مقدمه
صاحبان کسب‌وکارهای زیادی را می‌بینیم که بسیار پرمشغله‌اند و با عدم حضور آنها در مجموعه مشکلاتی پیش می‌آید. غالباً این مدیران زمان باارزش خود را صرف پیگیری مسائل پیش‌پا‌افتاده‌ای می‌کنند که یک کارمند معمولی هم قادر به انجام آن است. به کلام دیگر به‌جای اینکه کسب‌وکار در خدمت آنها باشد، آنها در خدمت کسب‌وکارشان هستند. با سیستم سازی کسب‌وکارها افراد مشخصاً می‌دانند چه کاری را چگونه و چه زمانی انجام دهند و رویه‌ها منطقی و هدفمند می‌شوند. مدیران با سیستم‌سازی کسب‌وکار برای تمرکز بر بخش‌های مهم‌تر تجارت مثل تدوین استراتژیها، بازاریابی، تولید محصول جدید و… وقت آزاد بیشتری پیدا خواهند کرد.
حتی اگر کوچکترین اطلاعی از سیستم‌سازی نداشته باشید، در بیزینس شما سیستمهای پنهان، تصادفی و مدیریت نشده‌ای کار می‌کنند که نتایج آنها تاثیرگذار است. کیفیت این سیستم‌ها هستند که عملکرد کسب‌وکارها را مشخص کرده و نتایج مثبت یا ناخوشایند را رقم می‌زنند.
تئوری سیستم‌سازی اولین بار توسط ادوارد دمینگ در سال 1947(م) مطرح شد. وی مفهوم سیستم‌سازی را گسترش داد و تفکر ده هزار برابری را وارد کسب‌وکارها کرد. تفکر سیستم‌سازی برای شرکت‌های کوچک و متوسط یک راه‌حل بسیار ارزشمند و گره‌گشا است.
چنانچه صاحب یک کسب‌وکاری پرمشغله و متکی به اشخاص هستید و یا قصد برپایی کسب‌وکار خودتان را دارید، لطفاً تا پایان مقاله با ما بمانید.
مفهوم سیستم‌سازی
سیستم‌سازی کسب‌وکار (Business Systemization) ایجاد روش‌ها و فرآیندهایی برای تک‌تک فعالیت‌های مهم سازمان، با هدف حذف وابستگی به افراد و دستیابی به استراتژیها است. سیستم‌سازی شامل روش‌های مکتوبی است که دائماً مورد بازنگری و اصلاحات قرار می‌گیرند تا بهینه شوند و عملکرد بهتری از خود نشان دهند.
این راهکار تمام فعالیت‌هایی که باید انجام شود را مستند می‌کند و روشی مطمئن و انعطاف‌پذیر برای انجام کارها طراحی می‌کند. سیستم‌سازی چارچوبی میسازد که تضمین می‌کند که کار با کیفیت، بودجه و زمان مشخصی که مدنظر صاحبان کسب‌وکار است به نتیجه خواهد رسید.
سیستم سازی کسب‌وکار همان فرآیندهای تکراری سازمان‌ها هستند. صرف‌نظر از نوع صنعت و اندازه کسب‌وکار، رویه‌ها و کارهای خاصی را کپی کرده و مطابق آن را در جای دیگری اجرا می‌کند. با این امکان می‌توانید یک کسب‌وکار را چندین مرتبه در شعبه‌های متعدد به طریقی یکسان انجام دهید و نتایج یکسانی بدست آورید. به این ترتیب با صرف کمترین هزینه، زمان و نیروی انسانی کسب‌وکارتان را توسعه و رشد دهید.
توصیه می‌کنیم سیستم‌سازی را بیاموزید و در تجارت و کسب‌وکارتان و حتی زندگی، شخصی و پیاده‌سازی کنید. برای سیستم‌ها در کسب‌وکارتان حتی در جزئی‌ترین فعالیت‌ها وقت و انرژی کافی بگذارید و با دقت آن را طراحی کنید. روی سیستم‌ها سرمایه‌گذاری کنید و آنها را طراحی، تثبیت و اصلاح کنید، درنهایت متوجه می‌شوید که این سیستم‌ها هستند که برای تجارت شما کار می‌کند، ارزش افزوده ایجاد کرده و سودآوری می‌کنند.
سه جزء اصلی سیستمهای کسب‌وکار
افراد: شامل مدیران، کارمندان، مشتریان، تامین‌کنندگان و همه افراد تاثیرگذار در فعالیت
ابزار: ماشین‌آلات و تجهیزات، کامپیوتر و فناوری‌های موثر در پیشبرد کسب‌وکار
اسناد: خط‌مشی، ماموریت، اسناد و دستورالعمل‌های فرآیندهای کسب‌وکار
دلایل مهم سیستم سازی
به‌طور مشخص ارائه تولیدات و خدمات بااستاندارد بالا، کارمندان ثابت و وفادار و رسیدن به درآمد و سود از مهمترین اهداف هر بیزینس است. اگر تا به امروز بدون وجود یک سیستم توانستید به اهداف ذکرشده برسید، شک نکنید این موفقیت با ثبات نیست و با سیستم‌سازی سوددهی سازمان شما تداوم یافته و به فراقت می‌رسید.
چنانچه تولید محصول یا ارائه خدمت بر بستر سیستم باشد، کیفیت یکنواخت و بااستاندارد را شاهد خواهیم بود. با حذف یا جابجایی افراد درون مجموعه تجارت‌مان دچار نوسان نخواهد شد.
در دنیای پررقابت امروز کسب‌وکارهایی موفق هستند که بدون وابستگی به افراد یا تیم باشد. سازمان با تغییر افراد بتواند همچنان با همان کیفیت قبلی به فعالیت و سوددهی خود ادامه دهد. در کسب‌وکارها نباید تولید و خدمت متکی به فرد یا تیم فنی باشد، بلکه باید قائم به سیستم باشد.
یکی از مهمترین دلایل کسب‌وکارها برای سیستم‌سازی افزایش بهره‌وری و بهبود فرآیندهای کاری در تولید محصول و ارائه خدمات است. سیستم‌سازی پیگیری و نظارت بر کارها را بهبود داده، هزینه‌های تولید را کاهش و بازدهی منابع و رقابت‌پذیری تجارت را افزایش خواهد داد.
هدف از سیستم‌سازی این است که سلیقه‌های شخصی را از فرآیندها حذف کرده و با استانداردسازی سیستم‌ها و فرآیندها بتوان یکپارچگی را در رویه‌های سازمان جاری کرد. مشخص‌کردن روند انجام کارها و بهترین روش انجام آن به پیشبرد اهداف سازمان کمک کرده و وابستگی سازمان را به اشخاص را از بین می‌برد.
مزایای سیستم‌سازی کسب‌وکار
برای کسب‌وکارهایی با چندین شعبه و ارائه محصولات با کیفیت یکسان سیستم‌سازی یک ضرورت است. با تاسیس هر شعبه جدید می‌توانید با کمک سیستم‌هایی که از قبل طراحی کردید چندین بار و به صورت نامحدود از روی کسب‌وکارتان کپی کنید.
علت اینکه برخی از کسب‌وکارها در کیفیت خدمات و تولیدات نوسان نشان می‌دهند همین مسئله، یعنی نداشتن یک سیستم مشخص است. این کسب‌وکارها در ابتدا محصول باکیفیت تولید می‌کنند به محض برندسازی و رونق کسب‌وکار دچار افت و کاهش کیفیت می‌شوند. سیستم سازی یک دید از بالا و بینشی کامل از فرآیندها و هر آنچه در سازمان انجام می‌شود به شما می‌دهد. ضمن اینکه تشخیص و شناسایی فرآیندهای اضافی که باید حذف شوند را آسان می‌کند.
سیستماتیک‌کردن کسب‌وکار حس مسئولیت‌پذیری کارکنان را افزایش می‌دهد. سیستم‌سازی سبب افزایش رضایت شغلی کارکنان و بهبود ارتباطات درون سازمان شده و کیفیت محصولات و خدمات را بالا برده و تثبیت می‌کند. همینطور ارائه خدمات بهتر به مشتریان به‌دلیل شنیده شدن صدای مشتریان و پاسخگویی سریعتر به شکایات و انتقادات بهبود می‌یابد. همه این مزایا از دستاوردهای استقرار یک سیستم باکیفیت و موفق است.
به‌طورخلاصه مهمترین مزایای سیستم سازی را می‌توان موارد زیر عنوان کرد:
- رشد خودکار کسب‌وکار
- حذف اشتباه و خطای انسانی در کارها
- مدیریت زمان و کاهش هزینه‌ها
- ایجاد خروجی‌های قابل تکرار و موردانتظار
- افزایش کارایی کارمندان و عدم وابستگی به نیروهای متخصص و گران
- ایجاد یکپارچگی و هماهنگی بین فرآیندهای کسب‌وکار
- تحقق سریعتر اهداف و استراتژی‌های سازمان
- حذف انحراف یا درجازدن
- امکان فروش کسب‌وکار با قیمتی بالاتر
- افزایش مزیت رقابتی در بازار
مراحل سیستم‌سازی کسب‌وکار
الگوریتم‌های مربوط به سیستم‌سازی شامل مراحل زیر است:
- تعریف ارزش‌ها، استراتژیها و اهداف کسب‌وکار
- شناسایی سیستمهای موجود
- مدل‌سازی و استخراج فرآیندهای وضع موجود
- تحلیل و بهبود فرآیندها
- کشف فرآیندهای مطلوب
- اجرای سیستم جدید و فرآیندهای اصلاح شده
- پایش و کنترل سیستم و فرآیندها
- اصلاح و بهبود مستمر سیستم
ابزارهای مهم سیستم سازی
قبل از تهیه هر امکاناتی باید تعهد و اراده قاطع صاحب کسب‌وکار برای ساخت سیستم در یک بستر علمی ایجاد شده باشد. ابزارها و تکنولوژی موردنیاز برای سیستم‌سازی بستگی به نوع کسب‌وکار شما دارد. در کسب‌وکارهای کوچک تیم کاری و توجه به زبان تخصصی کسب‌وکار برای کاهش پیچیدگی‌ها و افزایش بهره‌وری بسیار حائز اهمیت است.
ابزارهایی نظیر نرم‌افزارهای سازمانی، وب سایت، تقویم‌های هوشمند، کارتابل مدیریت، پیام‌رسان‌ها و ارسال پیامکی می‌تواند در سیستم سازی و ساده‌کردن فضای کسب‌وکار بسیار مهم باشد.
نرم‌افزارهایی نظیر Trello، CRM، Goolesheet، BPMS به سیستم‌سازی کسب‌وکار کمک می‌کند. ضبط ویدیوهای آموزشی برای کارکنان جدید یا مشتریان می‌تواند نمونه‌های دیگری از استفاده از تکنولوژی برای سیستم‌سازی است.
به این نکته مهم توجه کنید که استقرار سیستمهای نرم‌افزاری سازمانی نظیر اتوماسیون اداری، گردش مکاتبات و CRM به معنی سیستم‌سازی کسب‌وکار نیست. نقش اصلی سیستمهای نرم افزاری کمک به حذف کاغذ در سازمان و سرعت بخشیدن و مکانیزه‌کردن فرآیندهاست. استقرار این نرم افزارها و استفاده صرف از نرم‌افزار به‌هیچ‌وجه به معنی سیستم‌سازی کسب‌وکار نیست. همچنین مدل پیاده‌سازی سیستم کسب‌وکارها تا حد زیادی به اندازه و نوع فعالیت بستگی دارد.
جمع‌بندی
سیستم‌سازی فعالیتی مهم و درعین‌حال وقت‌گیر برای کسب‌وکارها محسوب می‌شود. ابتدا باید رویه‌ها را دقیق ارزیابی کرده و فرآیندهای مهم و حیاتی را در مجموعه شناسایی کنید. از فعالیت‌های پرتکرار یا مهم شروع کرده و به صورت مستند برای آن یک فرآیند استاندارد تهیه کنید. به‌روزرسانی ابزارها و تهیه ابزارهای به‌روز و خودکار می‌تواند به پیشرفت مداوم کسب‌وکارتان کمک قابل‌توجهی کند.
لیستی از کارها تهیه کنید و ورودی و خروجی آن را بدست آورید، اگر فعالیتی هیچ ارزش افزوده‌ای برای سازمان شما نداشت حذف کنید. سیستم ها قابل اطمینان هستند که یکی از مهم ترین مزایای سیستم‌ها است. چنانچه سیستم با ثباتی طراحی و اجرا کنیم، نتایج قابل اندازه‌گیری، دلخواه را به صورت دائمی بدست خواهیم آورد.
در پایان توجه شما را به این نکته مهم جلب می‌کنیم که با سیستم سازی کسب‌وکار، مدیریت فرآیندها به‌سرعت و باسادگی تمام انجام می‌شود. این کسب‌وکارها برای فروش بسیار ارزشمندند و به‌راحتی فروخته می‌شوند. سازمان باید به گونه‌ای مدیریت شود که پس از خروج کارآفرین اصلی کسب‌وکار و حتی نفرات کلیدی و تیم تکنیسین بتواند کماکان فعالیت و رشد کند. سازمان باید با هر تغییری همچنان پرقدرت و سرعت قبل به مسیر درآمدزایی و سوددهی خود ادامه دهد. سیستم‌ها برای تجارت ارزش‌آفرین هستند. چنانچه برای سیستم‌سازی زمان کافی اختصاص دهید، در زمان عرضه شرکت می‌توانید با قیمت بالاتری آن را به فروش برسانید.
در یک کلام سیستم‌سازی عامل موفقیت پایدار و بلندمدت سازمان‌ها است. درآخر حتماً از نظرات مشاوران متخصص در حوزه سیستم‌سازی استفاده کنید.
پیروز باشید.