آيتم هاي زيادي وجود دارند که مي توانند در توسعه برندينگ شخصي شما کمک کنند. مواردي مثل لباس، شماره تلفن همراه، مدرک تحصيلي، وب سايت شخصي، توانايي هاي کلامي و ارتباطي و بسيار چيزهايي از اين دست که معمولا بسيار هزينه بردار است. حال اين هزينه مي تواند مالي باشد، زماني و يا حتي اعتباري باشد ولي در کنار اين موارد مي توان به خرده اِلمان هاي مختلفي اشاره کرد که نسبت به ساير گزينه هاي اين ليست اگرچه هزينه بسيار کمي دارد اما به اين دليل که مورد توجه همه نيست معمولا مي تواند در صورت استفاده درست از آن تاثيري به مراتب بيشتر از آنچه احساس مي شود، ايجاد کند.
امضاي ايميل يکي از اين واژگان کمتر شناخته شده است که در بهبود ارتباطات ايميلي و اينترنتي مي تواند نقش سازنده اي بازي کند.
امضاي ايميل از جمله قابليت هاي تمامي سرويس دهنده هاي معتبر ايميل مثل جي ميل و ياهو است که کمتر مورد استفاده همگاني قرار گرفته است و دقيقا به همين دليل استفاده مناسب از آن مي تواند در القاي احساس کارآمدي و منظم بودن به طرف مقابل مفيد باشد.
امضاي ايميل که در انتهاي ايميل ها و به طور خودکار درج مي شود هرچند نام و کاربرد خود را از امضاي پاي نامه هاي رسمي گرفته است اما وجه قانوني ندارد و صرفا براي اطلاع رساني است.
در تقسيم بندي ساده مي توان امضاي ايميل را به سه دسته تقسيم کرد.
امضاي ايميل شخصي
در اين مدل شخص تنها به درج اطلاعات شخصي، عکس و احتمالا نمونه امضاي خود بسنده کرده و تمرکز روي خود شخص است. اين ايميل معمولا با سرويس دهنده هاي عمومي يا وب سايت شخصي ساخته مي شود. اين ايميل مي تواند حاوي لينک به شبکه هاي اجتماعي مختلف باشد و براي کارهاي شخصي فرد مورد استفاده قرار گيرد.
امضاي ايميل شخصي-شرکتي
اين ايميل که بايد توسط دامين شرکتي ساخته شود تاکيد بيشتري در نقش سازماني فرد دارد و براي ايميل هاي سازماني استفاده مي شود. در اين نوع امضاي ايميل لوگوي شرکت در کنار عکس فرد به همراه اطلاعات تماسي شرکتي و سمت شخص درج مي شود. در اين نوع ايميل بهتر است تنها به درج لينک شبکه هاي اجتماعي کاري مثل لينکدين اکتفا کرد.
امضاي ايميل شرکتي
اين مدل امضاي ايميل بيشتر براي اطلاع رساني هاي عمومي کاربرد دارد شامل لوگو، شماره تماس شرکت و لينک شبکه هاي اجتماعي مختلف شرکت است و معمولابا نام info يا no-reply ساخته مي شود.
در کنار اين بايدها، نبايدهايي نيز وجود دارد که رعايت نکردن آن مي تواند اثرات سويي بر امضاي ايميل ايجاد کند.
اگر عکس هاي خود را در هاست ايميل خود قرار ندهيد، ريسک بزرگي را متحمل شده ايد. در اين حالت ممکن است بعضي سرورهاي دريافت کننده ايميل عکس ها را به عنوان فايل ضميمه شناسايي کنند و در امضا نمايش ندهند. همچنين آپلود عکس در يک سرور نامطمئن ممکن است با خطر از دست رفتن دائمي يا موقت عکس به خصوص براي ايميل هاي ارسال شده همراه باشد.
بهتر است از فونت هاي عمومي استفاده کنيد که در سيستم عامل ها و دستگاه هاي مختلف موجود باشد چون در غير اين صورت با تغيير خودکار فونت توسط مرورگر ممکن است طراحي و قالب بندي هاي امضاي ايميل به طور کامل به هم بريزد.
استفاده از فونت هاي بسيار يکي ديگر از اشتباهات بزرگ است. سازگاري، هماهنگي و البته سادگي امضا، ايميل را شيک، امروزي، تميز و مرتب نشان مي دهد. به جز زماني که صاحب يک مهد کودک هستيد از فونت هاي بامزه استفاده نکنيد. به جاي استفاده از نام شبکه هاي اجتماعي بيشتر از لوگوي آنها استفاده کنيد، اين کار بر سادگي طرح مي افزايد. اگر شما سبز، آبي، صورتي، نارنجي، بنفش و زرد را دوست داريد، اين عالي است اما به اين معني نيست که بايد از همه آنها در امضاي ايميل خود استفاده کنيد. با توجه به روانشناسي رنگ ها يکي را انتخاب کنيد و براي متن ها نيز از رنگ تيره تر آن يا خاکستري يا مشکي استفاده کنيد. البته اينها در شرايطي است که مي خواهيد امضاي ايميل شما حرفه اي و مناسب به نظر برسد.
بعد از اتمام طراحي نياز است فايل نهايي را به سرورهاي ايميل مختلف ارسال کنيد و با گجت هاي متنوع آن را تست کنيد که کدهاي آن دچار مشکل در نمايش نباشد. در غير اين صورت مخاطب شما ممکن است نسخه اي بسيار متفاوت و ناخوانا را دريافت کند.
عکس هاي استفاده شده در ايميل خود را نهايتا به دو مورد ختم کنيد. عرض و ارتفاع عکس ها بهتر است از 250 پيکسل بيشتر نباشد و حجم آنها نيز در حالت بهينه اي باشد.
تحت هيچ شرايط به امضاي خود فايلي را ضميمه نکنيد و به جاي آن از لينک دانلود از سايت شخصي خود استفاده کنيد. واداشتن افراد به دانلود اطلاعات موجب ناراحتي مخاطب شده و تاثير امضاي ايميل را مي کاهد.
هرچند استفاده از کدنويسي براي ساخت امضاي ايميل مي تواند کمي سخت جلوه کند، اما مزاياي آن به نسبت استفاده از تنها يک عکس سراسري که قابليت اتصال تنها به يک لينک را دارد بسيار بيشتر از هزينه آن است.
در امضاي ايميل خود جملات طنز و اصطلاحات خود را به کار نبريد، مگر اينکه يک نويسنده باشيد، زيرا ممکن است موجب رنجش مخاطبان شود. البته مي توانيد از شعار سازماني شرکت در ايميل شرکتي خود استفاده کنيد.