سیستم اطلاعات مدیریت پروژهPMIS (Project Management Information System) مجموعه‌ای از ابزارها و تکنیک‌های اطلاعاتی موردنیاز را دراختیار مدیران پروژه قرار داده و به ساماندهی اطلاعات، برنامه‌ریزی، مدیریت زمان، مدیریت اجرا و اتمام پروژه کمک قابل‌توجهی می‌کند.
سیستم مدیریت پروژه قابلیت‌های لازم برای برنامه‌ریزی و زمانبندی پروژه، مدیریت منابع محدود، برآورد بودجه و هزینه‌ها، پاسخگویی سریع به مشکلات و افزایش همکاری همه افراد موثر در پروژه و ذینفعان را دارد.
این سیستم به منظور برنامه‌ریزی فرآیندهای پروژه در فاز اجرایی پروژه، منطبق با اهداف پروژه، اطلاعات تیم پروژه را جمع‌آوری و در یک پایگاه داده یکپارچه نگهداری می‌کند.
همچنین سیستم اطلاعات مدیریت پروژه PMIS می‌تواند در سطوح رده بالا و پایین مدیریتی و اجرایی در پروژه‌ها برای مدیریت فعالیت‌های اجرایی، مدیریت کالا، جمع‌آوری و دسته‌بندی اطلاعات مالی و نگهداری آنها به منظور گزارش‌گیری استفاده گردد.
سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت پروژه یا PMIS ، نرم‌افزار تحت وب پروژه‌های سازمانی، داشبور پروژه‌ها، پرتال مدیریت سبد پروژه‌ها و … اصطلاحاتی هستند که برای چنین سیستم‌هایی به کار می‌روند.
امکانات کلی سیستم PMIS
- قابلیت سفارشی‌سازی متناسب با هر سبک کسب‌وکار
- مدیریت منابع انسانی و ارتباطات
- تعیین سطح دسترسی کاربران و اعضا
- آنلاین و تحت وب
- چند پروژه‌ای بودن و امکان سطح‌بندی و مدیریت چندین پروژه
- برنامه‌ریزی و زمانبندی پروژه‌ها و نمایش روند پیشرفت به تفکیک
- مدیریت هزینه‌ها و بودجه به تفکیک هر پروژه
- ارائه داشبوردهای سفارشی با امکان ریز شدن سطح به سطح
- ارتباط با ابزارهای کنترل پروژه نظیر پریماورا، پراجکت و اکسل
- امکان تعریف دانش مدیریت پروژه PMBOK
- ارائه امکانات وسیع در گفتگوها و تعاملات پروژه نظیر تالار گفتگو
- ثبت تایم شیت و رویدادهای پروژه و ارسال یادآور وظایف به اعضای تیم پروژه
- ارائه گزارشات کاربردی
- مدیریت اسناد و فایل ها و مستندات
در زمان خاتمه پروژه، سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژهPMIS برای بازبینی اهداف و بررسی روند اجرای وظایف مورد استفاده قرار می‌گیرند و برای تهیه گزارش نهایی خاتمه پروژه به آنها مراجعه می‌شود.
بنابراین مسلم است که یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه میبایست بتواند جریان حرکت اطلاعات پروژه را چه از سطوح اجرایی پایین نظیر سطح مجریان و پیمانکاران تا سطح مدیران استراتژیک یا مدیران هولدینگ و چه در زمینه‌های مختلف مرتبط با پروژه در تمامی سازمان‌ها و افراد ذینفع را کنترل کند.
سیستم PMIS برای چه سازمان‌هایی مناسب است؟
- سازمان‌هایی که به علت پراکندگی جغرافیایی، تنوع و پیچیدگی کار به ابزاری برای تجمیع و تحلیل اطلاعات نیاز دارند.
- سازمان‌های پروژه محور که نیاز دارند با کیفیت بیشتری به نظارت پروژه هایشان بپردازند.
- مدیریت بهینه و ارتباط بین سازمانی در پروژه‌ی بزرگی که کارفرما، مشاور و پیمانکار در سطوح مختلف دارد.
در تمامی این موارد سازمان ممکن است دارای ابزارهای کنترل پروژه باشد یا حتی دارای فرآیندهای استانداردی در حوزه مدیریت پروژه به صورت یک PMS دستی باشد.
ذکر این نکته در اینجا بسیار حائز اهمیت است که ابزارهای کنترل پروژه گاهی با ابزارهای مدیریت پروژه اشتباه گرفته می‌شوند. ابزارهایی در غالب نرم افزارهایی مثل اکسل، پریماورا، ام‌اس پراجکت.
PMBOK
عبارت PMBOK مخفف Project Management Body Of Knowledge و معروف‌ترین استاندارد جهانی در مدیریت پروژه است. مجموعه‌ای جامع از اطلاعات و دانش مدیریت پروژه است. به بیان دیگر زبان مشترک در مدیریت پروژه است.
PMISدر حوزه‌های گوناگون کسب‌وکار
ماهیت پروژه مستقل از نوع کسب‌وکار و صنعت است. بنابراین اغلب مفاهیم و امکانات یک PMIS می‌تواند در حوزه‌های صنعتی مختلف و در روشهای اجرایی متفاوت استفاده گردد. اما برای گرفتن نتیجه بهتر باید شرایط ویژه هر کسب‌وکار را درنظر گرفت.
ضمن اینکه بسیاری از سیستم‌های مدیریت پروژه این امکان را دارد که به پروژه های خاصی نظیر پروژه های EPC امکانات ویژه‌ای ارائه کنند.
درمجموع سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژه به برنامه‌ریزی، زمانبندی، بودجه و اجرای پروژه کمک شایانی کرده و در صورت طراحی صحیح می‌توانند ابزاری بسیار مفید و کاربردی در دست مدیران پروژه باشند.
صرف نظر از نوع خدماتی که کسب‌وکار شما ارائه می‌دهد، داشتن نرم افزار مدیریت پروژه مناسب می‌تواند تأثیر چشمگیری بر کسب‌وکار شما داشته باشد.
موفق باشید.