ERP مجموعه‌اي از فرآیند‌های یکپارچه براي انجام وظایف مختلف یک شرکت نظیر حسابداری، فروش، بازاریابی، انبار، تولید و …. است. به سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک کرده تا فرایند برنامه‌ریزی منابع سازمان را در جهت کاهش هزینه و افزایش درآمد مدیریت کنند. سیستم مدیریت منابع سازمانی یا ERP سیستمهاي اطلاعاتی قابل تغییر و تنظیم برای هر سایز سازمانی و سازگار با هر کسب‌وکاری هستند.
همه داده‌ها و اطلاعات و فرآیندهاي مبتنی بر آنها به صورت یکپارچه در همه واحدهای عملیاتی یک سازمان را مدیریت می‌کند. به منظور بهره‌برداري بهتر از نرم افزار باید افرادي متخصص در سازمان حضور داشته باشند تا روش‌هاي کاري را با نرم‌افزار تطبیق دهند.
دارای ویژگی‌هايی مثل قابلیت برنامه‌ریزي منابع سازمان، یکپارچگی ذاتی در هر دو سطح پایگاه داده و نرم‌افزار، فرآیندگرایی و جامعیت و از همه مهمتر استاندارد بودن است. همه این تلاش ها به منظور افزایش شفافیت عملیات ها برای تصمیم گیری درست در سطوح بالای سازمان خواهد بود.
همچنین در سال‌هاي اخیر با افزودن امکانات مدیریت ارتباط با مشتری، مدیریت زنجیره تامین‌کنندگان، مدیریت فرآیند هوش تجاري و تجارت الکترونیک به ERP مفهوم جامع‌تری را خلق کرده‌اند و آن را ERP2 می‌نامند.
ویژگی سیستم‌های ERP
یکپارچگی
پایگاه داده آن یکپارچه است. یکپارچگی پایگاه داده موضوع بسیار مهمی بشمار می‌رود و از اصلی‌ترین دلایل شکل گیري ERP در دنیا است. به دلیل وجود این ویژگی نیاز به تکرار اطلاعات در سازمان از بین می‌رود.
به عنوان نمونه چنانچه ما در یک بخش از سازمان پروژه‌اي تعریف کنیم، این پروژه یک بار تعریف شده و هرکس در هر بخشی از سازمان که می‌خواهد با این پروژه کار کند، مجدداً اطلاعات آن را تعریف نمی‌کند.
انعطاف‌پذیری
سیستم‌های ERP باید قادر به پاسخگویی به نیازهای متغیر سازمان‌ها و شرکت‌های استفاده کننده باشد. قابلیت تطبیق با فرآیندهاي داخلی را داشته باشد. یک ERP خوب باید انعطاف زیادي در پیاده‌سازي فرآیندها و متناسب سازی داشته باشد.
داراي قدرت متناسب سازي زیادي باشد و بتواند فرآیندهاي کسب و کار صنایع مختلف از جمله تولید انبوه، تولید کارگاهی، تولید پروژه‌اي و … را پوشش دهد.
مدارباز و ماژولار
ماژولها در ادبیات برنامه‌نویسی به مجموعه برنامه‌های مستقلی گفته می‌شود که در داخل برنامه‌های دیگر اجرا می‌شوند.
منظور از ساختار ماژولار استقلال بخشهای مختلف برنامه از یکدیگر است.
به این معنا که وجود برنامه‌ها یا نرم‌افزارها یا ماژولهای مختلف از جمله مالی و حسابداری، منابع انسانی، برنامه‌ریزی و کنترل تولید و عملیات و … در دل یک بسته ERP مانع از توسعه بخشهای دیگر از ERP در سازمان نشود.
به بیان دیگر شما حتی می‌توانید به صورت انتخابی بخشهایی (ماژولهایی) از یک بسته نرم‌افزاری ERP را انتخاب و پیاده‌سازی کنید، بدون اینکه نیاز به پیاده‌سازی تمام آن باشد.
ساختار ماژولار ERP این امکان را به شما می‌دهد که ماژولهای مختلف را از تامین‌کنندگان متفاوت تهیه و سپس مجموعه آنها را در کنار یکدیگر قرار دهید. البته رعایت استاندارهایی در تولید ERP از طرف تامین‌کنندگان و فروشندگان نرم‌افزار باعث تسهیل در انجام این کار شده است.
درعین حال که ERP یک سیستم یکپارچه است، باید ماژولار باشد. مشخص باشد که هر ماژول چه کاري را انجام می‌دهد. به این معنی که مرز حوزه‌هاي کسب‌وکار مشخص باشد و ما بتوانیم این ماژولها را مثل تکه‌های یک پازل کنار هم قرار داده و ERP مورد نظر سازمان خود را شکل دهیم.
این سیستم‌ها باید به گونه‌ای طراحی شده باشند که هر جزئی از بسته نرم‌افزاری بتواند با تاثیر در رویه‌های دیگر در هر زمانی تغییر کند، اضافه یا حذف شود.
فرا شرکتی
این سیستم باید بتواند به صورت آنلاین به سازمان‌هاي دیگر و سایر شرکاي تجاري از جمله تامین‌کنندگان و مشتریان نیز وصل شود.
فراگیر بودن
سیستم ERP باید قادر باشند وظایف سازمانی مختلف را پشتیبانی کند و متناسب با طیف وسیعی از کسب‌وکارها قابل پیاده‌سازی باشد.
بهترین روش‌هاي موجود
مجموعه‌اي از بهترین رویه‌ها و روش‌هاي تجربه شده در سرتاسر جهان باید در این نرم‌افزار گردآوري شده باشند.
علاوه بر موارد کلیدي مطرح شده در بالا یکپارچگی بین ماژولها برای صرفه جویی در زمان، کاهش حجم کارها، حذف دوباره کاري، محیط کاربر پسند، انعطاف‌پذیري در انطباق با قوانین کشورها در زمینه‌هاي مالی، مالیاتی، فروش، صادرات و واردات، امنیت دردسترسی کاربران به سیستم و انتقال و تبادل اطلاعات و نامحدود بودن در ثبت اطلاعات از نظر حجم رکوردهاي اطلاعاتی را میتوان مطرح کرد.
مزایاي فنی و تکنیکال استفاده از سیستمERP
در سیستمهاي ERP خرابی‌ها و دلایل آن در خط تولید به صورت بهتر و دقیق‌تری به مدیریت گزارش می‌شوند. علاوه بر این، کاهش سطح موجودي در انبارها و مدیریت بهتر فرآیند خرید نیز به مدیران کمک می‌کنند. بهترین‌های بازار با اتکا بر این روش ها سطح کیفیت محصول نهایی خود را افزایش می‌دهند.
سیستمهاي یکپارچه می‌توانند نیازمندي‌هاي دقیق مشتري را در کل سازمان منتشر کنند و بازخوردهاي دقیقی از وضعیت سفارش او داشته باشند. این عامل به مقدار زیادي باعث افزایش سطح رضایت مشتریان خواهد شد.
زمان‌هاي پرداخت و تسویه حساب مشتریان، گردش موجودي و سطح موجودي‌ها در سیستم هاي ERP بهتر مدیریت می شوند. زمان‌هاي تولید و پروژه با مدیریت بهتر منابع آن کاهش خواهند یافت.
جریان داده‌ها باید بدون وقفه وارد سیستم مرکزی شود. با استفاده از یک سیستم پایگاه داده رابطه‌اي که به عنوان سیستم مدیریت پایگاه داده DBMS عمل می‌کند، اطلاعات سازمان هماهنگ و یکپارچه می‌شود.
در سیستمهاي ERP ،دسترسی به صورت آنلاین به اطلاعات مجازي و راهنمایی‌هاي آنلاین امکان‌پذیر است.
با تبدیل کلیه‌ي سیستمهاي سازمان به یک سیستم یکپارچه، چابکی و قابلیت پاسخگویی آن به تغییرات را به مقدار زیادي افزایش پیدا می‌کند.
در انتخاب ERP خوب به چه مواردی توجه کنیم؟
به اندازه کافی و نیاز سازمان جامع باشد. یک ERP خوب باید تمامی حوزه‌هاي کارکردي سازمان مانند بازرگانی، تولید، پروژه، مالی، منابع انسانی، ارتباط با مشتریان، تدارکات، زنجیره تامین و … را به طور کامل پوشش دهد.
از نظر سازمان‌هاي برون سازمانی مانند سازمان امور مالیاتی معتبر باشند. با توجه به تعدد سیستمهاي ERP خارجی، فقط بعضی از این سیستم‌ها مانند SAP یا Oracle در چندین شرکت بزرگ پیاده شده‌اند و حسابرسان سازمان امور مالیاتی، آموزش‌هاي ویژه‌اي در این زمینه دیده‌اند.
نیازهای آینده سازمان را کاملاً پوشش دهد. یک راهکار ERP خوب باید به اندازه کافی گسترده باشد و نیاز سازمان براي توسعه‌ي سیستمهاي اطلاعاتی را تا حداقل 20 سال آینده رفع کند.
داراي راهکارهاي سیستمی معتبر باشد. نرم افزار انتخاب شده باید در هر زمینه‌ي کاري، بهترین ابزارها و تجارب را به سازمان انتقال بدهد. صنایع مختلف و تجارب اصلی و با ارزش آنها را تبدیل به راهکارهاي سیستمی کرده است.
چرا اغلب پروژه‌هاي ERP شکست می‌خورند؟
مطالعات نشان می‌دهد، شکست پروژه‌هاي ERP نتیجه ارتباطات ضعیف در پروژه، عدم حمایت مدیران ارشد، وجود اختلاف فرهنگی، سطح پذیرش کم کاربر، یکپارچه‌سازي ناقص سیستم، آموزش ضعیف و نارضایتی کاربر است.
واقعیت امر این است که شکست در سیستمهاي ERP همچنان رو به افزایش است و این مسئله باعث شده است که محققان به دنبال راه حل‌هاي جدید باشند.
نقد اصلی این است که در محیط‌های کسب‌وکار پویا که دائما نیازهای بازار تغییر می‌کند، سیستمهاي ERP مانع از ایجاد تغییرات در فرایندهاي کسب‌وکار می‌شوند. در صورتیکه یک سیستم ERP خوب با اصلاح در فرآیندها مدام به روزرسانی شده و با سازمان رشد می‌کند.
پیاده‌سازي سیستم ERP مزایاي بی‌شماري را براي سازمان شما به ارمغان می‌آورد. درعین حال باید توجه داشت که این مزایا و بهبود فرایندهاي تجاري سازمان به راحتی قابل دستیابی نیستند.
پیاده‌سازي موفق یک سیستم ERP بستگی زیادي به انتخاب سیستم و تأمین کننده‌ي مناسب، شایستگی مشاوران در پیاده‌سازي نرم‌افزار، روش بومی‌سازي نرم افزار در سازمان با توجه به استراتژي، فرهنگ و ساختار سازمان، تعهد و حمایت مدیران سازمان از پیاده‌سازي نرم‌افزار، کنترل پروژه مناسب در طول فرایند پیاده‌سازي، تلاش برای اتمام پروژه در زمان مشخص و بودجه پیش‌بینی شده و مواردي از این قبیل دارد.
توجه کنید که سیستمهاي ERP پیچیده ، با هزینه بالا و ریسک هستند. انتخاب شرکت ارائه‌دهنده ERP از اهمیت بالایی برخوردار است و مدیران تصمیم‌گیرنده سازمان باید در انتخاب سیستم اتفاق نظر داشته باشند.
از شما دعوت می کنیم سایر مقالات مرتبط با ERP را در صفحه پایگاه دانش شرکت «پگاه‌سیستم» مطالعه فرمایید.