مقدمه
کمتر کسی است که برای ذخیره داده‌ها و تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی یا انجام عملیات ریاضی از اکسل استفاده نکرده باشد. Excel یک نرم‌افزار کاربردی و بسیار محبوب مجموعه Office است که می‌تواند بسیاری از کارهای شخصی، اداری و مالی را به نتایج دلخواه برساند.
نرم‌افزار قدرتمندی که برای محاسبات ریاضی، آماری، مدیریت داده‌ها و ساخت جداول و نمودارها بسیار کارآمد و موفق عمل می‌کند. بسیاری از عملیات مرتبط با تجارت و امور مالیاتی مورد استفاده کسب‌وکارها با این نرم‌افزار به‌راحتی قابل انجام است.
قابلیت‌های نرم‌افزار Excel و سهولت یادگیری و استفاده از آن، این نرم‌افزار را به یکی از بهترین ابزارهای حوزه کسب‌وکار مبدل کرده است. از شما دعوت می‌کنیم تا پایان مقاله با ما بمانید تا شما را با کارکردهای این نرم‌افزار برای کسب‌وکارهای کوچک آشنا کنیم.
معرفی نرم‌افزار Excel
Excel یک نرم‌افزار صفحه گسترده یا Spreadsheets و یکی از مهارت‌های هفتگانه ICDL از نرم‌افزارهای مجموعه آفیس است. Excel محصول شرکت مایکروسافت و نزدیک به چهاردهه به‌عنوان یک برنامه حسابداری برای مدیریت کسب‌وکار و تجارت، توسط این شرکت توسعه داده شده است.
این نرم‌افزار در نسخه‌های ویندوز، مک، اندروید و iOS منتشر شده و افراد با هر سیستم عاملی به آن دسترسی دارند. از این نرم‌افزار برای محاسبات ریاضی و آماری و تهیه نمودار استفاده می‌شود. Excel داده‌ها را سازماندهی و مدیریت کرده و به‌سرعت و سادگی با فرمول‌ها و توابع پیشرفته انواع محاسبات ریاضی پیچیده را انجام می‌دهد.
مهمترین کاربردهای اکسل
کاربردهای نرم‌افزار Excel زیاد و تقریباً نامحدود است. ساخت برنامه‌های ساده حسابداری برای کسب‌وکارهای کوچک، وارد کردن و دسته‌بندی داده‌های کمی و کیفی و انجام محاسبات وقت‌گیر پیچیده ریاضی از کاربردهای Excel است. رسم نمودارها و جداول تحلیلی با کمک ابزارهای گرافیکی و فرمول‌نویسی، این نرم‌افزار را به یکی از جذاب‌ترین و کاربردی‌ترین نرم‌افزارها تبدیل کرده است.
از امور بسیار ساده نظیر لیست هزینه و درآمد شخصی تا عملیات پیچیده سازمانی نظیر داشبورد مدیریت به‌راحتی توسط نرم‌افزار اکسل قابل پیاده‌سازی است. از قابلیت‌های اصلی Excel این است که با کمک فرمول‌ها و توابع پیشرفته، به آسانی می‌توانیم محاسبات دقیق و پیچیده را خروجی بگیریم. با کمک کدنویسی ویژوال بیسیک، نرم‌افزار Excel می‌تواند به یک ابزار حرفه‌ای تحلیل داده و گزارش‌گیری تبدیل شود.
ایجاد نمودارها و جداول مختلف، آنالیز داده‌ها، مدیریت موجودی، تحلیل رفتار مشتریان، برنامه‌ریزی مالیاتی، مدیریت پروژه و قدرت پیش‌بینی از عمده‌ترین قابلیت‌های این نرم‌افزار است.
به‌طورخلاصه از کاربردهای اصلی Excel که در زندگی و محیط کار استفاده می‌شود، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ورود، ذخیره و سازماندهی داده‌های کسب‌وکار
- انجام عملیات ریاضی روی داده‌ها
- آنالیز داده‌های تجارت
- گزارش کمی و کیفی عملکردهای کارکنان
- حسابداری و مدیریت حساب
- مدیریت اداری و اطلاعاتی شرکت
- مدیریت پروژه و گزارش وضعیت پیشرفت پروژه
- مدیریت اطلاعات مشتریان فروش و بازاریابی
- محاسبه هزینه‌ها و نحوه تخصیص منابع
- ایجاد داشبوردهای مدیریتی و گزارش‌های تحلیلی و مقایسه‌ای
- انجام محاسبات شخصی مثل محاسبه ماهانه دخل و خرج زندگی
- انجام حسابداری برای ساختمان مسکونی، فروشگاه و…
مزایای نرم‌افزار Excel
از مهمترین مزیتهای نرم‌افزار Excel می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- توسعه نرم‌افزار با کمک برنامه‌نویسی به زبان Visual Basic
- امکان برقراری ارتباط با سایر نرم‌افزارهای مجموعه آفیس و نرم‌افزارهای سازمانی
- توانمند و هوشمند در تجزیه و تحلیل داده‌ها و اطلاعات ورودی
- قابلیت استانداردسازی و تدوین فرآیندها
- قابلیت ساخت نمودار، گراف و تهیه گزارشات متنوع
- قابلیت کلان‌نویسی و سرعت بخشیدن به فعالیت‌ها
- انعطاف‌پذیری، امکان فرمت‌بندی و تطبیق‌پذیری بالا
- استفاده آسان، رایگان و دردسترس
کاربرد اکسل در حسابداری
امروزه با قاطعیت می‌توان گفت که مدیریت اطلاعات بدون کمک سیستم‌ها و ابزارهای نرم‌افزاری امری غیرممکن است. یکی از مزیتهای Excel، انجام امور اداری و حسابداری کسب‌وکار است. Excel علاوه بر عملیات ساده ریاضی می‌تواند با کمک توابع پیشرفته محاسبات پیچیده و وقت‌گیر مالی سازمان‌ها را هم انجام دهد.
امکان آنالیز داده‌های پیچیده و تفسیر صورت‌های مالی و درک اطلاعات مهم با استفاده از نمودارها، انتظار حداقلی است که از یک سیستم حسابداری می‌رود. ضمن اینکه با استفاده از امکانات Excel اعم از توابع و انجام عملیات ریاضی و منطقی روی داده‌ها، سهولت انجام کارها دوچندان شده است.
امکان مدیریت موجودی و دارایی‌ها و برنامه‌ریزی‌های مالی برای واحدهای مختلف از دیگر امکانات مهم این نرم‌افزار است. تفسیر و پیش‌بینی مالی با استفاده از داده‌های گذشته و تحلیل آنها و نیز آنالیز روند بازار با کمک توابع Excel امکان‌پذیر است. به‌طورکلی با نرم‌افزارها قابلیت برنامه‌ریزی مالیاتی کسب‌وکار، امکان تحلیل ریسک تجارت و به‌تبع آن اتخاذ تصمیمات مناسب مهیا خواهد شد.
Excel و مدیریت ارتباط با مشتری
اطلاعات مربوط به تحلیل رفتار مشتریان، شناخت الگوهای رفتاری آنها از راهبردهای اصلی موفقیت در هر کسب‌وکاری است. برای توسعه کسب‌وکار و سیستمی‌کردن فرآیندهای بازاریابی استفاده از نرم‌افزارهای یکپارچه و هوشمند نظیر CRM برای مدیریت فرصت‌ها اجتناب‌ناپذیر شده است. پیاده‌سازی سیستم CRM اطلاعات خوبی درباره کیفیت خدمات پس از فروش و راهکار برای رفع مشکلات به شما می‌دهد.
برای کسب‌وکارهای کوچک و نوپا CRM شامل ذخیره اطلاعات مخاطبان و سرنخ‌ها، برقراری تماس و ایجاد فرصت‌های فروش است. نرم‌افزار Excel حتی با امکانات کم به‌راحتی سازمان را در انتخاب و تصمیم‌گیری برای دستیابی به فرصت‌های قوی فروش و بازاریابی یاری می‌دهد. CRM می‌تواند درمورد فرصت‌های فروش برای روزها و هفته‌های آینده گزارش‌های مفیدی بدهد.
برای برخی کسب‌وکارها ارتباط با سرنخ‌ها و ثبت رویدادها و اطلاعات در بستر نرم‌افزار برای ایجاد فرصت فروش و جذب مشتری بسیار مهم است. استفاده صحیح و هوشمندانه از مفهوم مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM در کسب‌وکارها طبق آمار می‌تواند تا حدود 30 درصد فروش را افزایش دهد.
برای کسب‌وکارهای کوچک و نوپا از اکسل می‌توان یک CRM کارآمد ساخت، از شماره تماس‌ها و یادداشت‌ها گرفته تا ثبت وقایع مربوط به مشتریان. اطلاعاتی که از این بانک‌های اطلاعاتی به مرور زمان تهیه می‌شود، برای مدیریت فروش و بازاریابی ارزشمند بوده و در درازمدت تاثیرگذار است.
همچنین گزارشات بدست آمده برای آگاهی درباره نتایج فعالیت‌ها و عملکردها نظیر گزارش میزان فروش کارکنان بسیار مهم هستند. مختصر اینکه پیاده‌سازی مفهوم CRM و مشتری مداری یک مزیت رقابتی است که می‌تواند شما را در بازار پررقابت و سخت امروزی پیشتاز سازد.
Excel و مدیریت پروژه
به‌نتیجه رسیدن پروژه‌ها در زمان خاص و با بودجه مشخص از دغدغه‌های اصلی مدیران است. ضمن اینکه در این مسیر پیشرفت تکنولوژی و فناوری اطلاعات به کمک کسب‌وکارها آمده و آن را دست‌خوش تغییرات زیادی کرده است.
نرم‌افزار Excel با استفاده از جداول Pivot Table و امکان دستیابی به تحلیل سریع و کمک به تصمیم‌سازی یکی از بهترین ابزارهای مدیریت پروژه است. نرم‌افزاری قدرتمند که امکان مدیریت، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه را برای پیشبرد اهداف کسب‌وکار فراهم می‌کند. Excel یکی از بهترین ابزارهای مکمل برای MSP و Primavera است.
یک نرم‌افزار منحصربه‌فرد که در مدیریت مراحل پروژه اعم از نگهداری داده‌ها و تحلیل و آنالیز اطلاعات قابلیت بالایی دارد. امکان طراحی نمودارهای گرافیکی و داشبورد مدیریت پروژه و ارائه گزارشات مختلف برای حل مشکلات و چالش‌های مسیر توسط Excel فراهم می‌شود.
نرم‌افزار Excel با داشتن فاکتور مهمی نظیر توابع و امکان فرمول نویسی موجب افزایش سرعت در محاسبات می‌شود. استفاده به‌جا و صحیح از این توابع می‌تواند به نوشتن فرمول‌های بهتر و مدیریت پروژه آسانتر بیانجامد. مهمترین توابع مدیریت پروژه در Excel شامل INDEX، MATCH و LOOKUP است.
نمودار گانت و تکنیک مونت کارلو برای مدیریت پروژه در اکسل
با استفاده از نمودار گانت مراحل زمان‌بندی و انجام فعالیت‌ها و پیشرفت یک پروژه به خوبی نمایش داده می‌شود. نموداری که در محور عمودی آن فعالیت‌ها و محور افقی آن زمان را نشان می‌دهد. به این ترتیب شروع و خاتمه کار در نمودار قابل مشاهده بوده و در یک نگاه کلی در مورد پیشروی پروژه به اطلاعات مفیدی دست می‌یابید. سهولت استفاده از آن در مدیریت پروژه حتی برای کاربران عادی از دیگر مزایای نمودار گانت است.
روش مونت‌کارلو تکنیکی کاربردی است که با توجه به تکرار و تصادف داده‌ها یک برآورد دقیق و مطمئن از پروژه را شبیه‌سازی می‌کند. به این صورت که نرم‌افزار Excel با شناخت داده‌ها و ایجاد و تکرار اعداد تصادفی، زمان‌بندی نسبتاً دقیق پروژه‌ها را برآورد می‌کند. این رویکرد در حوزه‌های دیگر مدیریت پروژه نظیر مدیریت ریسک نیز پتانسیل اجرا دارد.
کلام آخر
نرم‌افزارها امکاناتی را فراهم می‌سازند تا از اطلاعات مالی بتوان برای پیش‌بینی‌ها و تصمیمات استراتژیک تجاری استفاده کرد. برای بسیاری از کسب‌وکارهای نوپا و کوچک چند نفره خرید نرم‌افزارهای سازمانی گران قیمت، توجیه اقتصادی ندارد و توصیه نمی‌شود. کار با ارقام بزرگ در تجارت و امور مالیاتی با نرم‌افزار آسان شده و Excel برای حوزه مالی و حسابداری یک ابزار عالی است.
شرکت‌های کوچک در عین حال از Excel می‌توانند خروجی‌های فوق‌العاده‌ای بگیرند. از این نرم‌افزار به سهولت می‌توان برای انجام عملیات ریاضی روی داده‌ها و تجزیه و تحلیل و تفسیر داده‌ها و مدیریت بودجه استفاده کرد.
قدرت انجام عملیات ساده تا پیچیده ریاضی در سلول‌های این برنامه به‌گونه‌ای است که می‌توانید به سهولت انواع برنامه‌ها را ایجاد و مدیریت کنید. کاربردهای اکسل به قدری گسترده است که یادگیری آن یکی از اصلی‌ترین مهارت‌ها برای حسابداران و کارکنان بخش اداری تلقی می‌شود.
پیروز باشید.