مقدمه|معرفی سیستم(PMIS)
رشد و توسعه کسب‌وکارها در سال‌های اخیر نیاز به سیستم مدیریت پروژه برای کنترل و مدیریت گردش اطلاعات پروژه‌ها در فرآیندهای درون سازمانی را دوچندان کرده است. اجرای دقیق و به‌موقع پروژه‌ها در ضرب‌الاجل‌های مورد توافق با حداقل ریسک ضامن سودآوری هر تجارتی است.
یک پروژه مجموعه‌ای از فعالیت‌‌هایی است که به‌منظور دستیابی به هدف خاصی در تاریخ معینی و با هزینه و کیفیت تعیین شده‌ای انجام می‌شود. مدیریت پروژه پروسه برنامه‌ریزی، سازماندهی، نظارت و هدایت بر اجرا را شامل شده و سعی دارد تا با استفاده بهینه از منابع، نتایج مورد انتظار را با هزینه توافق شده قبلی در موعد خود به مشتری تحویل دهد. مدیران پروژه در اجرای این مراحل از برنامه‌ریزی و کنترل پروژه بهره می‌برند.
براساس تعریف استاندارد PMBOK به تکنیک‌های نرم‌افزاری که اطلاعات گرد آمده از فرآیندهای اجرایی و مدیریتی را از آغاز تا پایان پروژه سازماندهی و یکپارچه می‌کند، سیستم مدیریت اطلاعات پروژه یا PMIS می‌گویند.
PMIS مخفف Project Management Informaition System است. سیستم‌های PMIS ها با توجه به نیازهای عملیاتی سازمانها و روش طراحی و تولید آنها خصوصیات منحصر به فرد و متفاوتی دارند.
در این مقاله قصد داریم ضمن معرفی کوتاه ویژگی‌های نرم‌افزار مدیریت پروژه به بررسی فرصت‌ها و چالش‌های سیستم‌های تولید درون سازمانی و آماده شرکت‌های تولیدکننده نرم‌افزار بپردازیم. لطفا با ما همراه باشید تا به بررسی بیشتر سیستم PMIS بپردازیم.
ضرورت پیاده‌سازی سیستم PMIS
این راهکار نرم‌افزاری مناسب سازمان‌های پروژه محوری است که نیاز به نظارت یکپارچه و دقیق بر پروژه‌ها، مدیریت هماهنگ منابع، رعایت استانداردها، کنترل متمرکز بر بخش‌های مختلف اجرایی و مدیریتی، گزارشات طبقه‌بندی شده و تحلیل دقیق دارند. برای نخستین بار راهکار سیستمی مدیریت پروژه توسط شرکت مایکروسافت ارائه شد.
سیستم مدیریت پروژه چنانچه به‌درستی پیاده‌سازی شود، باعث افزایش بهره‌وری و بهبود ارتباط بین اعضای تیم در تمام مجموعه شده و با پیش‌بینی ریسک‌ها و چالش‌های احتمالی شیوه‌های مدیریت را اصلاح و بهینه می‌کند.
سیستم PMIS بسته به شکل و ماهیت سازمانها موجب تسلط و تمرکز بر پروژه‌ها شده و با رصدکردن منابع کسب‌وکارتان مانع اتلاف منابع سازمانی می‌شود. سیستم‌های سفارشی‌سازی شده مستلزم شناسایی پروژه و توسعه فرآیندهای اجرایی استاندارد در سازمان بوده و هماهنگ و متمرکز با نرم‌افزارهای زیرمجموعه کار می‌کند. یکپارچه بودن و هماهنگی این نرم‌افزار با سایر برنامه‌های کاربردی به کنترل دقیق و صحیح طرح‌ها و پروژه‌های سازمان می‌انجامد.
این سیستم هوشمند بر تمام پروژه‌هایی که در زمانبندی واحد در بخش‌های مختلف در دست اقدام هستند نظارت کرده تا رسیدن به اهداف و انتظارات سازمان را محقق و هماهنگی در اهداف پروژه‌های موازی را برقرار سازد. همچنین در شناسایی ریسک‌ها و چالش‌های احتمالی و اتخاذ تصمیمات صحیح‌تر در سازمان، مدیران پروژه را یاری می‌دهد.
مهم‌ترین مزایای سیستم PMIS به طور خلاصه عبارتند از:
- برنامه‌ریزی و زمانبندی
- کنترل منظم و دقیق بر پروژه‌ها و استانداردسازی
- مدیریت صحیح منابع سازمانی و انسانی و مدیریت تدارکات
- ذخیره داده‌ها در یک پایگاه داده اطلاعاتی یکپارچه و ادغام با سایر نرم‌افزارها
- اندازه‌گیری عملکرد پروژه‌ها و کارکرد اعضای پروژه
- تهیه گزارش پیشرفت پروژه
- ارتباط موفق با کارکنان اجرایی و سطوح پایین‌تر پروژه
شاخص‌ترین ویژگی سیستم PMIS
- کنترل منابع و هزینه‌ها بر اساس اهداف از پیش طراحی شده
- افزایش امنیت اطلاعات و سرعت و دقت پردازش داده‌ها
- امکان سفارشی‌سازی با توجه به مدل و پیچیدگی پروژه‌ها
- تعیین سطح دسترسی اعضا و امکان تعامل با تامین‌کنندگان و ذینفعان پروژه
- امکان تعیین مسئولیت‌های اجرایی و تقسیم وظایف و کنترل منابع انسانی
- تعیین محدودیت‌های زمانی برای تهیه برنامه
- پیداکردن گلوگاه‌ها و مشکلات و تشخیص ریسک و کنترل آنها پیش از وقوع
- ارائه دید کلی نسبت به برنامه‌ها
- بهبود و ارتقا فضای صداقت و همکاری در سازمان
- برنامه‌ریزی دقیق و زمانبندی
- ارائه KPI و داشبورد
- طبقه‌بندی گزارش‌ها و تحلیل پیشرفته
- تخمین زدن برای پروژه‌های آینده
- تبادل اطلاعات با دیگر سامانه‌ها و گرفتن خروجی
- تحت وب
- امکان فضای ابری (Cloud) در برخی از محصولات مدیریت پروژه
تاثیر سیستم مدیریت پروژه در کیفیت انجام پروژه‌ها
سیستم PMIS ابزارها و امکانات اشتراک‌گذاری و ارائه نظرات را در اختیار ذینفعان و مدیران پروژه قرار می‌دهد که به بهبود همکاری و افزایش حس اعتماد و صداقت و ارتباط موثرتر می‌انجامد. اطلاعات به صورت یکپارچه در یک پایگاه داده ذخیره شده که امکان بازیابی و دسترسی به اطلاعات را تسریع می‌بخشد.
ابزارها و تکنیک‌های مناسب به منظور سهولت برنامه‌ریزی و کنترل بر پروژه‌ها در اختیار مدیران قرار می‌گیرد. استفاده از شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPI) دقیق و اتوماتیک در تهیه گزارشات و تحلیل پروژه لحاظ می‌شود.
توجه کنید که سیستم PMIS باید در ارتباط با سایر سیستم‌های سازمان پیاده‌سازی شده تا بتواند از اطلاعات تولید شده توسط آنها، همسو با اهداف سازمان و هماهنگ با تصمیمات مدیران ارشد سازمان استفاده شود.
تولید سیستم درون سازمانی یا خرید نرم‌افزار آماده
یک رویکردی که برخی از شرکت‌های بزرگ انتخاب می‌کنند، تولید نرم‌افزار خاص خودشان توسط تیم برنامه‌نویسی درون سازمانی است. در این روش ابتدا با انتقال تجارب تیم پروژه کلیه فرایندهای سازمان شناخته شده و در زمانی طولانی‌تر و با صرف هزینه بالا توسط تیم نرم‌افزاری داخلی کدنویسی و پیاده‌سازی شود.
این روش چالش‌های زیادی در پیش روی خود دارد، آن جمله می‌توان به هزینه سنگین طراحی و تولید نرم‌افزار، هزینه جذب و حفظ مهندسان توسعه دهنده نرم‌افزار و مدیریت تیم، تهیه صحیح مستندات طراحی و… نام برد.
علاوه براینها به این علت که مهندسان نرم‌افزار صرفاً در حوزه فناوری و نرم‌افزار متخصص هستند، تسلط کافی در خصوص فضای پروژه و کلاً کسب‌وکار ندارند و ممکن است طراحی سیستم با مشکل مواجه گردد.
چالش دیگری که این قبیل سازمانها با آن روبرو هستند ریسک طول عمر نرم‌افزار درون سازمانی است که با حذف افراد اصلی تیم برنامه‌نویسی به دلایلی از قبیل مهاجرت یا خروج از شرکت از توانایی شرکت در نگهداشت سیستم مدیریت پروژه کاسته و به مرور سیستم قدرت خود را از دست می‌دهد.
برای کسب‌وکارهای بزرگ و هلدینگ‌ها مناسب‌ترین راه تهیه سیستم‌های تولید شده توسط شرکت‌های نرم‌افزاری است که با امکان سفارشی‌سازی می‌تواند نیاز این سازمانها به مدیریت اطلاعات را مرتفع سازد.
مزایای خرید نرم‌افزار آماده
درصورتی‌که نرم‌افزار مدیریت پروژه صحیح انتخاب شود مزایای زیادی برای سازمان شما به ارمغان می‌آورد. تا قبل از تولید سیستم آماده در شرکت‌های نرم‌افزاری، شرکت‌ها از نرم‌افزارهایی مثل اکسل یا مایکروسافت پراجکت یا شیرپونت برای ثبت اطلاعات پروژه‌ها استفاده می‌کردند که با مشکلات و چالش‌های اساسی همراه بود.
شرکت‌های تولیدکننده نرم‌افزار به دلیل تجربیاتی که در تولید و استقرار و پشتیبانی سیستم در صنایع مختلف دارند، می‌توانند نزدیک‌ترین سیستم به کسب‌وکارتان با کمترین چالش ممکن را در اختیارتان قرار دهند.
توسعه سیستم مدیریت پروژه:
شرکت‌های تولیدکننده نرم‌افزار پویا هستند و برای ماندن در بازار پر رقابت امروزی دائماً در حال به‌روزرسانی و توسعه محصولات خود هستند و این کیفیت و آپدیت جدید نرم‌افزار را در اختیار مشتریان خود قرار می‌دهند.
کاهش ریسک عمر نرم‌افزار:
چنانچه محصول و شرکت تولیدکننده آن را صحیح انتخاب کنید، بی‌شک ضریب ریسک طول عمر نرم‌افزار به میزان قابل توجهی کم خواهد شد.
کاهش هزینه‌های نیروی انسانی:
قرارداد سالیانه پشتیبانی نرم‌افزار که شرکت‌های فعال این حوزه با مبالغ بسیار مقرون به صرفه با مشتریان می‌بندند بسیار کمتر از زمانی است که نرم‌افزار درون سازمانی دارید و خودتان از سیستم نگهداری و آن را توسعه می‌دهید.
نگرش جامع نسبت به انواع کسب‌وکار:
شرکت‌های تولید کننده نرم‌افزار قبل از کدنویسی هر سیستمی با کمک دانش متخصصان رشته‌های مختلف در صنایع اقدام به طراحی و تولید سیستم می‌کنند. ضمن اینکه همواره تجارب مختلف پروژه‌ها و چالش‌های سازمان‌های دیگر به دلیل فروش سیستم در کسب‌وکارهای متنوع، در این نرم‌افزارها لحاظ شده و توسعه داده می‌شود.
چالش‌های احتمالی استقرار سیستم مدیریت پروژه
- ابعاد و پیچیدگی پروژه
- پوشش‌دهی فرآیندهای مورد انتظار مشتری
- تغییر در سازمان
- ریسک و مشکلات احتمالی پروژه
- تغییرات فناوری و تکنولوژی
- توجه به بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی پروژه
مدیریت پروژه برای کسب‌وکارهای کوچک
برای کسب‌وکارهای کوچک نوپا و استارت‌آپ‌ها برای ابتدای کار استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه رایگان توصیه می‌شود. به کارگیری ابزارهای دیجیتال و نرم‌افزار با امکانات رایگان مرتبط با حوزه کسب‌وکار برای شرکت‌های کوچک چند نفره و متوسط یک مزیت رقابتی محسوب می شود. استفاده از ابزارهای رایگان مدیریت پروژه منجر به کاهش اشتباهات پروژه و مدیریت هزینه شده که با افزایش تعداد پروژه‌ها و بزرگ شدن کسب‌وکار می‌توانند به سمت خرید سیستم‌های نرم‌افزاری حرفه‌ای بروند. رایج‌ترین سیستم‌های مدیریت پروژه با امکانات رایگان ایرانی و خارجی عبارتند از:
Microsoft Ms Project , Proofhub , Basecamp , Hamtick , Behtime , Asana ,Trello , Jira , Citrix Podio, …
سخن پایانی
شاه کلید موفقیت هر سیستم نرم‌افزاری در هر سازمانی به ویژه سیستم PMIS بی شک اراده و حمایت قاطع مدیریت سطوح بالای سازمان با هدف استقرار سیستم و همچنین اجرای دقیق و موثر برقراری ارتباط بین سیستم‌های موجود در سازمان است.
به قطع یقین کنترل هدفمند منابع و اولویت‌بندی کردن آنها، زمانبندی و مدیریت دقیق پروژه‌ها از دستاوردهای اصلی استفاده از سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه خواهد بود.
سیستم‌های نرم‌افزاری سازمانی که برای تولید آنها از فناوری‌های پیشرفته و پیچیده علوم کامپیوتر استفاده می‌شود، جزو کالاهای سرمایه‌ای و دارایی‌های ناملموس و گران‌قیمت سازمانها به‌شمار می‌آید. پیچیدگی ماهیت این محصولات با قابلیت سفارشی‌سازی برای هر کسب‌وکاری سبب شده است که این محصولات با پلتفرم‌های آماده تفاوت‌های اساسی داشته باشند.
یک فضای کاری دیجیتال در عین اجرای همزمان چندین پروژه به صورت کاملا یکپارچه قدرت تصمیم‌گیری و استفاده بهینه از منابع را افزایش می‌دهد. در نهایت رسیدن به اهداف استراتژی‌های کسب‌وکار و تحقق سودآوری سازمان را آسان و تسریع خواهد کرد.
موفق باشید.