مقدمه
برنامه‌ریزی منابع سازمانی یا ERP سیستم‌هایی هستند که همه منابع سازمانی از جمله منابع مالی، سرمایه انسانی، کالا، تجهیزات، ماشین آلات، تولید و سایر منابع را به شکل فرآیندمحور و یکپارچه مدیریت می کنند و همچنین ابزار و امکانات موردنیاز را به منظور برنامه‌ریزی برای استفاده بهینه‌تر فراهم می نمایند.ERP یک راه حل نرم‌افزاری است که با ایجاد یکپارچگی بین قسمت‌های مهم و مختلف سازمان به کاهش مستقیم و غیرمستقیم هزینه ها و به خلق فرصت‌های افزایش درآمد و افزایش اثربخشی کسبوکارها می انجامد.
استفاده از ERP دارای مزایا و منافع زیادی برای سازمان است و ویژگی‌هایی دارد که اثرات مثبت بسیاری بر روی بهبود مدیریت شرکت دارد که در ادامه به این ویژگی ها پرداخته می شود.
مهمترین ویژگی‌های ERP
• یکپارچه شدن اطلاعات در یک پایگاه داده
نرم افزار ERP به گونه‌ای طراحی شده که داده‌های متفاوت یک سازمان اعم از مدیریت مالی، حسابداری، فروش، منابع انسانی، انبار و …. را در یک بانک اطلاعاتی یکپارچه نموده و ثبت داده‌ها به صورت اصولی و پیوسته صورت گرفته و تکراری نمی باشد. یکپارچه‌سازی سیستم‌های اطلاعاتی ERP رویه‌ای است برای اتصال برنامه‌های کاربردی با سایر برنامه‌ها تا از چندباره واردکردن اطلاعات پرهیز شود. سازمان‌هایی که پیش از این اطلاعات سیستم‌های نرم‌افزاری خود را به صورت جزیره‌ای در پایگاه داده‌های جداگانه‌ای ذخیره می‌کردند با وجود سیستم نوین ERP همه اطلاعات تنها یک بار آن هم در یک بانک اطلاعاتی مشترک بین همه فرآیندها ذخیره و استفاده می شود. همچنین فرآیندمحوری از امتیازات برجسته سیستم مدیریت منابع سازمانی است. یکپارچگی سیستم‌های اطلاعات به افزایش مزیت رقابتی و بهره‌وری سازمان‌ها و کاهش هزینه‌ها و ارائه خدمات یکپارچه به مشتریان کمک شایانی می کند.
• اطلاعات بهنگام و لحظه‌ای از کل سازمان
از مزایای یکپارچگی سیستم ERP دسترسی سریع اطلاعات در سازمان و ثبت درلحظه اطلاعات به جهت کمک به گزارش‌گیری مدیران برای تصمیم‌گیری های استراتژیک سازمانی است.
• بکارگیری تجارب موفق دیگر سازمان ها
در نرم‌افزارهای ERP تجربه‌های موفق در سراسر جهان جمع‌آوری شده و به صورت کامل در هر بار استفاده و پیاده‌سازی در اختیار مشتریان قرار می گیرد و متناسب با شرایط ویژه هر مشتری عمل می‌نمایند. به‌همین‌ترتیب تجربه‌های به دست آمده از مشتریان جدید نیز در این نرم‌افزارها استفاده و پیاده‌سازی می‌گردد و در اختیار عموم مشتریان قرار داده می شود.
• منعطف بودن
نرم‌افزارهای ای آر پی قابلیت هماهنگی و تطابق با تغییرات به وجود آمده در کسبوکارها را دارند. در واقع این نرم‌افزارها به صورت سفارشی و شخصی‌سازی شده در اختیار هر شرکت و یا سازمان قرار می گیرند و به همین دلیل دارای انعطاف‌پذیری بالایی در پاسخ به نیازهای کسبوکارها و کمک زیادی به مدیران ارشد می باشند.
• دارای خاصیت ماژولاری
نرم‌افزارهای ای آر پی دارای خاصیت ماژولاری هستند و این بدان معنی است که این نرم‌افزارها دارای اجزایی هستند که به شکل مستقل از هم کار می کنند و در صورت اختلال در یک جزء از آن، بقیه قسمت‌ها بدون اشکال و تغییر جدی می توانند به کار خود ادامه دهند و این ویژگی‌ها در نرم‌افزار جهت رفع اشکالات و پشتیبانی نرم افزارهای سنتی مورد توجه قرار گرفته است.
• برقراری ارتباط با خارج از سازمان
نرم‌افزارهای ای آر پی امکان تعامل و ارتباط مستقیم با افراد خارج از سازمان همچون تأمین‌کنندگان و مشتریان را دارند. در واقع افراد خارج از سازمان به وسیله دسترسی مستقیم به این نرم‌افزار قادر هستند افزون بر انجام عملیات خود در رابطه با سازمان اطلاعات و گزارش های مربوط به خود را نیز کسب نمایند. در شکل پیشرفته این نرم‌افزار امکان برقراری اتصال به شکل آنلاین با پایگاه داده سایر سازمان‌ها وجود داشته و ارتباطات و اطلاعات مطمئن‌تری به دست می آورد.
افزون بر ویژگی‌های ذکر شده نرم‌افزارهای ای آر پی دارای ویژگی‌های دیگری چون حذف دوباره‌کاری، کاهش حجم کارهای روزمره، بهینه نمودن استفاده از منابع، برخورداری از محیطی توانمند و کاربر پسند، دسترسی سریع و آسان به اطلاعات و گزارش های سیستمی یکپارچه و قابلیت انطباق با قوانین و مقررات کشورهای مختلف را دارند.
مهمترین تاثیرات استفاده از ERP در سازمان ها
پیاده‌سازی و استفاده از نرم‌افزارهای ERP موجب ایجاد تغییرات استراتژیک و فراتر از بهبود و اصلاح در وضعیت فعلی شرکت می شود. در واقع چشم انداز این نرم افزار به صورت بلند‌مدت بوده و هدف آن ایجاد توانمندی در کسب‌وکار در حوزه‌های متفاوت سازمان شما می باشد. بکارگیری ای آر پی دارای امتیازات برجسته‌ای در ابعاد و حوزه‌های گوناگون شرکت و سازمان است که در ادامه به برخی از آن ها اشاره می شود.
• دستاوردهای ERP در حوزه استراتژیک سازمان‌ها
نظام‌مند نمودن شیوه انجام فرآیندهای کاری
کمک به دستیابی به مزیت های رقابتی به وسیله بهبود فرآیندها
هماهنگی به صورت سریع‌تر با تغییرات خارج سازمانی
استفاده و بکارگیری از فناوری‌های به روز و مدرن همچون وب، یکپارچگی، گردش کار و…
توسعه زیرساخت ها به جهت ورود به کسب‌وکارهای الکترونیکی
تسهیل و کمک به توسعه سیستم‌ها و تکنولوژی‌های جدید
ایجاد یک نگرش فرآیندمحور و سیستمی در شرکت و سازمان
یکپارچه‌نمودن اطلاعات سازمان و ایجاد هماهنگی بین اطلاعات سازمان
• دستاوردهای ERP در حوزه عملیاتی
ایجاد بهبود در کیفیت مربوط به اطلاعات و همچنین سرعت دستیابی به اطلاعات
به‌روز و به‌هنگام بودن اطلاعات عملیاتی و مالی
بهینه‌سازی و سازماندهی شیوه های وارد نمودن داده در سیستم
مدیریت سفارشات و تدارکات
کاهش زمان مربوط به تحویل و همچنین توزیع کالا و به تبع آن کاهش هزینه های مربوط به انبارداری
کاهش هزینه های مربوط به نگهداری و تعمیرات
بهینه‌نمودن مدیریت اموال، تجهیزات و ماشین‌آلات
ایجاد بهبود در زیرساخت های مربوط به گزارشگری مالی
افزایش در راندمان کاری پرسنل
انجام کارها به شیوه صحیح و کم شدن دوباره‌کاری
کاهش در هزینه‌های مربوط به پردازش اطلاعات
بهبود در تعاملات و ارتباطات با مشتریان، پیمانکاران و تأمین‌کنندگان
• دستاوردهای ERP در حوزه فنی
دسترسی ایمن و سریع به اطلاعات
کاهش در حجم آموزش‌های موردنیاز
ایجاد یکپارچگی به صورت کامل میان سیستم‌ها
به‌کارگیری بستر وب و شبکه
امکان مدیریت نمودن گردش‌کار
قابلیت منطبق شدن با استانداردهای جهانی
برخورداری از قابلیت پیکربندی مربوط به امکانات
ERP با تمام این مزایا و ویژگی‌ها به عنوان ابزار کار در دست مدیران می تواند مدیریت را در همه ابعاد سازمانی بهینه سازد و سازمان شما را پیشتاز بازار کند. شرکت مشاورین «پگاه‌سیستم» با نزدیک دو دهه حضور موفق در بازار نرم‌افزار ایران توانسته یک از بهترین سیستم‌های مدیریت منابع سازمانی (ERP) متناسب با کسب‌وکار ایرانی را با تمام ویژگی‌هایی که ذکر کردیم، روانه بازار کند و استقرار موفق و رضایت مشتریان ما موید این ادعاست. برای مشاهده دموی نرم‌افزارهای «پگاه‌سیستم» با واحد فروش تماس حاصل فرمائید.