چرا اتوماسیون اداری در شرکتها رایج شده است؟

اتوماسیون اداری به معنای یکپارچه‌سازی عملیات و امور اداری است.

درعصر اقتصاد توام با فناوری اطلاعات، کسب و کارهای کوچک نباید از از موج پیش رو غافل بمانند. و هرچه استفاده از این نرم افزارها را به عقب بیندازند، پر کردن شکاف و خلأ شکل‌گرفته برای آنها دشوارتر خواهد شد.

سیستم اتوماسیون اداری پگاه سیستم بر پایه فرآیند، وظیفه ارسال و جمع آوری پیام‌های الکترونیک به منظور انتقال اطلاعات، آمارها، نامه‌ها و مکاتبات ، ذخیره مستندات، وطراحی و پیاده سازی فرم‌های ارتباط اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها به صورت کاملا یکپارچه و آسان را برعهده دارد.

از وظایف کلی یک اتوماسیون اداری می توان به ذخیره اطلاعات، تبادل داده‌ها و مدیریت داده‌ها اشاره نمود.

1. ذخیره اطلاعات
ذخیره اطلاعات یا بایگانی الکترونیک اولین بخش کاری سیستم اتوماسیون اداری است و مربوط به مواردی چون ثبت فرمها و مستندات اداری، دریافت و ویرایش فایل‌ها، ویرایش و پردازش داده های متنی است.
2. تبادل داده‌ها
تبادل داده یا انتقال الکترونیکی، تبادل اطلاعات میان کاربران مختلف را به صورت انفرادی یا گروه های کاری را امکان پذیرمی‌کند.
3. مدیریت داده‌ها
سیستم اتوماسیون اداری، با قابلیت طراحی فرآیندهای درون سازمانی برای پیگیری های بلند مدت و کوتاه مدت داده ها از طریق زمان، منابع مورد نظر و فعالیت های مختلف سازمان و … استفاده می شود.

اتوماسیون اداری شامل چه امکاناتی است؟
اتوماسیون اداری بر مبنای نیاز هر سازمان دارای امکانات متعددی است که بر اساس فرآیندها یا فعالیت‌های داخلی هر سازمان متفاوت است. در این بخش به معرفی و بررسی این موارد می پردازیم.
دبیرخانه
دبیرخانه، از امکانات مرکزی سیستم اتوماسیون اداری است. این بخش شامل فرآیندهای ثبت و ارجاع نامه، اسکن و ورود اطلاعات نامه‌های دریافتی، اندیکاتور، کارتابل پرسنل، پیگیری و ردیابی نامه ها، بایگانی و … است.
فرم ساز
فرم ساز، طراحی انواع فرم ها بر مبنای فرآیندها و گردشهای کاری درون سازمانی از پیش تعیین شده در این بخش از اتوماسیون قابل تعریف، اصلاح، کنترل و مدیریت است.
مدیریت جلسات
سیستم اتوماسیون اداری، دربخش مدیریت جلسات به تنظیم، ثبت، برگزاری و پیگیری جلسات می‌پردازد. تقویم کاری، مدیریت پروژه و…از دیگر بخش های مدیریت جلسات است.
پورتال مکاتبات برون سازمانی
بخش مکابتات برون سازمانی با شکل گیری بسترهای ارتباطی جدید برای کاهش هزینه‌ها، تسریع در ارائه خدمات و… برای سازمان هایی که پیگیری امور  خارج از سازمان از الزامات مهم آنهاست در این سیستم فراهم است.
آرشیو الکترونیک
بایگانی مستندات و مدارک بصورت فیزیکی از معضلات سازمان ها بوده و هست، سیستم های اتوماسیون اداری با آرشیو الکترونیکی مستندات علاوه بر دسته بندی و نگهداری، امکان جستجو و دسترسی سریع به اسناد را فراهم می کند.
کارتابل آفلاین
در این بخش از اتوماسیون اداری امکان فعالیت آفلاین در صورت عدم دسترسی به اینترنت در نظر گرفته شده است که پس از برقراری ارتباط با سیستم اطلاعات درج شده را به روز نمایید.
سایر بخش های اتوماسیون اداری جهت تسهیل و تسریع در ارایه خدمات شامل موارد زیر است.
صندوق پیام‌ها
ارسال پیام کوتاه
ارسال و دریافت پست الکترونیک
ارسال و دریافت فکس
گزارش ساز و…

مزایای اتوماسیون اداری چیست؟

• استفاده بهینه از زمان  با خودکار سازی فرایندهای اداری فراهم است.
• با کاهش حجم قابل توجهی از مکاتبات کاغذی در راستای حفظ محیط زیست درسازمان روبرو خواهیم بود.
• بایگانی و آرشیو اسناد و سوابق در حجم کم‌تر و امنیت بیشتر انجام می‌شود، و امکان دسترسی سریع و ساده به آن‌ها وجود دارد.
• با طراحی فرآیندهای از پیش تعیین شده در عملیات ثبت اسناد و مدارک، امکان اشتباه، تکرارهای بیهوده، توقف کار، وابستگی به اشخاص و … به حداقل می‌رسد.
• مدیریت، نظارت دقیق و ارایه گزارشات مدیریتی برای بررسی  عملکرد کارکنان و  اثر بخشی فعالیت‌ها، در راستای بهینه سازی سازمان فراهم است.
•  امکان تعامل الکترونیکی با سایر سازمان‌ها را فراهم می سازد.