داشبورد مدیریت ابزار مدیران به روز

مدیریت یکی از مباحث مهم در هر سازمان است که با استفاده از مهارت‌های خود و به کمک ابزارهای مختلف، نقش مهمی را در هدایت سازمان به سمت اهداف و آرمان‌ها و خط مشی تعیین شده ایفا می‌کند. مدیر، ممکن است که مسئولیت قسمتی از سازمان و یا هدایت کل سازمان را برعهده داشته باشد. مدیران با استفاده از روشها و ابزارهای متنوعی اقدام به آنالیز مجموعه خود میکنند. یکی از این روشها، استفاده از داشبورد مدیریت می‌باشد که امروزه بسیار مورد توجه قرار گرفته و به ابزار مدیران به‌روز تبدیل شده است. انتقال پیامها و دریافت مفاهیم از طریق ابزارهای بصری، برای بسیاری از افراد جامعه روشی مناسب و دلپذیر است و ترجیح می‌دهند که آموزشها و اطلاعات مختلف را از طریق تصویر دریافت کنند. (به عنوان مثال، در همین شرایط کرونا، وضعیت شهرهای مختلف و نتایج تحقیقات، با استفاده از رنگ ها و بر روی نقشه به نمایش گذاشته می شود.)
داشبورد مدیریت چیست؟
داشبورد مدیریت (Management Dashboard) نمایش گرافیکی مهمترین اطلاعات سازمان در یک صفحه و به صورت یکپارچه و منظم است که به مدیران این امکان را می دهد که در یک نگاه و در سریع‌ترین زمان ممکن بر عملکرد سازمان آگاهی یابند. ابزاری قدرتمند و کارآمد که به مدیر کمک می‌کند تا در زمانی بسیار کوتاه‌تر از شیوه‌های سنتی، عملکرد سازمان را آنالیز کند و با توجه به شرایط مختلف تصمیمات مناسبی را اتخاذ نماید. نرم‌افزار داشبورد مدیریت اطلاعات پراکنده سازمانی را از بانک‌های اطلاعاتی مختلف دریافت و در یک صفحه گرافیکی و در قالب تصویر و نمودار مانند پنل داشبورد اتومبیل به صورت یک‌جا و طبقه بندی شده جلوی چشمان مدیران قرار می دهد. هر ابزار تصویری که بتواند اطلاعات مفید و کارآمد از عملکرد سازمان را ارائه کند، می‌تواند در داشبورد قرار بگیرد. قرار گرفتن این ابزارها در داشبورد مدیریت ممکن است که به صورت تکی و یا ترکیبی باشد. برخی از این ابزارهای مهم عبارت است از: نمودارها، جدول ها، داده های عددی، نتایج مطالعات موردی، تصاویر و….
داشبورد مدیریت بهترین نوع گزارش‌گیری برای مدیران سطوح بالای سازمانی است تا بینش کافی نسبت به همه جنبه‌های کسب‌وکار به منظور اتخاذ مهمترین تصمیات استراتژیک و بهبود مستمر سازمانی داشته باشند. تصمیماتی که مبتنی بر اطلاعات واقعی و دقیق و نمای کلی از سازمان شما است تا در بهترین زمان ممکن از تهدیدها جلوگیری و فرصت های جدید کشف کنند. در داشبورد مدیریت امکان سفارشی‌سازی و تغییر آن با توجه به نوع کسب‌وکار خود دارید و در هر زمان و مکان امکان دسترسی به آنها از طریق نسخه تلفن همراه یا پلتفرم وب مهیا می‌باشد. تحقیقات نشان می‌دهد مدیرانی که از گزارش های تصویری و شاخص های کلیدی عملکردی استفاده می‌کنند شانس رقابتی بیشتری در مقایسه با مدیران سنتی دارند.

       
ویژگی های یک داشبورد کارآمد
برای اینکه بدانیم یک داشبورد مدیریت مناسب و کارآمد است یا خیر، بایستی چندین ویژگی مهم آن را مورد بررسی قرار دهیم. برخی از این ویژگی‌ها عبارتند از:
• داده‌های داشبورد مدیریت که اساسی‌ترین بخش آن هستند، دقیق و کامل باشد. در این صورت است که اطلاعات و نتایج حاصل شده از آنها نیز قابل اطمینان می شوند.
• صفحه داشبورد به طور کامل جلو چشمان کاربر باشد. قطعاً، شما هم دوست دارید که همه اطلاعات در یک صفحه قرار بگیرند تا برای مقایسه چند داده با یکدیگر، مجبور به ورق زدن صفحات نباشید. اینگونه خستگی کمتری برای کاربر ایجاد می شود و با تمرکز بیشتری می تواند به بررسی داده‌ها ادامه دهد.
• بایستی که اطلاعات موجود در داشبورد مدیریت در عین سادگی نمایش، واضح و گویا باشند.
• بهتر است که داشبورد مدیریت، متناسب با شرایط و نیاز محیط کاری هر سازمان، طراحی شده باشد.
• چیدمان منوها، گزینه‌ها و ابزارهای مورد نیاز در داشبورد، به خوبی طراحی شده باشد تا کاربری آسان آن امکان‌پذیر شود.
مزایای داشبورد مدیریت
با گسترش فناوری و دستگاه‌های کامپیوتری، طراحی و اجرای داشبورد مدیریت در قالب نرم‌افزارها انجام می شود. بنابراین، یکی از ابزار مدیران به روز که همگام با توسعه‌یافتگی گام بر میدارند، داشبورد مدیریت است. این ابزار مفید، دارای مزایای بسیاری می باشند که توانمندی مضاعفی را برای مدیر به وجود می‌آورند. برخی از مزایای آن را به طور خلاصه در اینجا بیان می کنیم:
 داشبورد مدیریت یک منبع جامع از اطلاعات بخش‌های مختلف شرکت را جمع آوری و مختصر می کند.
 بصری بودن داشبورد مدیریت باعث می‌شود که در کوتاه‌ترین زمان و با یک نگاه ساده متوجه تغییرات و نتایج عملکردی شرکت بشویم.
 در بسیاری از موارد، بررسی موضوعات مختلف و یافتن پاسخ ابهامات موجود با انجام یک فیلتر ساده در تنظیمات داشبورد امکان‌پذیر می باشد.
انواع داشبورد مدیریت
به دلیل وجود تفاوت در ماهیت سازمان‌های مختلف و همین‌طور بخشهای گوناگون یک سازمان، تعریف یک داشبورد مشترک برای همه سازمان‌ها و بخش‌ها، کار معقولی به نظر نمی‌رسد. بنابراین، داشبورد مدیریت با توجه به شرایط محیطی مختلف و براساس اهداف خاصی طراحی می‌شود. در اینجا، توضیح چند نمونه رایج از داشبوردها را به طور مختصر آورده‌ایم:
 داشبورد عملیاتی: به طور کلی و ساده می توان کاربرد این نوع داشبورد را در بخش عملیاتی سازمان مشاهده نمود. از داشبورد عملیاتی در بخشهایی استفاده می شود که داده ها و نتایج فرآیندهای آن قسمت، مرتباً در حال به روز شدن هستند. در واقع، این نوع از داشبورد بایستی به صورت لحظه ای اطلاعات مربوط به تغییرات انجام شده را به روز کند و آمادگی پاسخ به مشکلات احتمالی را داشته باشد. به عنوان مثال، اگر اتفاقی برای یکی از عناصر خط تولید رخ داد، بتواند برنامه‌ای برای رفع هر چه سریعتر آن ارائه دهد. این عکس‌العمل سریع مستلزم آن است که داشبورد، حاوی اطلاعات جزئی‌تری از فعالیت مورد نظر باشد.
 داشبورد استراتژی: این نوع از داشبورد مدیریت، بر‌خلاف داشبورد عملیاتی نیاز به داده‌های بسیار جزئی و لحظه‌ای ندارد. بلکه بر اساس نتایج حاصل شده از گذشته و با توجه به هدف آینده برنامه‌ریزی می شود. به عبارتی ساده، تمرکز داشبورد استراتژی بیشتر بر این است که در کجا قرار داشته ایم و به کجا میخواهیم برسیم. مدیرها، بر اساس نتایجی که از بررسی این نوع داشبوردها حاصل میکنند، تصمیماتی را اعمال می دارند که سازمان از مسیر رسیدن به اهداف خود منحرف نشود.
 داشبورد تحلیلی: در این نوع از داشبورد مدیریت، مجموعه‌ای از اطلاعات کلی و جزئی قابل نمایش می باشند. البته، اولویت در نمایش اطلاعات با داده های جامع‌تر است ولی در صورت نیاز می توان به داده های جزئی‌تر نیز دسترسی داشت. در واقع، زمانی که از مشاهده اطلاعات کلی، سوالی در ذهن کاربر ایجاد شود که چرا این نتایج رخ داده است، به داده‌های ریزتر مراجعه می شود تا پاسخ آن پیدا شود. به عنوان مثال، پس از بررسی سود سالانه متوجه میشوید که مقدار سود مدنظر شرکت حاصل نشده است، در این صورت اطلاعات جزئی‌تر که احتمال میرود در این عدم موفقیت موثر بوده اند، مورد بررسی قرار می گیرند تا اینکه پاسخ صحیح به دست آید.
به طور کلی داشبورد مدیریت، باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها و منابع مختلف می‌شود و در نتیجه، سودآوری بیشتری را به همراه خواهد داشت. بنابراین، داشبورد یکی از ضروری‌ترین ابزار موردنیاز مدیران امروزی در سیستم مدیریت نوین می‌باشد که اهمیت استفاده از آن، روزبه‌روز ملموس‌تر می شود. در پایان، امیدواریم که مطالب گفته شده برای شما نیز مفید واقع شود و بتوانید با بهره‌گیری از آن، گامی بلند در جهت تحقق اهداف مجموعه خودتان بردارید.