سازمان‌ها برای دستیابی به اهداف استراتژیک خود نیاز دارند که فرآیندهای کسب‌و‌کار خود را شناسایی و سیستماتیک کنند. در سازمان‌هایی که قراردادهای پیمانی با سایر سازمان‌ها یا افراد منعقد می‌شود نیاز به یک سیستم اطلاعاتی برای مدیریت پیمان و قراردادها دوچندان می شود. یک سیستم نرم افزاری قدرتمند که بتواند نیازهای اطلاعاتی کارفرما، پیمانکار ، مشاور و ناظر را به بهترین وجه ممکن برآورده سازد.
سیستم مدیریت پیمان به عنوان جزئی از سیستم ERP، یک سیستم یکپارچه برای پردازش اطلاعات پروژه‌های قراردادی است. سیستمی که پیمانکار و کارفرما به‌منظور ثبت و پیگیری و تهیه گزارشات مربوط به قراردادها اعم از پیمانکاری، کارفرمایی، مشاوره‌ای و سایر قراردادها به آن نیاز دارند.
چرا نرم‌افزار مدیریت پیمان و امور قراردادها ؟
این سیستم نرم‌افزاری باید بتواند علاوه بر ارتباط با دیگر سیستم‌های مالی، پاسخ‌گوی نیازهای مدیریتی و کنترلی کاربران سطوح مختلف سازمان جهت پیگیری وضعیت قراردادها باشد.
کار عملیاتی با سیستم‌های اطلاعاتی منجر به کاهش خطا و به‌کارگیری بهینه از توانمندی‌های نیروی انسانی می‌شود. همچنین به‌دلیل یکپارچگی سیستم با سیستم ERP و سایر سیستم‌های مالی، افزایش بهره‌وری سازمانی و اطمینان از صحت و دقت اطلاعات نمایش داده شده در گزارش‌ها یک دیگر از مزایای سیستمی‌کردن فرآیند است.
سیستم مدیریت پیمان راهکار گردش کار دارد و بسیاری از فعالیت‌های پایه‌ای در آن پیاده‌سازی شده است. شما می‌توانید علاوه‌بر فعالیت‌های از پیش تعریف‌شده، فعالیت‌های متناسب با سازمان خود را در آن بومی کنید.
نرم‌افزار مدیریت پیمان در راستای چشم انداز نرم افزارهای یکپارچهERP، قابلیت ارتباط با سایر نرم افزارها مثل سیستم حسابداری مالی را داراست تا بتواند صدور سند خودکار با تفکیک مراکز هزینه را انجام دهد.
علاوه بر این‌ها در یک بانک اطلاعاتی یکپارچه و متمرکز مدیران به راحتی می‌توانند آگاهی لحظه به لحظه از صورت وضعیت قرارداد، میزان پیشرفت در کارها،تسویه وجوه دریافتی یا پرداختی و سپرده‌ها داشته باشند.
نرم‌افزار مدیریت پیمان قادر به ثبت انواع قرارداد (خرید ، پشتیبانی ، پیمانکاری و …) به‌عنوان پیمانکار و یا کارفرما با جزئیات و اطلاعات تکمیلی است.این سیستم شرایط و خواسته‌های انواع مختلف ادارات دولتی و خصوصی را می‌تواند پوشش دهد.
همچنین امکان ارتباط با نرم افزار خزانه‌داری به منظور بررسی پرداخت‌های پیمانکاران و یا گزارش‌گیری جامع و دقیق برای هر صورت وضعیت را دارد. در آخر سهولت در کار و همچنین کاهش خطای انسانی و تهیه گزارشات موردنیاز مدیریت را به همراه دارد.
در نرم افزار مدیریت پیمان و قراردادها علاوه بر ثبت بندهای قرارداد، فرآیند مهم پیگیری مالی و کنترل بازه‌های زمانی تعیین شده هر قرارداد وجود دارد، که کمک شایانی به مدیریت هر قرارداد می‌کند. در انتهای هر پروژه با تجزیه و تحلیل گزارشات عملکرد پروژه به راحتی می‌توانید قیمت تمام شده خدمات را محاسبه کنید.
بهترین قسمت این سیستم یکپارچه مدیریت نقدینگی است. اختصاص بودجه هر پروژه در همان پروژه به جز در موارد خاص و مدیریت دریافت و پرداخت‌های انجام شده، اعتبارات هزینه شده و نشده از ویژگی‌های استفاده از سیستم مدیریت پیمان می‌باشد.
مزیت‌ها و منافع استفاده از سیستم مدیریت پیمان
به روزرسانی مدیران از وضعیت قراردادهای پیمانکاری
افزایش یکپارچگی اطلاعاتی سازمان
مدیریت نقدینگی
بهینه‌سازی و بومی‌سازی گردش کار
مدیریت همزمان چندین قرارداد
تعریف همزمان چندین صورت وضعیت های یک قرارداد و ثبت امضاءها
انضباط مالی در سررسیدها
صدور مجوز و اسناد موردنیاز
ارائه گزارشات خلاصه و تفصیلی از وضعیت قراردادها
مدیریت قراردادهای تاخیردار
از دیگر مزایای سیستمی کردن فرآیند پیمانکاری می توان به موارد زیر اشاره کرد:
نظارت دقیق و مستمر پیمانکاران یا کارفرمایان
افزایش بهره وری و بازدهی فرآیندها
مدیریت هزینه قراردادها
حفظ امنیت اطلاعات
بهینه سازی وقت و هزینه‌ها
تهیه گزارشات جامع مدیریتی
قابلیت‌های عمومی نرم‌افزار مدیریت پیمان
پوشش انواع قراردادهای پیمانکاری، کارفرمایی و مشاوره مطابق با نیاز هر سازمان
تعریف انواع پیمانکار و مدیریت قراردادها
تعریف انواع جدول های پیمان همراه با شاخص ارزیابی پیمانکاران
تعریف و ثبت پیمانکاران به تفکیک هر قرارداد
تعریف مدیریت و پرسنل پیمانکاران
ثبت و مدیریت صورت وضعیت ریالی و ارزی قرارداد پیمانکار
مدیریت کارکرد پیمانکار و گزارش مغایرت قرارداد پیمانکار
اطلاع‌رسانی، هشدارها و ارتباط با پیمانکار از طریق پیامک
کنترل نقدینگی صورت وضعیت‌های هر قرارداد
دریافت و پرداخت علی‌الحساب از کارفرما یا پیمانکاران
امکان ثبت سپرده بیمه و حسن انجام کار در صورت وضعیت‌ها
تسویه سپرده‌ها و وجوه صورت وضعیت به شکل تکی یا تجمیعی
صدور سند حسابداری و تعریف اضافات و کسورات
مشاهده مانده قابل تسویه هر صورت وضعیت و سپرده‌های آن
ثبت و شناسایی ضمانت نامه های مورد تعهد
اعمال ضرایب در صورت وضعیت ها
ارائه انواع گزارش‌های تحلیلی و آنالیزی به تفکیک پروژه‌ها
پیروز و سلامت باشید.