اين نوشتار پنج گام براي پروژه هاي يکپارچه سازي و مجازي سازي فناوري اطلاعات را طرح مي کند. حين پياده سازي زيرساخت هاي جديد فناوري اطلاعات، شما با پيروي از اين گام ها مي توانيد مطمئن شويد که همه مسائل را در نظر گرفته ايد و برنامه ريزي شما همه مزاياي يکپارچه سازي فناوري اطلاعات را تجربه خواهد کرد. در ادامه با شركت پگاه سيستم همراه باشيد.
امروزه نيروهاي کاري در اکثر سازمان ها از نظر جغرافيايي پراکنده هستند و دفاتر، پايگاه داده ها، شعبه هاي اداري و کارکنان آنها به صورت گسترده اي پراکنده شده اند.
همه نياز دارند که به ايميل و فايل هاي به اشتراک گذاشته شده دسترسي داشته باشند و درخواست هاي حياتي سازمان را به انجام برسانند. کارآيي کارکنان در اين شرايط مستقيما وابسته به سرعت دسترسي است. بنابراين منابع اطلاعاتي به صورت گسترده اي در موقعيت هاي مختلف جايگزين شده اند تا به کارکنان محلي بهترين خدمات را ارائه دهند. البته، اين روش هم اکنون پرهزينه و گرانقيمت انگاشته مي شود؛ زيرا نرم افزار و سخت افزارهاي بسياري بايد براي موقعيت هاي مختلف خريداري شود و اغلب تعداد کارکنان محلي فناوري اطلاعات براي پشتيباني از اين سيستم ها کم است.
در حالي که بودجه ها روز به روز کمتر مي شود، سازمان ها به دنبال راه هايي براي تحمل اين بار هستند. يکپارچه سازي فناوري اطلاعات روش شماره يک امروز است، زيرا زيرساخت ها را از سازمان ها خارج کرده و به عنوان راهي براي کاهش مخارج، کارآيي کارکنان فناوري اطلاعات را بالامي برد. اين روش با يک بار وارد کردن داده ها به مرکز داده اصلي در پي يکپارچه سازي بدون آسيب رساني به کار کاربران نهايي است.
تدوين يک استراتژي موفق براي مجازي سازي و يکپارچه سازي فناوري اطلاعات مثل اکثر پروژه ها، موفقيت در يکپارچه سازي فناوري اطلاعات نياز به زمان، برنامه ريزي، خريد و اجراي روشمند دارد.
اما دسته اي از چالش ها به اين حقيقت مربوط مي شوند که شما با يکپارچه سازي پايگاه داده ها جايگاه معماري فناوري اطلاعات خود را به صورت بنيادين تغيير مي دهيد. اين امر پيامدهاي گسترده اي دارد که همه چيز، از بودجه ها و مخارج سرمايه تا بررسي هاي دقيق سياسي روي موقعيت زيرساخت ها و تاثيرات درک شده روي واحدهاي تجاري را شامل مي شود:
گام 1: يک استراتژي مديريت تغيير و ريسک طراحي کنيد
مديريت ريسک بخشي از مديريت پروژه است، اما برخي ملاحظات خاص در مورد يکپارچه سازي فناوري اطلاعات وجود دارند. اين مزايا بيشتر براي موجوديت شرکتي سازمان نمايان هستند (صرفه جويي مستقيم در هزينه ها، فشار کمتر روي IT) و براي واحدهاي تجاري يا دفاتر دوردست کمتر نمايان مي شوند.
برخي گروه ها ممکن است احساس کنند که با يکپارچه سازي و متمرکز شدن پايگاه داده ها، سرورها و ابزارهاي «خودشان» را از دست مي دهند و در نتيجه عملکردشان افت مي كند و بي دليل مجازات خواهند شد. به همين صورت، تيم هاي فناوري اطلاعات در دفاتر دوردست ممکن است در مورد توانايي خود در ارائه خدمات مطلوب واحدهاي تجاري در محيط جديد نگران باشند؛ محيطي که در آن کنترل کمتري نسبت به زيرساخت فيزيکي فناوري اطلاعات خواهد داشت.
يک استراتژي تغيير خوب، هميشه با ارتباط شروع مي شود. ارتباط با واحدهاي کسب وکار، مزايايي که از يکپارچه سازي و مجازي سازي نصيبشان مي شود و همچنين فهم مزاياي کار، زمان و تلاش خواهد برد. مي توان کاربران دفاتر دوردست را با بيان مزاياي زير به حمايت از يکپارچه سازي داده ها تشويق کرد:
- سيستم ها به هم متصل شده، به روزرساني مي شوند و نگهداري آنها آسان تر و کارآتر مي شود؛ زيرا از آنجاکه سيستم ها در جايي مستقر مي شوند که اکثر کارکنان فناوري اطلاعات حضور دارند، انعطاف پذيري بيشتري در ارائه خدمات وجود دارد و برنامه ريزي براي نگهداري مداوم سيستم ها خيلي آسان تر است.
- همکاري با سازمان هاي ديگر آسان خواهد شد: از آنجا که با يکپارچه سازي پايگاه داده ها همه داده هاي مهم در يک مکان مستقر مي شود، کاربران مجبور نخواهند بود که اطلاعات درست را در ميان تعداد زيادي سرور جست وجو کنند.
- مشکلات کنترل و بررسي مجدد کاهش خواهد يافت: زماني که چندين کاربر و چندين موقعيت به طور همزمان روي يک پروژه کار مي کنند، اغلب اوقات رديابي فايل نهايي پروژه دشوار است. زماني که داده ها در يک جا باشند، اين مشکلات از بين خواهند رفت.
- يکپارچه سازي خطر آسيب ديدن اطلاعات از طريق سرقت يا پردازش هاي نامناسب را کاهش مي دهد.
گام 2: برنامه اي براي پوشش قطع شدگي ها طرح کنيد
يکي از زيان هاي يکپارچه سازي فناوري اطلاعات آن است که کاربران شما براي داده ها و نرم افزارها بيشتر به شبکه گسترده محلي (WAN) و پايگاه داده مرکزي متکي هستند. پس از اين تغيير زيرساختي، مديران فناوري اطلاعات نياز دارند که با دقت قابليت ارتجاع اين ساختار را پايش کنند.
سيستم هاي غيرمتمرکز سنتي سطحي از اين قابليت را فراهم مي کردند؛ همه کاربران يک سازمان در اثر قطع شدن يک سيستم بلافاصله تحت تاثير قرار نمي گرفتند. اما با يک سيستم مرکزي، خاموشي بلافاصله روي کل سازمان تاثير مي گذارد. برنامه ريزي براي حل اين مشکل نيز به خاطر دسترسي به تمامي داده ها از جانب مهندسان و مديران فناوري اطلاعات و امکان انجام پشتيباني يک باره و کم هزينه چندان دشوار نيست و هزينه هاي آن موجه بودن يکپارچه سازي را دچار خدشه نمي کند.
گام 3: عملکرد دفاتر پراکنده را آزمايش کنيد (و بهبود دهيد)
يکي از پرهياهوترين بخش ها در اين پروژه کاربران نهايي در دفاتر دوردست خواهند بود. آنها اگر نتوانند داده ها و نرم افزارهاي مورد نياز خود را از پايگاه داده مرکزي به درستي و با سرعت کافي دريافت کنند مسائل جدي خواهند داشت. افزودن پهناي باند اغلب مشکل را حل نخواهد کرد (و در بسياري موارد لزومي ندارد). بسياري از سازمان ها براي جلوگيري از اين مشکل به بهينه سازي شبکه گسترده محلي (WAN) رو آورده اند. اغلب اوقات، سازمان ها فقط سعي مي کنند که زيرساخت ها را يکپارچه کنند و برنامه ريزي مي کنند که بعدا به مشکلات اجرايي بپردازند، به اين اميد که اجرا به اندازه کافي براي کاربران پراکنده، خوب خواهد بود. اين مسيري است که در بهترين حالت به نارضايتي و در بدترين حالت به شورش کارکنان منجر مي شود.
بايد اين مشکل بالقوه را بلافاصله روي ميز بگذاريم و با همکاري کاربران نهايي سيستم را از اين نظر آزمايش کنيم. براي انجام اين کار اغلب آزمايش ساده اي همچون استفاده از يک زمان سنج براي سنجش زمان صرف شده براي موارد زير کافي خواهد بود:
- دسترسي به فايل هاي به اشتراک گذاشته شده
- جست وجو در پرونده هاي دفاتر دوردست
- باز کردن فايل هاي درون نرم افزار هاي اداري
- دسترسي به پايگاه داده ها
- تعامل با نرم افزار هاي وب
اين آزمايشات را ابتدا بدون يک وسيله بهينه سازي شبکه گسترده محلي (WAN) سپس با آن، انجام دهيد. با اين که افزودن يک وسيله اضافي به نظر با کل مفهوم يکپارچه سازي مغاير مي آيد، اما از آنجا که اين وسايل معمولا به راحتي مديريت مي شوند و مي توانند به ميزان زيادي برداشتن سرورهاي فايل، نرم افزار ها و نوارهاي پشتيبان از دفاتر دوردست را راحت کنند، استفاده از آنها توجيه پذير و تسهيل کننده است. از اين نظر، وسايل بهينه سازي شبکه گسترده محلي (WAN) عموما در فقط چند ماه با کاهش هزينه ها، هزينه هاي صرف شده را تامين مي کنند.
منبع: دنياي اقتصاد