مقدمه
نرم‌افزارهای سازمانی از جمله نرمافزار مدیریت منابع سازمانی در طی سالیان متمادی اجرا در شرکت‌های مشتری و با انباشت تجربه در کسب‌وکارهای متنوع توسعه می‌یابند. امروزه نیاز به تهیه نرم‌افزارهای سازمانی خصوصاً ERP در همه حوزه‌ها اعم از تولیدی، مالی و صنعتی و… اجتناب‌ناپذیر شده است. تکنولوژی تولید نرمافزار ERP بسیار متغیر و هزینه‌های تولید بسیار بالاست. یکی از مسائل مهم پیش‌روی برخی از شرکت‌های بزرگ ایرانی این است که ERP خارجی بخرند یا خیر؟!!!
شناخت سیستم خاص و موردنیاز یک شرکت برای تامین اهداف تجاری و عملیاتی سازمان شرط اصلی انتخاب ERP است. ازآنجایی‌که مهد تکنولوژی خصوصاً نرم‌افزارهای سازمانی کشورهایی نظیر آمریکا و آلمان است، این سیستم‌ها از لحاظ فنی و کیفی قوی و باکیفیت هستند. نرم‌افزارهای ERP معتبر بین‌المللی به لحاظ کیفیت برای کسب‌وکار در مقایسه با نرم‌افزارهای مشابه ایرانی در سطح بسیار بالاتری قرار دارند. درعین‌حال خرید و استقرار آنها در کشورمان با مشکلاتی همراه است.
قصد داریم در این مقاله به اختصار به بررسی این موضوع بپردازیم، لطفا با ما بمانید.
ضرورت پیاده‌سازی نرمافزار ERP
نرمافزار مدیریت منابع سازمانی یا ERP ارتباط بین واحدها و فرآیندها را مکانیزه و یکپارچه می‌کند. البته به این نکته توجه کنید که ERP چند گام از نرم‌افزارهای سازمانی یکپارچه جلوتر است. ERP از MIS فراتر است و با درنظر گرفتن شرایط سازمان و اولویت‌دادن به استانداردها و نیازها می‌تواند منعطف و منطبق با نوع کسب‌وکار شود. در این سیستم علاوه بر این که تمامی ماژول‌ها با هم هماهنگ و یکپارچه هستند، انعطاف‌پذیری لازم برای پوشش‌دهی تمامی نیازهای سازمان وجود دارد.
برای استقرار ERP باید شرایط سازمان و استانداردها و الزامات قانونی آن تجارت را به‌درستی شناخت. سیستم ERP علاوه بر دارا بودن نرم‌افزارهای اصلی سازمان نظیر حسابداری، تولید، اتوماسیون‌اداری، انبار، فروش و… امکان تغییر و توسعه در ماژول‌ها را نیز دارد. علاوه بر این‌ها چنانچه سازمان نیاز به یک نرمافزار خاص داشته باشد، می‌توان آن را با کل مجموعه یکپارچه ساخت. برای سازمان‌های بزرگ که نیازهای خاص‌تری دارند، بهترین راهکار تولید سفارشی نرمافزار است.
بهترین سیستم ERP آن است که در محیط‌های کسب‌وکار حقیقی و متعدد عملیاتی شده و با حجم دیتای بالا کار کرده و تست شده باشد. یک سیستم کارآمد و موفق ERP باید به ابزارهای فرآیندسازی BPMS مجهز باشد. با تکیه بر به‌روز بودن تکنولوژی روز دنیا به نسخه‌های متعدد تحت‌وب، ویندوز، سوشال مدیا و نسخه‌های موبایل مجهز باشد.
تحریم فروش نرمافزار ERP خارجی به ایران
توجه داشته باشید که هیچ‌یک از شرکت‌های معتبر بین‌المللی تولیدکننده نرم‌افزارهای ERP به واسطه تحریم‌ها امکان فروش این تکنولوژی به شرکت‌های ایرانی را ندارند. در صورت فروش نرمافزار، مثل شرکت SAP با جریمه‌های سنگین مالی مواجه خواهند شد.
خرید تنها به‌واسطه یک شرکت ثالث و استقرار و ذخیره‌سازی داده‌ها در خارج از کشور انجام می‌شود. یک سری الزامات ضروری شرکت مادر مانند اتصال به سایت فروشنده و کنترل اعتبار سریال محصول، امکان نصب و استفاده غیرمجاز را سلب می‌کند. همچنین شرکت اصلی درصورت شناسایی شرکت‌های ایرانی استفاده کننده از نرمافزار، می‌تواند کل سیستم و داده‌ها را مصادره کند.
نرم‌افزارهای خارجی در ایران نمایندگی ندارند!
درحال‌حاضر هیچ شرکت خارجی تولیدکننده ERP در ایران نمایندگی ندارند. تنها به واسطه شرکت‌های ثالث در کشورهایی نظیر ترکیه یا امارات می‌توانید نسخه بدون خدمات و پشتیبانی را تهیه کنید. با این وجود در صورت مطلع شدن شرکت مادر از استفاده نرمافزار در ایران، عطف به سیاست‌های بین‌المللی، امتیاز استفاده از آن لغو خواهد شد.
این احتمال وجود دارد که فروشنده ERP تنها بخش‌های محدود و رایگان نرمافزار را به شرکت‌های ایرانی ارائه دهد. فروشنده نرمافزار طبق قانون اجازه استفاده تجاری و نسخه کامل آن را ندارد. گاهی سازمان‌ها از نسخه‌های قفل شکسته نرمافزار استفاده می‌کنند، اگرچه دسترسی به این نرم‌افزارها آسان و ارزانتر است ولی تبعاتی نیز در پی دارد. این احتمال هست که در نسخه‌های قفل شکسته تحت‌وب و دسترسی با هر کلاینتی امکان استفاده غیرمجاز سیستم توسط شرکت اصلی مسدود باشد.
همچنین عموماً شرکت‌های بزرگ نرم‌افزاری دنیا نسخه‌های کوچک غیرتجاری با محدودیت کاربر و حجم عملیات و صرفاً به مقاصد آموزشی عرضه می‌کنند. به یاد داشته باشید که فروشندگان سودجو ممکن است این نسخه‌های محدود را به‌عنوان نسخه اصلی بفروشند.
هزینه بالای نرمافزار ERP خارجی
این حوزه از محصولات نرم‌افزاری علاوه بر تحریم خرید، هزینه‌های زیادی برای اجرا و بهره‌برداری به دنبال دارند. با درنظر گرفتن لایسنس‌ها قیمت نرمافزار در حد چند میلیون دلار است. قیمت نرم‌افزارهای Best Practice متناسب با صنعت و کسب‌وکارها از چند میلیون دلار شروع می‌شود و تا چند ده میلیون دلار هزینه در بردارد.
در کنار هزینه خرید و استقرار این تکنولوژی هزینه‌های چند ده هزار دلاری کارشناسان خارجی و هزینه‌های جانبی مربوط به تعداد کاربران سیستم را باید درنظر بگیرید. در کنار همه این مخارج هزینه‌های پشتیبانی و نگهداری سالانه را هم به آن اضافه کنید.
وابستگی کسب‌وکارها به ERP
حضور نرمافزار ERP باعث تغییر و بهبود رویه‌ها و فرآیندهای سازمانی می‌شود. کم شدن مستندات کاغذی سبب وابستگی بیشتر شرکت به داده‌های داخل دیتابیس می‌شود. به نحوی که جدا شدن شرکت از سیستم را در برخی موارد پیچیده و پر هزینه خواهد کرد.
نرمافزار از جمله دارایی‌های معنوی ارزشمند و مهمترین ابزار کار سازمان‌ها است. اعتبار نرم‌افزارها تنها به امکانات و افزایش سرعت انجام کارها خلاصه نمی‌شود، بلکه داده‌های ثبت شده در آنها اهمیت و ارزش بالایی دارند. از دست رفتن داده‌های داخل دیتابیس مترادف با از دست دادن تمام سابقه اطلاعاتی چند ساله کسب‌وکار است. با کمک نرم‌افزارها و داده‌ها می‌توان تحلیل‌های خوب و دقیقی برای کسب‌وکارها بدست آورد که در تصمیم‌سازی بسیار نقش برجسته‌ای دارند.
قانون کپی‌رایت و مشکلات قانونی نقض آن
با توجه به قانون کپی‌رایت شرکت‌ها تنها با درج عدم اجازه استفاده روی محصولات خود نیازی به قفل آنها ندارند. درصورت نقض آن عطف به این قانون معتبر بین‌المللی، شرکت مادر می‌تواند به‌سادگی در دادگاه‌های بین‌المللی اقامه دعوی کرده و حکم دریافت خسارت را بگیرند.
در محاکم بین‌المللی به راحتی می‌توان ادعای نقض کپی‌رایت را اثبات و اقامه دعوی کرد و خسارت‌های بسیار بالایی را دریافت کرد. در برخی از کشورها سورس نرمافزار و سابقه سایت در سرورهای نسخه‌های تحت‌وب به‌عنوان سند ملاک دعوی قرار می‌گیرد که امکان انکار آن وجود ندارد. متاسفانه در ایران مالکیت معنوی نرمافزار و قوانین کپی‌رایت جدی گرفته نمی‌شود و امکان اثبات نقض آن به‌راحتی میسر نیست.
نکات مهم جهت خرید نرمافزار ERP
در صورت انتخاب ERP خارجی از فروشنده در مورد ارائه لایسنس نرمافزار ERP مطمئن شوید. همچنین فروشنده نرم‌افزارهای خارجی باید خدماتی مانند تعمیر و نگهداری و پشتیبانی و به‌روزرسانی محصول را در اختیار شما قرار دهند.
پیشنهاد ما خرید سیستم ERP ایرانی باکیفیت است، نکاتی که در ذیل به آن می‌پردازیم می‌تواند به شما کمک کند تا خرید موفقی داشته باشید.
اول از همه هرچه سریعتر نرم‌افزاری که نمی‌تواند شما را در رسیدن به اهدافتان یاری رساند، کنار بگذارید. با دقت ویژگی‌های نرمافزار موردنیاز صنعت خودتان را ارزیابی و همه ابزارهای ضروری کسب‌وکارتان را در اختیار بگیرید. سیستم باید شرکت را در دستیابی به اهداف و استراتژی‌های بلندمدت سازمان پشتیبانی کند.
قبل از خرید هر نرم‌افزاری، حتما در مورد پیش‌نیازهای سخت‌افزاری و سازگاری با سیستم تحقیق کنید. برای شروع، بررسی کنید که چه نوع سیستم عاملی می‌تواند از آن پشتیبانی کند و وضعیت پردازنده کامپیوتر شما چگونه است. برای خرید یک تکنولوژی سخت‌افزاری جدید علاوه بر هزینه سنگین خرید، در مورد آموزش آن به پرسنل نیز باید برنامه‌ریزی کنید.
از قابلیت انعطاف‌پذیری و سفارشی‌سازی نرمافزار ERP منتخب مطمئن شوید. مهم است که شما نرم‌افزاری را انتخاب کنید که بتواند با سایر سیستم‌ها و نیازهای متغیر کسب‌وکار شما سازگار و یکپارچه شود.
محصولی را انتخاب کنید که بیشترین مطابقت با اهداف کسب‌وکار شما را داشته باشد. قیمت سیستم ERP را با دقت ارزیابی کنید. برای خرید نرمافزار ERP ایرانی، صرف داشتن قیمت پایین را ملاک خرید قرار ندهید.
سخن آخر
ارزشمندی یک نرمافزار به تجربه و سابقه پیاده‌سازی آن در کسب‌وکارهای مشابه است. قبل از تهیه نرم‌افزارهای خارجی به جنبه‌های مختلف آن توجه ویژه داشته باشید. سرویس‌دهی و پشتیبانی نرمافزار با توجه به حساسیت داده‌ها و اطلاعات سازمان‌ها بسیار مهم و حیاتی است. در این میان سوالی که باید از خود بپرسید این است که ERP خارجی تا چه حد برای یک شرکت ایرانی قابلیت بهره‌برداری دارد.
خرید نرمافزار خارجی با توجه به الزامات قوانین بین‌المللی تحریم‌ها و هزینه‌های بسیار بالا و عدم پشتیبانی شرکت مادر منطقی به نظر نمی‌رسد. هزینه‌های توسعه نرمافزار و نگهداری و پشتیبانی آن درحال‌حاضر به دلیل وضعیت دلار و دلایل اقتصادی برای کسب‌وکارهای ایرانی توجیه اقتصادی ندارند. اصولاً نرم‌افزارهای خارجی مناسب قواعد و قانون کشور ما نیستند و متناسب با فرهنگ و فضای کاری همان کشورها تولید می‌شوند. از نظر میهن‌پرستی هم خرید هر محصول خارجی به منزله عدم حمایت از تولیدکنندگان داخلی نرمافزار و خروج ارز از کشور است.
در پایان یادآور می‌شویم که عوامل زیادی در ساخت بهترین ورژن ERP برای سازمان‌ها نقش دارند. نوع صنعت، شرایط اقتصادی و فرهنگی، استانداردهای آن تجارت و زمینه‌های رقابتی، استراتژی‌ها و قوانین کشورها در شکل‌گیری نرمافزار تاثیرگذار هستند. دستگاه‌های خط تولید، شرایط کاری و فرهنگی و نیروی انسانی از کشوری به کشور دیگر متفاوت است و در تولید و توسعه نرمافزار دخیل هستند. به همه این دلایل در هنگام خرید نرمافزار به تجربه پیاده‌سازی سیستم در کسب‌وکارهای مشابه خودتان دقت کنید. رصد کنید که نرمافزار تا چه اندازه برای مدل‌های مشابه کسب‌وکار شما سازگار و موفق بوده است.
پیروز و سلامت باشید.