مفاهیم و روش‌های مدیریت پروژه در دنیای امروز

پروژه فعالیتی است موقت به منظور تولید محصول، خدمت یا نتیجه‌ای منحصربه‌فرد.
مدیریت پروژه پای ثبت انجام کار در صنایع مختلف است، که ریشه اصلی کار همگی مشابه است، اما آنچه که پروژه‌ها را باهم متمایز می‌کند؛ روش مدیریت پروژه است، روشی برای برنامه ‌ریزی، نظارت، کنترل، گزارش و به طور کلی، «مدیریت» یک پروژه که در اهداف و بودجه و زمان انجام هر پروژه متفاوت است.

ویژگی‌های اصلی در یک پروژه:
1. پروژه‌ها موقتی هستند دارای زمان شروع، مدت پروژه و پایان مشخص هستند .
2. هر پروژه به دنبال اهداف معینی هستند، که باید دارای کیفیت مناسب منطبق با برنامه تعیین شده باشند.
3. هر پروژه منحصر به فرد است که با مجموعه اقداماتی منحصر به فرد برای رسیدن به اهداف پروژه طراحی شده است.
4. هر پروژه دارای محدودیت‌هایی است. محدودیت زمان و بودجه، که کار باید به گونه‌ای انجام شود که با وجود محدودیت‌ها کیفیت حفظ شود.
5. یکی از چالش‌های پیش رو در مسیر انجام پروژه عدم قطعیت است. که یکی از تمایزات پروژه با عملیات تولید است که در آن فرآیندها مشخص و تکرار متناوب دارند، همین ویژگی عدم قطعیت در پروژه است که شاید بارها در یک پروژه شاهد تغییر مسیر یا تعریف مجدد فرآیندها باشیم.

پنج اصول مدیریت پروژه به روش خودمانی چیست ؟
1- موارد مهم و سوالات و نکات کلیدی پروژه را ابتدا مشخص نمایید.
2- مراحل و اهداف هر مرحله را ترسیم نمایید.
3- قوانین، انتظارات و اهداف پروژه را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید.
4- مراحل انجام پروژه را رصد نمایید و موانع را شناسایی کنید.
5- اطمینان حاصل کنید که خروجی پروژه در پایان زمان در نظر گرفته شده برای انجام پروزه ، همان خواهد بود که انتظار آن را داشتید.

موسسه (PMI) مدیریت پروژه را به‌ کارگیری دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها در قبال طیف وسیعی از فعالیت‌ها تعریف می‌کند به منظور تحقق الزامات پروژه است.
موسسه مدیریت پروژه (®PMI) فرآیند های مدیریت پروژه را در پنج گروه ذیل به تفکیک دسته بندی کرده است :
1. فرآیندهای آغازین
2. فرآیندهای طرح ریزی و برنامه ریزی
3. فرآیندهای اجرایی
4. فرآیندهای کنترلی (ارزیابی و پایش فعالیت ها و برنامه)
5. فرآیندهای خاتمه (جمع بندی و انجام فعالیت های اختتامی)
مدیریت پروژه از فرآیندهایی مانند فرآیندهای آغازین، برنامه‌ریزی، اجرایی، پایشی و اختتامی تشکیل شده است که برای دستیابی به اهداف خاص و برآورده کردن معیار های موفقیت مشخص تیم لازم هستند.
در راستای حفظ مسیر پروژه و در حین اجرای پروژه و رسیدن به تعادل بین سه عامل هزینه، زمان و کیفیت مدیریت پروژه پگاه سیستم با استفاده از اصول و قوانین مدیریت پروژه شما را در انجام این مهم یاری می نماید. به‌طوری‌که با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه پگاه سیستم بتوان با تشخیص علل و طرح اقتصادی‌ترین فعالیت‌ها، پروژه را به نزدیک ترین حالت ممکن در مسیر اولیه و اصلی خود بازگرداند.
سه عاملی که نرم افزار کنترل پروژه پگاه سیستم در این مسیر از آن بهره می گیرد شامل :
1. تعیین وضعیت پروژه به صورت واقعی
2. ارزشیابی وضعیت واقعی پروژه با برنامه های از پیش تعیین شده
3. نیاز سنجی برای اقدامات اصلاحی در راستای بهبود پروژه

روش های مدیریت پروژه در دو دسته کلی طبقه بندی می گردند.
1. پیش نگرانه (Predective) : ویژگی اصلی این دسته ثبات و مشخص بودن است. و در پروژه‌های بزرگ راه و ساختمان، نفت و گاز کاربرد دارد.
2. چابک ( Agile ) : ویژگی اصلی این دسته همانطور که از نامش پیداست چابک بودن است. و در پروژه های کوچک، متغیر و پروژه‌های نرم افزاری کاربرد دارد.
انواع مدیریت پروژه کدام اند؟
کار اصلی مدیریت پروژه به ثمر رساندن کار است، همه انواع مدیریت پروژه در نهایت همین کار را انجام می دهند اما با روشهای متفاوت، که در زیر به آنها اشاره مختصری خواهیم کرد:
مدیریت پروژه آبشاری « waterfall project management »
یکی از سنتی ترین روش‌های مدیریت پروژه است. در این روش هر مرحله به مرحله قبل وابسته است. روش آبشاری برای پروژه های موثر است که یک مرحله باید پایان یابد تا مرحله بعد آغاز شود. به عنوان مثال ساختمان سازی که اتمام یک مرحله پیش نیاز مرحله بعد است.
مدیریت پروژه چابک « Agile project management »
روش چابک لزوما یکی از انواع مدیریت پروژه نیست، بلکه می توان یک طرز فکر یا روش انجام کار در نظر گرفت. روشی سریع‌تر است و می‌تواند فرآیندهای بیشتری را پوشش دهد. در روش پابک از گروه‌ها و زیر گروه‌های کوچک برای انجام کار استفاده می شود و بر مبنای قدمهای کوچک رو به جلو طراحی شده است. مدیران پروژه در این روش توانایی این را دارند که تغییرات محوری به وجود آمده را به آرامی درون پروژه با جابجایی گروه‌ها و نقش افراد کنترل کنند. این روش در میان پروژه هایی دارای محبوبیت است که اتفاقات پیش بینی نشده در آن رایج باشد. در بین برنامه نویسان بسیار محبوب است.
مدل تکیه گاه « Lean project management »
این روش به سازمانی و ساختارمندی کار اهمیت می دهد. بهترین مثال شرکت خودرو سازی تویوتا است، که هدف آن کاهش هزینه و افزایش کارآیی است. نکته کلیدی این مدل اتکا بر ذهنیت مشتری است. که چگونه کار پیش برود که بهترین نتیجه در مناسب ترین زمان به مشتری ارائه شود.
مدل اسکرام « Scrum project management »
این روش یکی از روشهای رایج مدل چابک است، این روش برای تیم های کوچک مناسب است. پروژه به قدمهای کوچک تقسیم و معمولن در یک بازه زمانی یک ماهه برنامه ریزی می شود.

مدل کنبان « Kanban project management »
مدل کنبان به عنوان مدل تابلوی راهنما نیز معروف است . در این روش یک نمای کلی از نقشه راه مسیر و فرآیندهای کلی پروژه را نمایش می‌دهد.این روش بر تعداد کارها و وظایفی که در هر فرآیند انجام می شود تمرکز دارد.

کاربرد نرم افزارهای مدیریت پروژه در انجام پروژه چیست؟
• لیست وظایف افراد حاضر در هر پروژه قابل تعیین و تفکیک است.
• زمان بندی اختصاص یافته به هر پروژه قابل تعیین است.
• پیش بینی مدت زمان مورد نیاز برای انجام هر پروژه تعیین می شود.
• گانت چارت که اطلاعاتی از حجم کار لازم برای اتمام پروژه تعیین شده را نمایش می دهد.
• مدارک لازم برای انجام هر پروژه را تعیین نمود.
• اطلاعات از نحوه انجام پروژه را نمایش می دهد.( بر اساس این روش می توان میزان عملکرد مدیر پروژه بر مبنای برنامه ریزی را سنجید)
• استفاده بهینه از منابع محدود