راه هايي براي غلبه بر ناكارآمدي فناوري

فناوري و تكنولوژي اگرچه در بسياري از موارد به فروش بهتر و بيشتر كمك مي كنند اما گاهي نقائص و مشكلاتي دارند كه به بهره وري صدمه مي زنند، و بخشي از اين صدمات، در حوزه مديريت با ارتباط با مشتري رخ ميدهد كه بسيار هم حساس است. سوال اينجاست كه چگونه ميتوان بر ناكارآمدي هاي اين ابزار مدرن غلبه كرد؟ پاسخ ساده است، صاحبان صنايع بايد در مسيري حركت كنند كه از تمام امكانات موجود بهره بگيرند و مشاوران متعددي داشته باشند كه هر كدام، در زمان مناسب به آنها كمك كنند. به عنوان مثال، از نرم افزار هاي موجود در بازار مثل نرم افزارهاي پگاه سيستم استفاده كنند يا در روندهاي موجود در سازمان خود بازنگري كنند.

در ابتدا بد نيست نگاهي كوتاه بيندازيم بر اشكالاتي كه فناوري در سامانه مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) ايجاد ميكند. با بازدید از اغلب تیم های فروش می توان متوجه مواردی شد که صرفاً داده هایی را در فیلد های مختلف وارد می کنند؛ بی آنکه کوچکترین اطلاعی از نحوه ی تحلیل آنها داشته باشند. این داده ها صرفاً به این دلیل جمع آوری می شوند که زمانی توسط یک تحلیلگر داده مورد استفاده قرار بگیرند در صورتی که این فرصت هیچگاه پیش نمی آید.
بنابراین پیش از آنکه پر کردن فیلدهای مختلف با داده را در فرایندهای خود الزامی کنید از خودتان بپرسید: آیا قصد دارید برخی از گران قیمت ترین منابع شرکت را برای وارد کردن داده هایی به کار بگیرید که هیچگاه قرار نیست مورد استفاده قرار بگیرند؟
تعداد کلیک هایی که برای هماهنگی جلسات لازم است
چه برای بررسی قرارداد و چه برای بستن آن لازم است قرار ملاقاتی بین طرفین منعقد شود. کنار عالی رتبه ترین نماینده ی فروش خود بنشینید و کارهایی را که برای فرستادن ایمیل هماهنگی ملاقات انجام می دهد، زیر نظر بگیرید.

این کار اغلب اوقات وحشتناک است، چراکه هماهنگ کردن زمان یک قرار ملاقات حضوری اغلب بین ۳ تا ۵ ایمیل طول می کشد و برای این کار لازم است رفت و آمد زیادی بین ایمیل، تقویم و گاهی اوقات تقویم همکاران انجام شود تا بالاخره زمان های مناسب برای یک جلسه ی کاری را بتوان وارد پنجره ی ایمیل کرد.
تعداد کلیک هایی که نماینده ی فروش شما برای انجام یکی از وظایف اصلی خود در این بخش باید انجام دهد را بشمارید و از او بپرسید چه کار خسته کننده ی دیگری وجود دارد؟
از سوي ديگر مطالعات نشان داده اند در مهندسی نرم افزار، یک وقفه ی کوتاه ۵ دقیقه ای می تواند به بیش از یک ساعت از دست رفتن بهره وری بیانجامد.
از خودتان بپرسید چند بار پیش آمده که به واسطه ی یکی از همین سؤال های کوتاه در مورد یک قرارداد یا سؤال هایی مثل این کارتان با وقفه مواجه شده است. چند بار پیش می آید که یکی از اعضای تیم فروش شما وارد جریان کاری می شوند و به یکباره به چیزی می رسند که از آن اطلاع ندارند؟
چه می شد اگر می توانستید هر هفته مهم ترین ۱۰ موردی که نمایندگان فروشتان پیرامون نحوه ی انجام کاری از آنها بی اطلاع بوده اند را شناسایی کنید؟ اگر موفق می شدید این موارد را حذف کنید چند ساعت در زمان های بهره ور آنان صرفه جویی می شد؟! اينها نكاتي است كه معمولا در روند كار ناديده انگاشته مي شود.
چگونه می توان این مشکلات را برطرف کرد؟
فرانک سواین که شرکت های متعددی را از صفر میلیون دلار به بالای ۳۰ میلیون دلار رسانده است می گوید اولین وظیفه اش از بین بردن اصطکاک در سرتاسر فرایند های فروش است. از اعضای تیم فروش خود بپرسید چه چیزهای دیگری هست که باعث به وجود آمدن اصطکاک در فرایندهایشان می شود اما با آن کنار می آیند. این کار می تواند نسبت به دیگر حوزه هایی که می توان با حذف نقاط اصطکاک فرایند فروش روان تری برایشان ایجاد کرد نیز دید بهتری به شما می بخشد.
توصیه می شود با استفاده از یک نظرسنجی از اعضای تیم فروش خود در مورد بهره وری فرایند فروش، بررسی دقیقی در این باره انجام دهید. می توانید سؤال های زیر را برای این کار مد نظر داشته باشید:

چند ساعت در روز وقتتان صرف وارد کردن داده یا کارهای تکراری می شود؟
چند ساعت در روز وقتتان صرف وارد کردن داده به سامانه ی مدیریت ارتباط با مشتریان می شود؟
چند بار در روز کارتان با وقفه مواجه می شود و به کمک نیاز پیدا می کنید؟
نقاط اصطکاک تیم های فروش قاتل خاموش بهره وری آنها به شمار می روند. برخی از این نقاط را از بین ببرید تا بلافاصله خروجی تیم فروش خود را بهبود ببخشید.
منبع: inc