مزایای طراحی فرآیند در اتوماسیون اداری
در دنیای مدرن امروز به همان میزان که رشد تکنولوژی‌ها به شکل چشمگیری بر ابعاد مختلف زندگی اجتماعی اثر گذاشته اشت، شلوغی و هرج و مرج نیز بر زندگی مدرن شهری سایه افکنده است. بشر امروز در تمام مقاطع و موقعیت‌ها، نیاز دارد تا امورات و خواسته‌های خود را به سرعت برطرف کنید. یکی از بخش‌هایی که بشر مدرن به واسطه نیازهای خود دائماً در تماس با آن است، امور اداری در سازمان‌های دولتی یا خصوصی است. هنگامی که از امور اداری نام برده می‌شود، احتمالاً اولین چیزی که در ذهن مخاطب ایجاد خواهید شد، وقت‌گیر بودن و طاقت‌فرسایی است. حال ساختاری که باعث می‌شود تا سازمان‌ها از این مسئله اجتناب کنند و خدمات اداری به موقعی به مراجعان خود ارائه دهند، اتوماسیون اداری است. در این یادداشت نگاهی به اتوماسیون اداری داشته و با تمرکز بر لزوم طراحی فرآیند در این پروسه، ابعاد مختلف یک پروژه اتوماسیون اداری را کنکاش می‌کنیم. پس اگر شما یکی از مدیران سازمان‌های خصوصی یا دولتی، یا بخشی از کارکنان اتوماسیون اداری هستید، مطالعه این یادداشت کمک می‌کند تا با برخی از جوانب پنهان پدیده اتوماسیون اداری آشنا شوید.
اتوماسیون اداری چیست؟
پیش از آنکه لزوم فرآیندمحور بودن اتوماسیون اداری را زیر ذره‌بین ببریم، باید بیشتر مفهوم اتوماسیون اداری را تشریح کنیم. اتوماسیون یا همان خودکارسازی اداری، به مجموعه فعالیت‌ها، سخت‌افزارها و نرم‌افزارهایی گفته می‌شود که در یک سازمان خاص، امکان انجام و پیش‌روی پروسه امور اداری را فراهم می‌کنند. امور اداری یک سازمان بسته به جنس کار آن می‌تواند متفاوت باشد؛ در یک سازمان ممکن است ارائه خدماتی خاص به مراجعین امور اداری محسوب شده، در سازمانی دیگر تهیه و تنظیم اسناد مالی و شاید هر دوی این امور در یک سازمان، امور اداری محسوب شوند. اهداف، خواست‌ها و نیازهای یک سازمان در امور اداری آن بازتاب پیدا می‌کنند و اتوماسیون اداری کمک می‌کند تا این اهداف بیش از پیش در دسترس اعضای سازمان باشند. از کارتابل رفت و آمد پرسنل، دبیرخانه، بانک اسناد و سیستم ارسال و دریافت نامه‌های رسمی تا دبیرخانه، تلفن‌خانه و حتی صورت جلسات، همگی بخشی از یک اتوماسیون اداری هستند. اتوماسیون ذاتاً در 4 هدف مهم باید یاری‌رسان یک سازمان باشد:
- انجام سریع‌تر و کم‌خطا‌تر امور اداری
- برطرف ساختن نیاز به حجم وسیعی از کارکنان و کارمندان
- کاهش فضای مورد نیاز برای ایجاد بانک داده و دیتاسنتر
- تسهیل پایش و بررسی فرآیند کاری سازمان
فرآیندمحور بودن در اتوماسیون اداری
حال نوبت به این پرسش می‌رسد که اساساً فرآیندمحور بودن در اتوماسیون چه معنایی دارد؟ اگر توضیحات بخش پیشین را با دقت مطالعه کرده باشید، حتماً متوجه خواهید شد که اتوماسیون اداری ، شامل دایره وسیعی از نیروی انسانی، سخت‌افزارها و نرم‌افزارها خواهد شد. این بدان معنی است که شما برای هماهنگی دقیق تمام اجزای یک اتوماسیون اداری به فرآیندی روشن و واضح نیاز دارید. یک فرآیند فرضی در اتوماسیون شامل دایره مشخصی از کامپیوترها، کارکنان، و شبکه‌ای برای لینک کردن آن‌ها به یکدیگر خواهد شد. کارکنان در نقش کارگزاران فرآیند اتوماسیون، شبکه به عنوان یک بستر برای جریان یافتن اتوماسیون اداری و سخت‌افزار و نرم‌افزارها در قالب ابزار اتوماسیون ظاهر می‌شوند.
ورودی فرآیند در اتوماسیون اداری
برای داشتن یک فرآیند در اتوماسیون اداری باید ابتدا تعیین کنیم که ورودی‌های سیستم اتوماسیون ما چیست. پس از تعیین دایره ورودی‌های باید از ابزار خاصی برای غربال ورودی‌ها استفاده کنیم. به طور مثال تعیین شود که یک مراجع با نیاز به صدور گواهی سلامت کالا، چه ورودی‌هایی به سیستم اتوماسیون اداری ما خواهد داد. در بخش نرم‌افزاری برای ایجاد فرآیند در اتوماسیون اداری تعین خواهد شد که هر خواست و ورودی به اتوماسیون نیازمند چه پروسه‌های کاری است. پس تا به اینجا می‌توان گفت بخش اول فرآیند یک اتوماسیون اداری شامل افراد و نرم‌افزارهایی است که در تماس ابتدایی با مراجع بوده و از خواسته او مطلع می‌شوند. پس از این باید خواسته‌های دسته‌بندی شما توسط نرم‌افزار مناسب، به کارکنان بخش‌های مختلف اتوماسیون ارجاع داده شود. فرآیندمحور بودن اتوماسیون اداری کمک می‌کند تا به سرعت خواسته‌ها غربال و دسته‌بندی شوند و از اتلاف وقت جلوگیری شود.
پردازش در فرآیند اتوماسیون اداری
پس از دسته‌بندی، به طور مثال درخواست صدور گواهی سلامت کالا به مسئول بخش سلامت کالا، درخواست صدور اجازه‌نامه خروج کالا از انبار به انبارداری و به همین منوال هر درخواست، توسط نرم‌افزار اتوماسیون به کارکنان حیطه مناسب انتقال داده شود. در شماتیک کلی این بخش از کار همان پردازش داده‌ها در یک اتوماسیون اداری است. داشتن یک نرم‌افزار قوی اتوماسیون اداری و فرآیندمحور بودن اتوماسیون کمک می‌کند تا پردازش خواسته‌ها نیز سریع‌تر و بهتر انجام شوند. فراموش نکنید که در هر فرآیند اداری معمولاً چندین کارمند مختلف و چندین بخش باید در تعامل باشند تا پردازش انجام شود. فرآیندمحور بودن، ارتباط بهتر این بخش‌ها را تضمین خواهد کرد.
خروجی فرآیند در اتوماسیون اداری
خروجی نهایی یک اتوماسیون ، در اصل همان خدمت یا وظیفه‌ای است که بر عهده کل اتوماسیون اداری گذاشته شده است. با داشتن یک اتوماسیون اداری فرآیندمحور ، امکان پایش خروجی‌ها و اعتبار سنجی خدمات وجود دارد. این یعنی به طور مثال با داشتن یک نرم‌افزار یکپارچه و فرآیندمحور در اتوماسیون این امکان فراهم خواهد شد که بخش‌های نظارتی از صحت خروجی اطمینان حاصل کنند. مثلاً اگر صدور گواهی خروج کالا از انبارداری، خدمت اداری مورد نظر باشد، به کمک یک اتوماسیون اداری یکپارچه امکان سنجش اعتبار و درستی این خدمت فراهم خواهد شد.
مزایای طراحی فرآیند در اتوماسیون اداری در یک نگاه
در نهایت اگر شما در فضای سازمانی خود یک نرم‌افزار فرآیندمحور برای انجام امور داشته باشید، می‌توانید از مزایا زیر بهره‌مند شوید.
- مدیریت داده‌های موجود: در صورت داشتن یک اتوماسیون مناسب و مبتنی بر نرم‌افزارهای فرآیندمحور می‌توانید تمام داده‌های موجود در سطح سازمان را به تفکیک در اختیار داشته و بررسی کنید. برنامه‌های زمانی، سررسیدها، مدیریت وظایف و پایش دقیق خدمات مختلف کارکنان، اموری هستند که با کمک یک بانک داده یکپارچه که نتیجه استفاده از نرم‌افزاری فرآیندمحور در اتوماسیون اداری است، ممکن خواهند شد.
- ذخیره داده‌ها: بسیار مهم است که در دوره‌های میان‌مدت یا بلند مدت، با دقت بالایی تمام اعمال انجام شده در اتوماسیون اداری را در بایگانی خود داشته باشید. این باعث می‌شود تا بررسی و پایش کل سازمان و خدمات اداری آن به کاری ساده و در عین حال مثمر ثمر تبدیل شود. گاهی شما در یک سازمان نیاز دارید تا در لحظه به نامه‌ای خاص در پوشه‌ای خاص و مربوط به 6 ماه گذشته دسترسی پیدا کنید. در صورت داشتن نرم‌افزاری فرآیندمحور در اتوماسیون اداری خود، این کار به سادگی قابل انجام است.
- تبادل داده: تسهیل تبادل داده یکی دیگر از مزایا داشتن یک فرآیند روشن در اتوماسیون است. گاهاً نیاز است که برخی اطلاعات سازمان را به نهادهای نظارتی داده یا برای بخش‌های مختلف هیئت مدیره منعکس کنید. با داشتن یک فرآیند از پیش تعیین شده و منظم در اتوماسیون اداری این کار با سادگی بسیار زیادی انجام خواهد شد.
- دقت و کاهش خطا: جدا از اتلاف وقت، گاهی اشتباه در اتوماسیون می‌تواند هزینه‌زا بوده و موجب خسران مالی شود. اگر یک اتوماسیون اداری فرآیندمحور را فضای سازمان خود حاکم کنید، شانس وقوع اشتباه بشدت کاهش پیدا خواهد کرد زیرا یک نرم‌افزار یکپارچه اتوماسیون به تمام ارکان نظارتی سازمان امکان پایش امور اداری را به صورت زنده و لحظه‌ای خواهد داد.
- صرفه‌جویی در پول و وقت: با داشتن یک اتوماسیون اداری قدرتمند و مبتنی بر نرم‌افزار پویا و فرآیندمحور شما در عمل نیاز به کارکنان کمتری داشته و از این نظر می‌توانید صرفه‌جویی زیادی داشته باشید. به طور مثال با داشتن یک نرم‌افزار اتوماسیون بخش مهمی از امورات بایگانی و دبیرخانه عملاً حذف و بر دوش سیستم هوشمند گذاشته خواهد شد. این به معنی صرفه‌جویی شما در هزینه است. از طرفی دیگر اتوماسیون اداری با داشتن فرآیندی روشن و به هم مرتبط سیر انجام امور اداری را شتاب داده و اتلاف وقت را به حداقل می‌زساند.
