اگر بخواهیم ساده و مختصر این دو واژه را تعریف کنیم:
اثربخشی به میزان “دستیابی به اهداف” و کارایی به میزان “استفاده بهینه از منابع” وابسته است.
اثربخشی (Effectiveness)
- اثربخشی عبارت است از درجه و مقدار رسیدن به اهداف تعیین شده و نیل به نتیجه مطلوب و موردنظر
- این مفهوم، نشانگر تحقق اهداف و سطح دستیابی به آن می‌باشد.
- اثر بخشی را می‌توان به صورت کار درست را انجام دادن، تعریف کرد. کار درست در واقع آن چیزی است که نیاز برای آن وجود داشته باشد.
کارایی (Efficiency)
- رابطه بین نتیجه به‌دست آمده و منابع استفاده شده، میزان صرف منابع به نسبت نتیجه به‌دست آمده، چگونگی به کارگیری منابع جهت تحقق اهداف معین، کارایی است.
- نسبت بازده واقعی به‌دست آمده به بازدهی استاندارد و معین شده، کارایی یا راندمان است.
- کارایی به استفاده کارآمد از منابع در فرآیندهای عملیاتی تولید و ارائه خدمات مربوط است.
- کارایی یا راندمان در ماشین و سیستم‌های بسته و مکانیکی، خارج قسمت ظرفیت فعلی به ظرفیت اسمی می‌باشد و همواره کوچکتر از ۱ است، لیکن درمورد انسان (سیستم باز) بر اثر نظام انگیزشی و رهبری صحیح می‌تواند از ۱ بزرگتر شود. به‌عنوان مثال سینرژی یا هم‌افزایی و همچنین خلاقیت و نوآوری می‌تواند نتایج حاصله به نسبت ورودی ها و منابع صرف‌شده را به مراتب بزرگتر نماید.
- میزان صرف منابع برای رسیدن به هدفی مشخص
این مقیاس معلوم می‌دارد که آیا برنامه اجرا شده از نهاده‌ها یا منابع برای نیل به اهداف، استفاده بهینه کرده است یا خیر؟
کارایی را به‌درست انجام دادن کاری مشخص، می‌توان تعریف نمود.
مثال:
این مثال در حوزه کشاورزی و آب بوده که با توجه به شرایط کنونی می‌تواند بیشتر مورد توجه قرار گیرد. با توجه به میزان آب در دسترس (فاکتور اصلی)، شرایط اقلیمی یک منطقه و دیگر عوامل موثر، این که تصمیم بگیرید زمین را با چه محصولی زیر کشت ببرید؟
سوالی در حوزه اثربخشی است، حالا این که از آب دردسترس، چگونه بهره می‌گیرید، مثلا به چه روشی آب را به مزرعه می‌رسانید؟
از چه روشی در آبیاری مانند غرقابی، تحت فشار، قطره ای، بارانی و . . . استفاده می‌کنید؟ پرسشی مربوط به کارایی می باشد.
کار درست، همان انتخاب به‌جا و صحیح محصول با توجه به شرایط آبی منطقه است که یعنی اثربخش
انجام کار به صورتی درست، یعنی گزینش شیوه کارآمد آبیاری برای کشت و زرع به معنای کارایی هست. طبیعی است که بهترین حالت، انتخاب محصول صحیح و انجام آبیاری به مناسب‌ترین روش می‌باشد.
بنابراین همان‌طور که تاکنون متوجه شده‌اید، چگونگی تحقق مجموعه‌ای از اهداف، مبین ثمربخشی است. در حالی که نحوه به کارگیری منابع جهت تحقق این اهداف گویای کارایی است. ملاحظه می‌شود که کارایی، جنبه کمی دارد ولی اثربخشی جنبه کیفی را داراست. کارایی مربوط به فرآیند و عملیات است و اثربخشی، خروجی فرآیند را مدنظر قرار می‌دهد.
اثربخشی یا کارایی؟ کدام مهم‌تر است؟
حالا باید بتوانید بگویید که بین اثربخشی و کارایی کدام مهم‌تر است؟ اگر در یک برنامه‌ریزی یا تصمیم‌گیری ملزم شوید که یکی از این دو را درنظر بگیرید، سعی می‌کنید که تصمیم یا برنامه شما اثربخش بوده باشد یا کارآمد ؟
جراحی به نام و ماهر را تصور کنید که بنا به دلایلی با انجام عمل جراحی باید پای یک بیمار را قطع کند. ایشان این عمل جراحی که در بهترین حالت، چهار ساعت طول می‌کشد را سروقت و با مهارت و کیفیت تمام به انجام می‌رساند.
واضح است که کارایی این عمل، صددرصد می‌باشد. در انتهای عمل، دستیار جراح با ترس می‌گوید که دکتر، فکر می‌کنم پای راست را که سالم بوده به اشتباه قطع کردید! باید پای چپ رو قطع می‌کردید!
کارایی که کامل بوده و گفتیم که راندمان عمل، ۱۰۰درصد بوده اما اثربخشی این اقدام، چه‌قدر می‌باشد؟
اثربخشی، صفر درصد است. این همان مسئله نامطلوب و خطرناکی است که به آن اشاره کردیم. طرح‌ریزی برنامه صحیح و صرف منابع بیشتر برای اجرای آن، آسیب زیادی وارد نمی‌کند اما هدف‌گذاری اشتباه و انجام کاملا صحیح و کارآمد آن هدف نادرست، تماما ضرر و زیان است که برخی مواقع جبران‌ناپذیر هم هست.
نتیجه:
به عبارت ساده باید گفت که با شناخت و درکی صحیح که مبتنی بر داده‌های واقعی و اطلاعات کامل می‌باشد، هدف را به درستی انتخاب نمایید، هدفی که در صورت تحقق، نتایج مثبتی را در بردارد.
سپس، باید طوری برنامه‌ریزی کرد و برنامه‌ها را اجرا و عملیاتی نمود که از منابع، بهترین استفاده به عمل آید و آن هدف به صورتی کارآمد، محقق گردد.
برای دریافت مشاوره تخصصی و رایگان نرم افزارهای سازمانی با واحد فروش شرکت «پگاه‌سیستم» تماس بگیرید یا درخواست دمو دهید.
نقش نرم افزارها در کارایی و اثربخشی فعالیت‌ها
نرم افزارها ابزارهایی هستند که به ما کمک می‌کنند با رویکردی منسجم و ساختار یافته و مطمئن از منابع در دسترس از جمله زمان، انرژی و دانش خود حداکثر بهره‌برداری را داشته باشیم.
به عبارت دیگر کارایی فعالیت‌ها را افزایش دهیم و از طرفی به جهت یکپارچه‌سازی‌ها و تعاملات از پیش تعریف شده “درون نرم‌افزاری” و همچنین به جهت تمرکز بیشتر کاربر سیستم بر تجزیه و تحلیل خروجی‌ها به جای تمرکز روی اجرای مراحل انجام فعالیت‌ها، موجب می‌شود اثرات مطلوب و قابل پیش‌بینی را در نتایج مشاهده کنیم و اهداف مورد انتظار را بیش از پیش برآورده کنیم.
منبع: وب سایت پل شیشه‌ای و تیم تولید محتوای «پگاه‌سیستم»