مقدمه
همه کسبوکارها مایلند امور جاری سازمان خود را با سرعت و
دقت بالا به انجام برسانند. نرم‌افزار اتوماسیون اداری به‌عنوان یک راه‌حل برای
اتوماتیک‌کردن بخش‌های مختلف فرآیندهای اداری در اختیار کسبوکارها قرار دارد. این
سیستم نقش برجسته‌ای در افزایش سرعت و دقت انجام مکاتبات و پیگیری‌ها در سازمان
دارد.
ابزاری کاربردی برای گردش کارها در سازمان‌ها و مدیریت
مکاتبات و مستندات که در اختیار تمام کارکنان ستادی و عملیاتی سازمان قرار می‌گیرد. نرم‌افزار اتوماسیون‌اداری
با ایجاد یکپارچگی و ارتباط اطلاعاتی با سایر نرم‌افزارها و گردش کارها در یک
جریان کاری به‌هم پیوسته عمل می‌کند.
رویکرد نرم‌افزار اتوماسیون‌اداری فرآیندی یکپارچه با کمک به‌روزترین فناوری تولید
نرم‌افزار است.
در این مقاله قصد داریم به معرفی این سیستم و ویژگی‌های آن
بپردازیم، از شما دعوت می‌کنیم تا پایان این مقاله با ما همراه باشید.
سیستم اتوماسیون‌اداری چیست؟
نرم‌افزار اتوماسیون‌اداری (Office Automation) وظیفه جمع‌آوری و ذخیره و توزیع مستندات اداری به صورت الکترونیکی برای انجام فرآیندهای اصلی سازمان را برعهده دارد. اتوماسیون‌اداری یا به‌عبارتی خودکارسازی اداری یک سیستم رایانه‌ای است که پیام‌های الکترونیکی و فرم‌های اداری بین افراد و تیم‌ها را ایجاد و کنترل می‌کند.
مجموعه‌ای از روش‌های کاری، اعم از نرم‌افزار و سخت‌افزار کامپیوتری و تمام ابزارها و روش‌هایی برای مدیریت فعالیت‌های نوشتاری، دیداری و شنیداری است. همچنین تصویربرداری از مستندات کاغذی و فیزیکی، دفترچه تلفن، تقویم و نرم‌افزارها و ماژول‌های مکمل از دیگر امکانات این سیستم پرکاربرد اداری است.
مهمترین وظایف سیستم اتوماسیون اداری
انجام مکاتبات رسمی با سایر سازمان‌ها دریافت و ارسال نامه و گردش نامه‌ها، فرم‌ها و کارها در کارتابل براساس ارجاعات از اصلی‌ترین وظایف سیستم است. همچنین انجام امور سازمانی نظیر مدیریت جلسات و قرارها و مدیریت وظایف، پیام‌ها و گزارش کار از اولویت‌های این نرم‌افزار است. با اجرای صحیح سیستم اتوماسیون‌اداری سازمان به یک مجموعه فرآیندگرا ساختاریافته و هدفمند مبدل خواهد شد.
با اتوماسیون اداری مدیران می‌توانند بهره‌وری و کارایی کارکنان را نظارت و مدیریت بهتری کنند. مدیریت زمان ارتقا می‌یابد و کارهای بیشتری در زمان کمتری پیگیری و بررسی می‌شود. مدیران می‌توانند مقدار و کیفیت و سرعت کارهای انجام شده را محاسبه و گلوگاه‌ها را تشخیص و فرآیندها را اصلاح کنند.
کارکنان سازمان این امکان را دارند که وظایف محوله را در کارتابل الکترونیک خود دریافت و اولویت‌بندی کنند. دستورات به‌صورت شفاف به کارکنان ارسال و زمان مناسب برای اقدام و پاسخ‌گویی مشخص می‌شود. پرسنل می‌توانند در اصلاح فرآیندها مشارکت داشته و در ایجاد سازمانی یکپارچه، هوشمند و منعطف پویا باشند.
بخش‌های کلیدی سیستم
سیستم شامل بخش‌های مختلفی است که هر کدام گوشه‌ای از فرآیندها و فعالیت‌های یک سازمان را پوشش می‌دهد.
کارتابل
نرم‌افزار اتوماسیون‌اداری با کارتابل ساده و حرفه‌ای و تحت‌وب، نقش دستیار مدیران سازمان را ایفا می‌کند. یکی از ویژگی‌های سیستم اتوماسیون‌اداری تحت وب برای مدیران و کاربران این است که در هر شرایطی بتوانند به کارتابل خود دسترسی داشته باشند. این سیستم نیاز به دسترسی به اطلاعات را برای سازمان‌هایی با چندین شعبه با پراکندگی جغرافیایی را مرتفع می سازد. از قسمت‌های دیگر سیستم می‌توان به سامانه ارسال پیامک، صندوق پیام‌ها، پرتابل دریافت و ارسال ایمیل و فکس اشاره کرد.
دبیرخانه
از اصلی‌ترین بخش‌های سیستم و محور اولیه اتوماسیون‌اداری است. به‌نوعی می‌توان گفت نرم‌افزار اتوماسیون‌اداری تکامل یافته سیستم دبیرخانه است که طیف گسترده‌ای از فعالیت‌های سازمانی و برون سازمانی را مدیریت می‌کند.
شامل ابزارهای سخت‌افزاری ورودی و خروجی مثل اسکنر، پرینتر، قلم نوری، فکس، مودم، دفترچه تلفن، ایمیل سرور و… است. فرآیندهای ثبت نامه، ارجاع، بایگانی و نیز فعالیت‌های اسکن مدارک و ثبت اندیکاتور و گردش نامه و امضاء در این قسمت انجام می‌شود.
مدیریت جلسات و قرارها در اتوماسیون اداری
برنامه‌ریزی قرارهای کاری و جلسات و پیگیری و مدیریت آنها و نگهداری مستندات مربوطه از دیگر بخش‌های مهم اتوماسیون اداری است. همچنین تقویم کاری و تقویم مدیریت جلسات و قرارهای کاری و مدیریت پروژه‌ها در این بخش قرار دارد.
آرشیو الکترونیک
به مرور زمان و با افزایش حجم مستندات سازمان، نیاز به بایگانی آنها به‌وجود می‌آید. سیستم‌های اتوماسیون‌اداری علاوه بر نگهداری و دسته‌بندی اسناد سازمان در بخشی به نام آرشیو الکترونیک، امکان جستجو و بازیابی آسان را نیز فراهم می‌کند.
فرم‌سازها
یکی از مهمترین بخش‌های اتوماسیون‌اداری فرم‌ها هستند. این ماژول وظیفه طراحی فرم‌های سازمانی و گردش آنها را در قالب جریان کاری تعریف شده را دارد. طراحی و ثبت و نگهداری و بازیابی این فرم‌ها کلاً در سیستم اتوماسیون‌اداری مدیریت می‌شود.
ارتباط برون سازمانی در اتوماسیون اداری
امکان ارائه خدمات به مشتریان نظیر ارسال و پیگیری درخواست‌ها و کارهای اداری برون سازمانی با فراهم‌آمدن بسترهای جدید ارتباطی و کامپیوتری امکان‌پذیر شده است. این امکان همچنین برای ارباب رجوع و رهگیری مکاتبات در بیرون سازمان میسر گردیده است.
ارتباط و یکپارچگی با سایر نرم‌افزارهای سازمان
این روزها سازمان‌ها به دنبال سیستم‌سازی کسب‌وکار و تهیه و پیاده‌سازی نرم‌افزارهایی هستند تا یک سازمان الکترونیک تحت‌وب یکپارچه و فرآیندگرا داشته باشند. از طریق این سیستم هر یک از نرم‌افزارهای سازمان گزارشات و فرم‌های خود را به کارتابل مدیران مربوطه در سیستم اتوماسیون‌اداری ارسال می‌کنند.
پیاده‌سازی اتوماسیون‌اداری در سازمان‌های با شعب مختلف
پیاده‌سازی سیستم هم به‌صورت متمرکز و هم به صورت گسترده برای هلدینگ‌هایی با یک دفتر مرکزی و چندین شعبه در سطح کشور امکان‌پذیر است. با امکان داشتن چندین دبیرخانه محیط سیستم برای کاربران دفتر مرکزی متفاوت و مستقل از شعبات است. سطح دسترسی کاربران و ساختار سازمانی توسط دفتر مرکزی تعریف و مدیریت می‌شود.
خدمات و ویژگی‌های یک سیستم خوب اتوماسیون اداری
- ذخیره و بازیابی اسناد و مدیریت اطلاعات و مستندات اداری درون و برون سازمانی
- قابلیت تحت وب بر روی انواع مرورگرها و سیستم عامل‌ها
- برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات و مدیریت قرارهای کاری
- کمک به اصلاح و بهینه‌سازی و ساده‌سازی فرآیندها و رویه‌های جاری
- مکانیزه‌کردن مکاتبات سازمانی از طریق موتور گردش فرم‌ها، نامه‌های داخل و خارج یک سازمان
- کنترل و پیگیری دقیق و زمان‌بندی شده بهتر کارهای جاری سازمان
- محیط کاربری ساده و زیبا و حرفه‌ای و کاربرپسند برای همه با کمترین آموزش
- کنترل و محدودسازی برای حفظ محرمانگی اسناد با امکان تعریف سطح دسترسی کاربران
- امکان یکپارچه‌شدن و اتصال به سایر سیستم‌های سازمان
- قابلیت انجام تمام کارهای اداری با دسترسی آنی و بدون محدودیت زمانی و مکانی
- صرفه‌جویی در منابع، وقت و نیروی انسانی و کمک به کاهش هزینه‌ها و به‌تبع آن افزایش سود سازمان
- حذف کاغذ در سازمان و کمک به حفظ درختان و محیط زیست
- امکان نگهداری اسناد با امنیت بیشتر و فضای کمتر و امکان بازیابی آسان
- کاهش حداکثری خطاهای انسانی و کاهش وقفه در کارها
- شفاف‌سازی مراحل گردش اسناد و مدیریت بهتر بر کم و کیف عملکرد کارکنان
- امکان پایش فعالیت‌های سازمان و تهیه گزارشات متنوع مدیریتی
- آزاد شدن زمان برای مدیران جهت کارهای سازنده‌تر و ایده‌پردازی
- مدیریت بهتر کارکنان خصوصاً برای سازمان‌های بزرگ و متوسط
- امکان گزارش‌گیری براساس دیتای دقیق و حقیقی و کمک به تصمیم‌گیری‌های صحیح استراتژیک
- کنترل ورود و خروج کارکنان، پاداش، مرخصی و ارتقا
- مشاهده همه وظایف کارمندان و نظارت دقیق بر عملکردها
- بایگانی مکاتبات مطابق با ساختار دلخواه و دسترسی سریع به سوابق مکاتبات
- بهبود ارتباطات میان اعضای تیم و افزایش مسئولیت‌پذیری و کاهش اهما‌ل‌کاری کارکنان
ایراداتی که به اتوماسیون‌اداری وارد است!
اتوماسیون اداری همانند هر فناوری نوینی دارای معایب خاص خودش است و استفاده از آن مانند هر تکنولوژی جدیدی خالی از چالش و مشکل نیست. برای مثال قطع اینترنت یا مشکلات سخت‌افزاری یا اشکال در سرورها سبب ایجاد وقفه در کارها می‌شود. همچنین نداشتن دستورالعمل و استاندارد واحد برای استفاده از سیستم اتوماسیون سبب اعمال سلیقه شخصی افراد می‌شود. در چنین وضعیتی سیستم خود به تنهایی به عامل بی‌نظمی تبدیل می‌شود، ولی با این وجود برای همه این مشکلات راهکارهایی وجود دارد. حتماً در خرید نرم‌افزار به قابلیت‌ها و امکاناتی که سیستم در اختیار کسب‌وکار شما قرار می‌دهد دقت کنید تا مانع هدر رفت منابع مالی سازمان شوید.
استقرار و پیاده‌سازی و پشتیبانی نرم‌افزار
یکی از مواردی که در اجرای موفقیت‌آمیز اتوماسیون‌اداری نقش پررنگی دارد، کیفیت خدمات استقرار و پیاده‌سازی سیستم و آموزش و پشتیبانی پس از نصب است. تیم استقرار باید به شناخت دقیقی از ساختار سازمانی و فرآیندها دست یابد، تا بتواند اولویت‌ها را در پیاده‌سازی مدنظر قرار دهد.
استفاده حداکثری از قابلیت‌های این سیستم نرم‌افزاری و بهینه‌سازی فرآیندها درکنار کارشناسان و کارکنان سازمان یکی از اهداف پیاده‌سازی و پشتیبانی موفق به‌شمار می‌رود.
نرم‌افزارها و ماژول‌های مکمل سیستم اتوماسیون اداری
نرم‌افزار دبیرخانه تحت‌وب و تحت ویندوز – کارتابل الکترونیک نسخه موبایل – نرم‌افزار حرفه‌ای فرم‌ساز – ماژول‌های تابلوی اعلانات، تقویم، دفترچه تلفن، مدیریت قرارها و جلسات، مدیریت وظایف و…
مقالات پیشنهادی:
کلام آخر
داشتن سازمانی چابک و انعطاف‌پذیر، سیستمی و فرآیندگرا و البته بدون کاغذ آرزوی هر مدیری است. این سیستم چنانچه به‌درستی پیاده‌سازی و اجرا شود، باعث افزایش بهره‌وری فعالیت‌ها و نظارت بهتر بر عملکرد کاری سازمان خواهد شد.
یکی از مهمترین ویژگی اتوماسیون اداری تحت وب قابلیت سازماندهی فرآیندها و امکان پیگیری آسان و تسریع در مکاتبات اداری است. بسیار حائز اهمیت است که سیستم قادر باشد مدل‌های مختلف گردش مستندات در سازمان را تعریف کند. همینطور دستورالعمل‌هایی مثل ایزو یا هر روال دیگری را بتواند به‌راحتی تعریف و اجرا کند.
از نرم‌افزارهای اتوماسیون‌اداری مطرح دنیا می‌توان به نرم‌افزارهای زیر اشاره کرد:
StarOffice– orel WordPerfect – AppleWorks– Microsoft Office Sun
افزایش بهره‌وری و سرعت انجام امور جاری سازمان‌ها مستلزم داشتن یک سیستم اتوماسیون‌اداری تحت وب است. سیستم تحت‌وب با حذف بروکراسی کاغذی و با سرعت و امنیت بالا و در هر موقعیت زمانی و مکانی می‌تواند بهترین انتخاب برای سازمان‌ها باشد.
این سیستم با قابلیت و امکانات فوق‌الذکر با گذشت زمان توسعه یافته و دراختیار سازمان‌های بزرگ و کوچک دولتی، صنایع، تولیدی، بازرگانی، خدماتی و… قرار گرفته است. شرکت‌های دانش‌بنیان نرم‌افزاری در ایران با بهره‌گیری از به‌روزترین فناوری‌ها و با کاربری ساده و امنیت بالا این سیستم را تولید و دراختیار سازمان‌ها قرار داده‌اند. باتشکر