معمولاً اکثر افراد حتی با قرارگیری در طول یک پروژه ERP به طور کام متوجه لزوم دقت در پیاده‌سازی اجزای این پروژه نیستند و تنها افراد معدودی با داشتن درک صحیحی از ساختار ERP می‌توانند درک کنند که هر بخش از کار تا چه حد کلیدی است و ممارست در اجرای آن چقدر اهمیت دارد. این مسئله علتی شد تا با دیدی عمیق‌تر سراغ پروژه ERP برویم و برخی اشکالات و خطاهای رایج که عامل شکست در پروژه خواهند شد را بررسی کنیم. پس با ما همراه باشید تا 8 علت رایج برای شکست پروژه ERP را به تفصیل بررسی کنیم.
عدم انعطاف‌پذیری سازمان‌ها در اجرای پروژه ERP
حتماً تابحال بارها این جمله معروف را شنیده‌اید که پروژه ERP باید به ساختار سازمان شما قالب باشد، نه ساختار سازمان شما بر پروژه ERP اما این در اصل به چه معنی است؟ یکی از چالش‌های جدی بر سر راه اجرای یک پروژه ERP دقیق و حساب‌شده ساختارهای پیشین یک سازمان هستند. معمولاً همواره ایجاد تغییر در ساختار سازمانی با برخی مشکلات خاص همراه است و همین مشکلات ممکن است باعث اجرای ناقص یا معیوب پروژه ERP شوند. باید بدانید که برای رسیدن به مطلوب ERP مهم است تا بتوانید ساختارها را آنچنان که باید مورد بازبینی و اصلاح قرار دهید. کوچک‌ترین ناهمخوانی در اجزای سازمان باعث می‌شوند تا پروژه ERP ناکارآمد جلوه کند.
اشکال در الگوگیری از مدل‌های جهانی
سیستم‌های مدیریتی اغلب با اقتباس از مدل‌های جهانی شکل گرفته و با اتکای نتایج آزمون و خطا در آن فضا، ساختار و اصول خود را بنا کرده‌اند. در یک سیستم ERP با سطح پایین بومی‌سازی همواره بیم این وجود دارد که پروژه ERP آنچنان که باید و شاید با فرآیند واقعی کار همخوان نبوده و موجب ایجاد نواقصی در پروسه‌های کاری شود. بسیاری از قوانین و قواعد کاری برای سازمان های ایرانی ویژگی‌های خاصی دارند که اگر در کنار الگوگیری از مدل‌های جهانی، لحاظ نشوند، پروژه ERP با شکست قطعی روبرو خواهد شد.
اجتناب از صرف هزینه کافی
هیچ تغییر عمده‌ای بدون صرف هزینه و انرژی در هیچ سازمانی قابل انجام نیست. فراموش نکنید که پیاده‌سازی یک پروژه ERP یکپارچه و کارآمد نیازمند آن است که اساس بخش اعظم(شاید هم تمام) ساختار دچار دگرگونی و نوسازی شود. در بسیاری مواقع افراد با اطلاع از هزینه بالای انجام این کار، چه مالی و چه زمانی، تلاش می‌کنند تا بجای پیاده‌سازی دقیق پروژه ERP در سازمان خود، راه‌حل‌های میان‌بری را انتخاب کنند. این راه‌حل‌ها تنها در ظاهر راه‌حلی برای کاهش هزینه‌ها هستند اما در باطن، ابزاری برای صدمه به کارآمدی پروژه ERP هستند. شما نمی‌توانید با چرخ‌های خودروی پراید، یک خودروی سوپر اسپرت را برانید!
ناهمگونی ناشی از ضعف زیرساخت‌های نرم‌افزاری
در بسیاری موارد برای اجرای پروژه ERP تنها راه‌حل سازمان ها اتکا به نرم‌افزارهای خارجی است. این نرم‌افزارها شاید امتحان خود را پس داده باشند اما در محیط کاری سازمان های ایرانی کارآمد نیستند. همانطور که اشاره شد، وجود سطح بالایی از بومی‌سازی ضامن موفقیت یک پروژه ERP است. در غیر این صورت سازمان ها برای اجرای پروژه ERP خود دست به دامن نرم‌افزارهای داخلی خواهند شد. متأسفانه در اغلب موارد این نرم‌افزارها نمی‌توانند در حد مطلوب به سازمان ها برای عبور از چالش کمک کنند و در دام برخی جزئیات و پیچیدگی‌های فرآیندی می‌افتند. پس اگر خواهان جلوگیری از شکست یک پروژه ERP بخاطر ضعف در زیرساخت نرم‌افزاری هستید، باید حتماً سراغ نرم‌افزارهای توانمند داخلی بروید.
شکست در برنامه‌ریزی پروسه اجرا
هر قدر یک پروژه ERP موفق داشته باشید، تا وقتی که به مرحله اجرا نرسیده باشد، هیچ ارزشی ندارد. پروژه شما تنها با اجرای صحیح و درست است که یک پروژه ERP موفق خواهد بود. یک چالش مهم در به ثمر نشاندن پروژه ERP برنامه‌ریزی برای اجرای آن است. برقرار کردن پروژه ERP در یک سازمان فرآیندی وقت‌گیر است و باید به نحوی برنامه‌ریزی شود تا ضمن جریان داشتن پروسه‌های جانبی تولید، اجزای پروژه نیز پیاده‌سازی شوند. این بدان معنی است که این کار به برنامه‌ریز دقیقی نیاز دارد. در اکثر مواقع فقدان برنامه‌ریزی دقیق در پروسه اجرای پروژه باعث شکست آن خواهد شد. فراموش نکنید که دنیای کسب و کار به شما فرصتی برای وقت‌سوزی نداده و با کوچک‌ترین وقفه‌ای در تولید شما را از چرخه رقابت خارج می‌کند.
فقدان پشتیبانی کافی در عرصه IT
استقرار یک زیرساخت نرم‌افزاری قدرتمند، در گرو داشتن یک شبکه اطلاعات قوی و سریع است. این مسئله باعث می‌شود تا به یک پشتیبانی IT فعال در اجرا یا حتی پس از اجرای پروژه ERP نیاز داشته باشید. خود پروژه ERP یک سیستم با اتکای قابلیت‌های داد و ستد سریع داده و دسترسی یکپارچه به بانک داده‌هاست. با توجه به این موضوعات می‌توان متوجه شد که یکی از علل شکست برخی از این پروژه‌ها فقدان پشتیبانی کافی IT است که در کوتاه‌مدت یا بلندمدت، پروژه را با نقص جدی و ناکارآمدی شدیدی روبرو خواهد کرد. این پروژه حتی با کوچک‌ترین نقص یا نارسایی نیز کارآمدی خود را از دست خواهد داد.
عدم شناخت دقیق اولویت‌ها
هرچند اهمیت به تمام اجزای پروژه ERP الزامی است، اما باید در طول اجرای این پروژه‌ها، گره‌ها(nodes) زنجیره‌های گردش اطلاعات را به‌خوبی شناسایی کرده و با اولویت با این امور مواجهه شود. خود پروژه ERP ظرفیت انجام کارهای مختلفی را به شکل شبیه‌سازی‌شده دارد اما این بدان معنی نیست که بتوانید تمام کارها و وظایف آن را پیش از اجرای قطعی شبیه‌سازی کنید. به همین علت باید با شناخت دقیق اولویت‌ها، تلاش کنید که امور مهم‌تر و حیاتی پروژه را شناسایی کرده و پیش از اجرا آن‌ها را شبیه‌سازی و تحلیل کنید. در صورت نقص متوقف کنید، اصلاح کنید یا از اساس تغییر دهید.
تخطی از برنامه‌های عملی و زمانی
گاهاً حتی با وجود یک برنامه دقیق و منظم و حتی پیروی دقیق و گام به گام از آن در اوایل اجرا، ممکن است در میانه مسیر دچار کاستی‌هایی شده و از مسیر آن تخطی کنید. کوچک‌ترین تخطی از برنامه‌های زمانی و عملی این پروژه می‌تواند باعث شکست سریع سیستم شود؛ مهم نیست که این تخطی در ابتدای اجرا باشد یا انتهای آن یا حتی پشتیبانی از آن پس از اجرا. در هر حال وفاداری به برنامه‌ها دقیقاً همان چیزی است که حیات این پروژه را در بلندمدت تضمین می‌کند.