مقدمه
در این مقاله سعی داریم دلایل اصلی ضرورت پیاده‌سازی سیستم ERP را ارائه دهیم. غالب کسب‌وکارها در ایران داراي سیستمهاي اطلاعاتی جداگانه و جزیره‌ای هستند.
بیشتر آنها مثل حسابداری تنها به جنبه مالی سازمان تمرکز دارند و بعضی‌ها اولویت خود را بر کنترل خط تولید اختصاص داده‌اند. در این نوع سازمانها جریان اطلاعات معمولا به‌درستی بین قسمت‌های مهم سازمان جریان پیدا نمی‌کند و نمی‌توان کنترلی دقیقی بر فرآیندها و عملیات سازمان داشت.
در این سیستم‌ها تقریبا غیرممکن است که بتوان یک فرآیند تازه یا حتی تغییرات به سیستم فعلی اعمال کرد. سیستم جدید پاسخگوي حجم اطلاعات جدید نخواهد بود.
اغلب این سازمانها داراي فرآیندها و روشهاي دستی و کاغذي هستند که مدتهاست قادرند نیازمندي‌هاي روزمره‌ي خود را برطرف کنند.
ولی سوالی که مطرح می‌شود این است که آیا این شرایط براي ماندن در بازار و رقابت با رقبای داخلی و اقتصاد جهانی کافی است؟
کسب‌وکارهاي خلاق و پیشرو بازار در شرایط امروزي بدون ازدست دادن کنترل داخلی سازمان، با ایجاد تغییرات سریع، هماهنگ و یکپارچه بین فرآیندها، باعث افزایش انعطاف‌پذیري و خلق سود بلندمدت می‌شوند.
این تغییرات می‌تواند با هزینه‌های کمتر و قیمت‌هاي بهتر، کاهش زمان تحویل سفارشات و افزایش سطح رضایت مشتریان قابل دسترس باشند. به عبارت دیگر باید همزمان با رشد جنبه‌های فنی و تکنولوژی سازمان، سیستمهاي مدیریتی و سازمانی را نیز گسترش و آن را هماهنگ با سرعت رشد سایر ابعاد کسب‌وکار کنیم.
سیستم مدیریت منابع سازمانی (ERP) یکی از مهمترین سیستم‌هایی است که باید با رشد ابعاد مختلف کسب‌وکار در سازمان پیاده‌سازی و اجرا شود.
نگاهی کوتاه به تاریخچه سیستم ERP
این سیستم اولین‌بار در سال 1960 میلادی پیاده‌سازی شد. در سال 1990 سرمایه‌گذاری های بزرگی در برنامه‌ریزی منابع سازمانی صورت گرفت. به طوریکه در دهه گذشته در سراسر دنیا حدود 500 میلیارد دلار در زمینه ERP سرمایه‌گذاری شده است.
در ابتدا منابع سازمانی شامل تجهیزات، مواد، امور مالی، کارگاه‌های آموزشی، تامین‌کنندگان و مشتریان بودند. هدف از ERP سازماندهی عقلانی همه منابع محدود برای رسیدن به بیشترین سود و کمترین هزینه است.
همچنین این سیستم می‌تواند با محاسبات جامع و دقیق که شامل یک پایگاه داده مشترک از همه قسمت‌های مختلف کسب‌وکار است، در هماهنگی و یکپارچگی عملیات شرکت موثر واقع شود.
پیاده‌سازی سیستم مدیریت منابع سازمانی (ERP) مثل سایر سیستم‌های اطلاعاتی بسیار دشوار و هزینه بر است و قسمت زیادی از انرژی و منابع انسانی و سازمانی را به خود اختصاص می‌دهد.
در سال 2014 تنها 63 درصد شرکت‌های دنیا در اجرای پروژه سیستم مدیریت منابع سازمانی (ERP) موفق بوده‌اند. این آمار در شرکت‌های ایرانی بسیار پایین‌تر است.
جالب است بدانید برخلاف سایر سیستم‌های اطلاعاتی مشکلات اصلی پیاده‌سازی ERP مرتبط با مسائل تکنولوژیکی نبوده و بیشتر به مسائل انسانی مانند فرهنگ سازمانی و مقاومت کارمندان در برابر تغییر، عدم انطباق فرآیند کسب‌وکار و سوء مدیریت پروژه و … می‌باشد.
مهمترین ویژگی سیستم (ERP) یکپارچگی اطلاعاتی بین همه قسمت‌های سازمان است. اعم از حوزه‌های کارکردی سازمان نظیر لجستیک، تولید، مالی، حسابداری و منابع انسانی و….
یکی از بهترین راه‌های تشخیص تغییرات در عملکرد سازمانها، اجرای سیستم ERP است. اطلاعاتی که از راه بررسی میدانی جمع‌آوری می‌شود به درستی نتایج تغییرات را نشان می‌دهد.
نتایج به دست آمده علاوه بر تاکید بر اندازه‌گیری عملکردها، نشان می‌دهد اجرای هر ماژول سیستم ERP بر چگونگی عملکرد عملیات تاثیر مثبت می‌گذارد. در واقع یک رابطه‌ي مستقیم بین درجه‌ي توسعه‌یافتگی سازمان از نظر سیستمهاي اطلاعاتی و فرآیند محور بودن آن وجود دارد.
شاه کلید موفقیت ERP : جریان مناسب اطلاعات
بیشتر سازمان‌های سنتی ایرانی چهار بخش اصلی عملیاتی دارند که عبارتند از:
فروش و بازاریابی
تولید و تدارکات
حسابداری مالی
منابع انسانی
در سازمان‌هایی که ساختار سازمانی آنها به صورت جزیره‌ای و ازهم‌گسسته طراحی شده، وظایف هر بخش به صورت کامل از سایر قسمت‌ها جداست. در اغلب موارد هر یک از بخش‌ها در جریان رویدادهای سایر فرآیندها قرار نمی‌گیرد.
در شرایط رقابتی امروزی که نیاز به چابکی و انعطاف‌پذیری دارد، این مساله می تواند به یکی از مشکلات اساسی این نوع سازمانها تبدیل شود.
یکی از ضروریات استراتژیک براي ایجاد فرآیندهاي سازمانی هماهنگ و موثر، وجود سیستمهاي اطلاعاتی یکپارچه است.
جریان اطلاعات مناسب در یک سازمان، ارتباطات بین بخشی را تسهیل و بهره‌وري را افزایش می‌دهد. نتیجه‌ي این موارد کاهش هزینه‌ها و افزایش رضایت مشتریان خواهد بود.
ERP یکی از همین سیستمهاي اطلاعاتی یکپارچه می‌باشد که توانسته است مدل بسیار کارآمدي از فرآیندهاي سازمانی را در قالب یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه ارائه کند.
دستاوردهای پیاده‌سازی سیستم ERP
یکپارچه شدن فرآیندها
در گام اول و به عنوان وظیفه‌ي اصلی ERP ، یکپارچه‌سازي پایگاه‌هاي اطلاعاتی جزیره‌اي در سازمان صورت می‌گیرد. در سیستمهاي ERP جامع دیگر نیازي به نرم‌افزارهاي متفرقه در بخش‌هاي مختلف سازمان مانند مالی، فروش، بازاریابی، تولید، مدیریت پروژه، انبار و … نیست.
انعطاف‌پذیري در فرآیندها
بهترین دلیل براي استقرار سیستمهايERP می‌تواند مربوط به بهینه‌سازی فرآیندها و روشهاي استاندارد و جایگزینی آن با فرآیندهاي کاري سنتی باشد. می‌توان در هنگام پیاده‌سازي راهکارهاي ERP پیشرفته، نسبت به بازنگري و مهندسی مجدد فرآیندهاي کاري قبلی سازمان اقدام کرد.
گزارشات کارآمد عملیاتی سیستم ERP
سیستمهاي ERP تاکید خاصی بر ثبت و پردازش اطلاعات پایه‌اي و آنی در سازمان دارد و اطلاعات حاصل از تراکنشات سازمان، به صورت به‌روز و آنلاین در سیستم مرکزي ذخیره‌سازی می‌شود.
در این سیستم‌ها حجم زیادی از اطلاعات مربوط به عملیات سازمان، به صورت روزانه وارد سیستم می‌شود. حال با وجود اطلاعات پایه‌اي، می‌توان گزارشات به روز و دقیقی را در اختیار مدیریت قرار داد. به بیان دیگر، نبض سازمان به راحتی در دسترس مدیریت سازمان قرار می‌گیرد.
گزارشات کلان و استراتژیک سیستم ERP
اطلاعات تراکنشی و عملیاتی سازمان توسط سطوح پایین سیستم‌های اطلاعاتی جمع‌آوري می شوند. پس از جمع‌بندي و دسته‌بندي معیاري براي گزارش‌هاي کلان و استراتژیک در سازمان می‌شوند.
توجه کنید که طراحی سیستمهاي MIS یا DSS بدون وجود سیستمهاي سطوح پایین‌تر و تراکنشی اشتباه محض است. این همان خطای رایجی است که بسیاري از سازمانهاي ایرانی دچار آن می‌شوند.
بدون اینکه زیربناي سیستمی اصولی داشته باشند، اقدام به خرید یا طراحی سیستمهاي با عنوان BI یا داشبوردهاي مدیریتی می‌کنند. در ادامه مسیر کار با این سیستم‌ها با توجه به عدم طراحی درست این سیستم‌ها، در استفاده از آنها دچار مشکلات می‌شوند.
سخن آخر اینکه هرچقدر در سطح پایه، سیستمهاي جامع‌تر و یکپارچه‌تري داشته باشیم، به همان اندازه اشراف بیشتري بر عملیات سازمان داریم.
در سیستمهاي جزیره اي به دلیل کند و غیرممکن بودن تجمیع اطلاعات، استخراج گزارش‌هاي مدیریتی و استراتژیک که بتوان با تکیه بر آنها تصمیمات درست گرفت، تقریبا غیر ممکن است.
سلامت و موفق باشید.
در پایان از شما دعوت می شود سایر مقالات پایگاه دانش شرکت «پگاه‌سیستم» را مطالعه فرمایید.
سیستم برنامه ریزی نیازمندی به مواد MRP و MRP2
سیستم برنامه ریزی و کنترل تولید (1)
سیستم برنامه ریزی و کنترل تولید (2)