مدیریت منابع سازمانی (ERP) یکی از سیستم‌های اطلاعاتی است که برای یکپارچه‌سازی اطلاعات و اتوماسیون همه واحدهای سازمان فراهم شده است. چند سالی است که به همت سازمان‌های تولید نرم‌افزار در کشورمان تولید و در مجموعه‌های بسیاری پیاده‌سازی و استفاده می‌شود.
سیستم‌هایERP راهکاری است که در انواع صنایع مختلف خصوصاً موسسات تولیدی و خدماتی مورد استفاده قرار می گیرد. باعث افزایش کارایی و تسریع جریان تبادل اطلاعات و افزایش قدرت تصمیم‌گیری ، راندمان کاری و افزایش قدرت رقابت‌پذیری سازمان می شود.
تحقیقات نشان می‌دهد بیش از 92 درصد کل شرکت‌های آلمانی از ERP استفاده می‌کنند.
تا پیش از این سیستم‌هایی مثل حسابداری، مدیریت مالی، فروش و پخش ، انبار، سیستم بهای تمام شده و… جداگانه و جزیره ای کار می‌کردند. ERP همه این سیستم‌های کاربردی و جداگانه را در کنار هم یکپارچه و هماهنگ کرد.
از مهمترین مزایای این روش مدیریت بهتر منابع، کاهش هزینه‌ها و افزایش هماهنگی، یکپارچگی وکارایی سازمان می‌باشد.
به چه دلایلی تقاضایERP زیاد شده است؟
فشارهای رقابتی برای تبدیل شدن به تولید کننده کم هزینه محصولات
انتظار رشد سود و درآمد
پاسخ به چالش‌های بازار از طریق طراحی مجدد کسب‌وکار
ERP برای چه شرکت‌هایی مناسب است؟
در ابتدا طراحی این تکنولوژی با هدف استفاده در شرکت‌های بزرگ بود.تاکنون تحقیقات زیادی روی مزایای به کارگیری ERP در سازمان‌های بزرگ انجام شده است. اما تحقیقات پیرامون پذیرش ERP در شرکت‌های کوچک و متوسط یا (Small & Medium Enterprises) یا به اختصار (SMEs) بسیار کم بوده است.
مطالعات نشان می دهد که عوامل فنی و تکنولوژیکی در جهت پذیرش ERP در سازمان نقش مهمی دارند. داشتن محیط رقابتی و پویا و نیز روابط تجاری قوی با سایر شرکت‌ها، در کنار گردش مالی بالا منجر به روی‌آوردن شرکت‌ها به استفاده از تکنولوژی فناوری اطلاعات می‌شود.
یک راه حل مناسب برای شرکت‌های کوچک و متوسط برای حذف سیستم‌های کاغذی یا اکسل و یا جداگانه مانند حسابداری ساده، پیاده‌سازی سیستم اطلاعاتی ERP است. تا همه فرایندها را هماهنگ با هم در یک بانک اطلاعاتی اداره کنند.
با رشد و گسترش سازمان کوچک شما و افزایش معاملات و جمع شدن داده‌ها فرآیند پردازش با وجود اتوماسیون ERP ساده‌تر و سریعتر می شود. نرم افزاری که با رشد سازمان شما می تواند گسترش یافته و رشد کند.
فناوری ERP برای همه شرکت‌ها اعم از کوچک، متوسط (SME) و قطعاً سازمان‌های بزرگ و هولدینگ ها قابل استقرار و پیاده‌سازی است. برخلاف تصور غلطی که وجود دارد شرکت‌های کوچک و متوسط هم می‌توانند سیستم ERP را بسته به نیازهای خود داشته باشند. حتی با وجود تغییرات و پویایی و رشد خود سیستم‌ها را در طی زمان رشد و توسعه دهند.
چه زمانی باید به فکر خرید ERP باشید؟
هنگامی‌که با افزایش تعداد معاملات، ثبت سفارشات و تعیین تعداد موجودی کالا در انبار به مشکل برخورد کردید. به‌طوری‌که با وجود نرم‌افزارهای جداگانه مثل حسابداری، اکسل و انبار دچار سردرگمی بشوید، بهترین گزینه راه اندازی ERP مناسب کسب‌وکارتان در سازمان است.
چنانچه پیش‌بینی‌های فروش براساس حدس و گمان‌های اشتباه صورت گیرد و دریافت موجودی خالص کار دشواری باشد، سازمان شما به قطع به یک اتوماسیونERP نیاز دارد.
مزیت هایERP برای شرکت های SMEs
سیستم ERP فرآیندهای مهم سازمان شما اعم از مدیریت پروژه، مدیریت سفارش، منابع انسانی، فروش و بازاریابی، خدمات‌پس‌از‌فروش، CRM ،تولید و موجودی و زنجیره تامین و انواع گزارش های تحلیلی و آماری و… را به صورت یک راه حل نرم‌افزاری در اختیار سازمان قرار می‌دهد.
سیستم یکپارچه ERP با قابلیت ماژولار بودن و سفارشی‌سازی که واحدهای تخصصی مختلف داخل سازمان یا حتی بین‌سازمانی را بومی‌سازی می‌کند.
ERP می‌تواند گزارش‌های تحلیلی و آنی در هر سطح سازمان در دسترس تصمیم‌گیرندگان و مدیران سازمان قرار دهد.
ایجاد شفافیت و افزایش قدرت تصمیم‌گیری مدیران از مزایای مهم استفاده از آن است. استفاده از اتوماسیون اداری و یکپارچگی و فرآیندگرا بودن ERP باعث بهبود ساختار ارتباطی داخلی و آسان شدن فرآیندها و همچنین افزایش چابکی در سازمان می‌شود.
ارائه تصویر جامع از عملیات درون‌سازمانی برای رهبری شرکت در قالب داشبورد مدیریت یکی دیگر از امتیازات ERP است.
از دیگر مزایای ERP در سازمان‌های کوچک و متوسط می توان به کاهش هزینه‌های کالای موجود و مواد اولیه و کاهش زمان تولید کالا و زمان تحویل سفارش مشتریان اشاره کرد.
مهمترین فعالیت‌هایERP
یکپارچه‌کردن همه سیستم‌های مورد استفاده سازمان اعم از حسابداری، منابع انسانی، فروش و بازاریابی، CRM و…
هماهنگی گردش کار از ثبت سفارش تا صدور فاکتور و پرداخت
ثبت سفارشات خرید و فروش مشتریان
به‌روزرسانی موجودی
صدور قبض و پیگیری تعاملات مشتری در سیستم CRM
ثبت چک‌های دستی موجودی انبار
خدمات پس از فروش مشتریان
ارائه داده‌ها و گزارشات به‌روز و دقیق به کاربران سیستم
و …
سرویس On-Premise یا Cloud
شرکت‌های نرم‌افزاری می‌توانند هم به روش سنتی سیستم‌های اطلاعاتی را در محل شرکت و روی سرورهای شرکتتان نصب و راه‌اندازی کنند و هم راهکار مبتنی بر سرویس ابر را ارائه دهند که هزینه‌های سخت‌افزاری و نگهداری IT را به طور قابل ملاحظه‌ای کم می‌کند.
این پلتفرم ریسک خرید یک راهکار نامناسب و هزینه‌های زیرساخت سخت‌افزاری را به حداقل ممکن می‌رساند. امنیت اطلاعات در سرویس ابر یا Cloud بسیار بالا است و امکان ازبین رفتن اطلاعات به هر دلیل تقریبا صفر می‌باشد.
عوامل تاثیرگذار بر موفقیت ERP در SMEs
استراتژی‌های موافق تغییر در سازمان
حمایت و مشارکت مدیران ارشد و سهامداران
مدیریت تغییر و حل بحران
مدیریت دانش و دقت داده های اطلاعاتی
مدل ساختار سازمانی
تجربه تیم کاری هر واحد
دانش و تخصص تیم پروژه
همکاری و تعامل بین واحدها
پذیرش یا مقاومت کاربران نهایی
استفاده از مشاور و کمیته راهبردی کارآمد
چالش های ERP برای سازمانی‌های SME
استقرارERP که ارزش بلند مدت برای کسب و کار شما به ارمغان می آورد، زمان بر و پیچیده است که شامل تحلیل، طراحی، استقرار، نصب و آموزش می باشد.
مساله هزینه سنگین استقرا و حضور نیروی متخصص تمام وقت و نیز داشتن زیرساخت‌های سخت‌افزاری و شبکه از دیگر موضوعات مورد توجه سازمان های متقاضی ERP است.
از این رو دقت در انتخاب یک شرکت مشاور و ارائه دهنده راهکار ERP که بتواند سیستم مناسب کسب‌وکار شما ارائه دهد از اهمیت بالایی برخوردار است.برای دریافت اطلاعات بیشتر با واحد فروش شرکت «پگاه‌سیستم» تماس حاصل فرمایید. با تشکر