مقدمه| مدیریت منابع سازمانی
تغییرات اساسی که در سال‌های اخیر در فضای رقابتی کسب‌وکارها اتفاق افتاد، سازمان‌ها و شرکت‌های خصوصی را ناگزیر به استفاده از یکی از مهم‌ترین ابزارهای اطلاعاتی و ارتباطی تحت عنوان سیستم ERP کرده است. سیستم مدیریت منابع سازمانی ERP یک نظام منسجم اطلاعاتی، مدیریتی و یکی از موثرترین و مدرن‌ترین ابزارهای برنامه‌ریزی منابع سازمان با رویکرد فرآیندمحور است.
سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی یک سیستم یکپارچه و متمرکز اطلاعاتی برای کسب‌وکار شما ایجاد و تحقق اهداف سازمان را در عصر رقابت جهانی تسریع و تسهیل می‌سازد. به محض اینکه تصمیم می‌گیرید پروژه ERP را برای سازمانتان پیاده‌سازی کنید، یک انقلاب در کسب‌وکار شما اتفاق خواهد افتاد. در کنار همه ارزش‌های مثبت درازمدتی که این سیستم برایتان به ارمغان می‌آورد با مشکلات و موانعی هم مواجه خواهید شد.
بسیاری از سازمان‌های بزرگ کشور خودمان، پروژه مدیریت منابع سازمانی ERP پیاده‌سازی کرده و بسیاری از این پروژه‌ها با مشکلاتی مواجه شده و گاهاً شکست خوردند. در مقالات گذشته پایگاه دانش شرکت «پگاه‌سیستم» بیشتر درباره مزایا و ویژگی‌های ممتاز این سیستم صحبت کردیم، در این مقاله قصد داریم به عمده چالش‌ها و مسائل و مشکلات اجرایی در پروسه پیاده‌سازی سیستم بپردازیم. لطفا تا پایان مقاله در کنار ما بمانید تا راه‌حل شرکت‌های حرفه‌ای تولیدکننده نرم‌افزار برای گذر از این چالش را خدمتتان مطرح کنیم.
سازمان‌ها به این دلایل به ERP نیاز دارند:
ناکارآمدی سیستم‌های قدیمی در پشتیبانی از نیازهای جدید سازمان‌ها
ذخیره‌سازی داده‌های مشابه و تکراری در نرم‌افزارهای جزیره‌ای و در پایگاه داده جداگانه
تمایل سازمان‌ها برای مهندسی مجدد و اصلاح عملکردها و فرآیندهای کسب‌وکار
الزامات قانونی برای حفظ و نگهداری و پشتیبانی از داده‌ها
ناهماهنگی سیستم‌های اطلاعاتی جزیره‌ای در نتیجه رشد و توسعه سازمان
ناکارآمدی کارکنان در ارائه خدمات و پاسخگویی فوری به نیازهای مشتریان و تعامل با تامین‌کنندگان
مقاله مرتبط:
چالش‌ها و مشکلات پیش روی پیاده‌سازی سیستم ERP
تغییر نرم‌افزار سازمانی به دلیل تاثیرگذاری پارامترهای مختلف می‌تواند یک پروژه سنگین و پرچالش برای سازمان‌ها باشد. عواملی مانند تعریف مجدد فرآیندها، تغییر در کارکرد پرسنل، اصلاح فرهنگ سازمان، نوع رهبری و… هر یک به‌تنهایی تنش‌زا هستند. ضمن اینکه شکست پروژه ERP می‌تواند تاثیرات منفی در کسب‌وکار و رقابت‌پذیری و ماندگاری سازمان داشته باشد.
عمده چالش‌های پیاده‌سازی سیستم عبارتند از:
- هزینه بالای پیاده‌سازی مدیریت منابع سازمانی ERP
- وقت‌گیر بودن و نیاز به صبر و شکیبایی جهت
پیاده‌سازی سیستم‌ها - انتقال داده‌ها و اطلاعات از سیستم‌های قدیمی به جدید
- مشکلات آموزش مجدد به پرسنل
- همکاری ضعیف واحد پشتیبانی بعضی از تولیدکنندگان نرم‌افزار
- دشواری مسائل فنی و بسیار تخصصی پیاده‌سازی سیستم
- مقاومت و مخالفت سازمانی در برابر تغییر در فرآیندها و
تمایل به حفظ رویه‌های قدیمی - بومی‌سازی و پوشش استانداردها در فرآیندهای سازمان
- هماهنگ و یکپارچه‌سازی سایر سیستم‌های اطلاعاتی با ERP
- اختلاف و سوءتفاهمات بین کارفرمایان و فروشنده سیستم
مهم‌ترین موانع یا چالش‌ها در سازمان‌های ایرانی
- نبود بینش و درک صحیح و واقع‌بینانه از ERP در مدیران سازمان
- کم بودن بودجه شرکت‌ها برای پیاده‌سازی
- نداشتن چشم‌انداز و استراتژی روشن سازمان‌ها
- ضعیف بودن سطح دانش مدیران و کارکنان سازمان
- عدم همکاری مدیران رده بالا و میانی و مقاومت در برابر تغییر
- مخالفت و مقاومت بی مورد سازمانی در برابر تغییر روش‌ها و رویه‌ها
- مشکلات زیرساخت اینترنت و شبکه در ایران
- فرهنگ سنتی و وظیفه محور برخی از سازمان‌های ایرانی
مراحل پروژه پیاده سازی ERP
- طراحی مجدد فرآیندهای درون سازمانی
- سفارشی‌سازی و یکپارچه‌سازی
- امنیت
- پیکربندی نرم‌افزار
- انتقال داده‌ها و تبدیل داده‌ها
- آموزش کاربران
- استقرار نهایی سیستم
مقاله مرتبط:
راهکار شرکت‌های نرم‌افزاری برای پیاده‌سازی سیستم ERP
شرکت‌های نرم‌افزاری تولیدکننده ERP برای هر یک از این مسائل با توجه به دانش و تجربه متخصصان، راه‌حل‌های خاص و منحصربه‌فرد خودشان را دارند. راهکار ERP یک راه‌حل یکپارچه است که برای پیاده‌سازی آن با توجه به نوع و مدل کسب‌وکارها و هماهنگی با مدیریت ارشد شرکت کارفرما، تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی و اجرا می‌شود.
با حمایت رهبر و مدیران سازمان با داشتن صبر و احتیاط لازم در حین پیاده‌سازی و ارائه آموزش و پشتیبانی قوی به پرسنل می‌توان بر این مشکلات و موانع استقرار فائق آمد. به راحتی می‌توان با برنامه‌ریزی دقیق و منسجم و با کنترل و نظارت و گرفتن تصمیمات به موقع از موانع و چالش‌ها عبور کرد.
توصیه می‌شود تولیدکننده‌های نرم‌افزار سعی کنند تا سازمان‌ها و شرکت‌ها را با چشم‌انداز و مزایای سیستم‌های یکپارچه و فرآیند محور آشنا کنند. اجرای سیستم‌های نرم‌افزاری به صورت جداگانه و جزیره‌ای می‌تواند باعث از دست رفتن اطلاعات و دوباره‌کاری شود.
بررسی بسیاری از سیستم‌های ERP در سازمان‌ها نشان می‌دهد که اغلب این پروژه‌ها به زمان بیشتر از آنچه در پروژه پیش‌بینی شده است، نیاز دارند. برای حل این مشکل می‌توان پیاده‌سازی را به چندین فاز تقسیم و به صورت مرحله به مرحله جلو رفت و در هر فاز نتایج حاصل از پیاده‌سازی را در اختیار مدیران سازمان قرار داد.
پیاده‌سازی سیستم تغییرات بنیادینی در کسب‌وکار ایجاد کرده که نیاز به همگرایی اهداف و استراتژی سازمان با سیستم جدید، مهندسی مجدد فرآیندها و تغییر در عملکرد و نقش‌ها و مسئولیت‌ها دارد.
تغییر در فرایندها باعث ایجاد تنش‌هایی در سازمان می‌شود، آموزش به پرسنل می‌تواند موثر واقع شود. چنانچه این تغییرات با مقاومت کاربران و تیم‌های کاری مواجه شد، می‌توان با حمایت رهبری سازمان و مدیران سطوح بالا و استراتژی مدیریت تغییر در کنار جلب مشارکت و همکاری پرسنل و آموزش، بر این موانع غلبه کرد.
جهت رفع دغدغه مدیران بابت هزینه‌های سنگین ناشی از خرید و پیاده‌سازی سعی می‌شود ضمن انجام اقدامات فنی برای کاهش بهای تمام شده سیستم، بعد از اتمام هر فاز و به صورت مرحله‌ای تسویه حساب صورت گیرد. ضمن اینکه رویکردهای مبتنی بر فناوری نرم‌افزاری مثل سیستم ERP در میان‌مدت و درازمدت سبب تقویت کانال‌های فروش و درآمدزایی شرکت خواهد شد.
در پروژه‌های که با رویکرد ERP پیاده‌سازی می‌گردند توجه به تفاوت در شرایط کسب‌وکارها و ویژگی‌های بومی شرکت‌های ایرانی و قوانین و استانداردها، جزءلاینفک پروژه، از طراحی تا پیاده سازی سیستم بوده و متناسب با این شرایط محیطی طرح و پروپوزال ارائه می‌شود.
برای جلوگیری از مشکلات، داشتن رویکرد مدیریت تغییر در صورتیکه کارکنان سازمان و گروه‌های عملکردی را در مراحل مختلف استقرار درگیر کند، ضروری است. همچنین مزایا و ارزش‌های سیستم جدید را به طور مشخص و مکرر در اختیار کاربران نهایی قرار دهید و آموزش و پشتیبانی کافی برای پرسنل به منظور یادگیری و استفاده مؤثر از سیستم جدید درنظر بگیرید.
کلام آخر
بودجه کم سازمان‌ها و زمان‌بر بودن استقرار از مهم‌ترین چالش‌های پیاده‌سازی مدیریت منابع سازمانی ERP در ایران است. در پیاده‌سازی سیستم ضمن ارزیابی دقیق فضای کسب‌وکارها و تقویت بسترهای فنی و عملیاتی، سعی خواهد شد طرح‌ها به گونه‌ای پیاده‌سازی شوند تا چالش‌ها و مشکلات احتمالی به حداقل ممکن برسد. شرکت‌های معتبر تولیدکننده نرم‌افزار با کمک نفرات فنی متخصص و با توجه به تجربه‌های متعددی که در پیاده‌سازی سیستم در سازمان‌های متفاوت بدست آورده‌اند، مطمئناً بهترین راهکار را در اختیارتان قرار می‌دهند.
در صورتیکه قصد خرید هر نرم‌افزاری را دارید حتما قبل از هر اقدام با تحقیق و مطالعه مزایا و مشکلات احتمالی آن را بررسی کنید. شرکت تولیدکننده نرم‌افزار را پس از بررسی سابقه، عملکرد، نحوه پشتیبانی، امنیت اطلاعات ارزیابی و انتخاب کنید.
شرکت «پگاه‌سیستم» با نزدیک به دو دهه تجربه تحلیل، طراحی، توسعه و پیاده‌سازی سیستم‌های اطلاعاتی و مدیریتی در بسیاری از شرکت‌های بزرگ و کوچک، مفتخر است ضمن ارائه طرح پیشنهادی برای پیاده‌سازی سیستم‌های یکپارچه و به‌طور خاص سیستم ERP و ارائه راهکارهای عملی برای عبور از چالش‌های مطرح شده در خدمت سازمان‌های کشور باشد.