسیار می‌تواند اثربخش واقع شود، زیرا تبلیغات دهان به دهان بر مشتریان بسیار تأثیرگذار است.
امور عمومی به معنای ایجاد ارتباطات با عموم و جامعه است. ارتباط با سازمان محیط زیست، ارتباط با انجمن حمایت از کودکان سرطانی و ارتباط با انواع سازمان‌های غیرانتفاعی و… به مرور زمان باعث ایجاد شهرت و تصویر ذهنی مثبت نزد عموم می‌شود.
رایزنی یا Lobbing یکی دیگر از وظایف واحد روابط‌عمومی می‌باشد. در تمام دنیا، در برخی مواقع شرکت‌های بزرگ مجبور به رایزنی با قانون‌گذاران و نمایندگان مجلس هستند.
هنگامی که شرکت، برای توسعه خود و تولید محصول و فعالیتی جدید نیازمند سرمایه‌گذار باشد، واحد روابط‌عمومی اقدام به برقراری ارتباط با سرمایه‌گذاران می‌کند و نظر آن‌ها را برای سرمایه‌گذاری جلب می‌نماید.
از دیگر وظایف واحد روابط‌عمومی می توان به موارد زیر اشاره کرد:
پاسخگویی به سوالات مخاطبان در سایت ، شبکههای اجتماعی، سوالات خبرنگاران و…
رصدکردن اعتبار برند در دنیای رسانه و دنیای مجازی
هماهنگی برای حضور در مراسم‌ها و مصاحبه‌ها
تهیه محتوای متنی و ویدیویی از فعالیت‌های سازمان
نوشتن و انتشار بیانه‌ها و اخبار سازمان
مدیریت بحران ازجمله جوسازی، اخبار و دروغ‌پردازی
ارائه گزارش از نظرات و انتقادات مردم به مدیران سازمان
ابزارهای اصلی روابط‌عمومی
انتشار اخبار، گزارش وقایع، گزارش‌های صوتی و تصویری، ایجاد هویت منسجم سازمانی، سخنرانی مدیران سازمان، فعالیت‌های عام المنفعه، وب سایت و… از ابزارهای مهم روابط‌عمومی می‌باشند.
نرم افزار CRM ابزاری کارآمد برای به ثمر رسیدن این تلاش‌ها و دریافت و مدیریت بازخوردهای مشتریان از عملکردهای سازمان می‌باشد.
مدیریت بحران: وظیفه مهم روابط‌عمومی
مهم‌ترین وظیفه کارشناس روابط‌عمومی مراقبت از تصویر و اعتبار برند سازمان است. یکی از کارها بررسی فضای مجازی و تحلیل برند سازمان و برند رقبا و بحث‌هایی است که پیرامون آن‌ها شکل می‌گیرد.
امروز اغلب بحران‌های پیرامون برندها، در شبکههای اجتماعی و فضای مجازی شکل می‌گیرد. یک توییت 140 کاراکتری یا یک پست اینستاگرام کافی است تا اعتبار کل یک برند را زیر سوال ببرد.
حضور یک کارشناس روابط‌عمومی مجرب و پاسخگویی صحیح به نارضایتی‌ها، می‌تواند در همان اوایل بحران را حتی به نفع اعتبار سازمان تغییر دهد. زمانی که روابط‌عمومی بتواند نام برند و محصولاتش را در شبکههای اجتماعی به خوبی بررسی کند، قطعا تمام پیام‌های منفی و مثبت مخاطبان را دریافت کرده و از بروز بحران پیشگیری می‌کند.