امروزه در دنياي تجارت جهاني، تيم هاي مجازي به ساختار سازماني رايجي تبديل شده اند. دوران روزهايي که تمامي اعضاي تيم در دفتر کار مشخصي حضور داشتند و ساعات کاري خود را در کنار يکديگر سپري مي کردند، به پايان رسيده است. با اين حال، بر خلاف باور عمومي بهره برداري از تيم هاي مجازي در عمل چندان ساده هم نيست. با شركت پگاه سيستم همراه باشيد.
چند فاکتور تاثيرگذار
تيم هاي مجازي بسيار پيچيده هستند و علاوه بر تنوع جغرافيايي، تنوع زباني، سبک کار و فرهنگ هاي گوناگون از جمله مولفه هاي تاثيرگذار بر آن به شمار مي روند. تمامي اين ويژگي ها تيم هاي مجازي را پيچيده تر کرده اند. سازمان ها مي توانند با هدف بهره برداري مثبت از تيم هاي مجازي ويژگي هاي مذکور را تقويت کنند، اما در غير اين صورت با تيم هايي ناکارآمد به فعاليت خود ادامه خواهند داد. در مقاله اي که در مجله کسب وکار هاروارد منتشر شده به ويژگي هاي بهترين تيم هاي مجازي اشاره شده است. تيم هاي مجازي موفق از پلت فرمي براي فعاليت انعطاف پذيرتر کارکنان بهره برداري مي کنند. به اين ترتيب امکان کاهش هزينه ها در بخش هاي مختلف از هزينه سفر گرفته تا حقوق و دستمزد نيروي انساني فراهم مي شود.
چگونه يک تيم مجازي موفق بسازيم؟
به نظر شما مهم ترين الزامات ايجاد يک تيم مجازي موفق چيست؟ در اين مقاله به ۴ اصل حياتي مورد نياز براي ساخت مطلوب ترين تيم هاي مجازي اشاره مي شود:
۱) تشکيل بهترين تيم
تيم هاي مجازي موفق اغلب از نظر اندازه در سطحي قابل مديريت قرار دارند. بهترين تيم هاي مجازي با بهترين اعضا شروع به فعاليت مي کنند. اين افراد به طور کلي از مهارت هاي برتر ارتباطي و هوش عاطفي برخوردار هستند و معمولا از قابليت فعاليت مستقل و شناخت و حساسيت بين فرهنگي مناسب برخوردارند. بهترين تيم هاي مجازي اغلب اندازه اي معقول و قابل مديريت دارند. تيم هاي کوچک معمولا کمتر از ۱۰ نفر در نظر گرفته مي شوند. اين امر شانس ارتباطات موثر و جامع را به حداکثر مي رساند.علاوه بر موارد مذکور، نقش هاي افراد در يک تيم مجازي موفق به صورت شفاف مطرح شده اند. اعضاي اصلي فعاليتهاي تيم را هدايت يا مديريت مي کنند و به طور کلي بر اتفاقات روزانه تمرکز دارند. اعضاي فرعي انجام فعاليت هاي مشخص شده را بر اساس تخصص شخصي بر عهده ميگيرند.
۲) انتخاب صحيح ترين رويکرد رهبري
بهترين تيم هاي مجازي از اهميت «اعتماد» به عنوان حياتي ترين مولفه در موفقيت تيم آگاهي کامل دارند. رهبري يک تيم مجازي موفق به معني جذب رهبران داراي مهارت هاي خاص است. اين مهارت ها شامل مهارت هاي رايج تعيين شده براي نقش سنتي رهبري در ساختارهاي قديمي تشکيل تيم سازماني نمي شود. بهترين تيم هاي مجازي از اهميت اعتماد به عنوان حياتي ترين مولفه در موفقيت تيم آگاهي کامل دارند. اعتماد به واسطه احترام و همدلي تقويت مي شود. افزون بر اين، تاکيد بر ايجاد روابط مناسب ميان اعضاي تيم با هدف افزايش اعتماد صورت مي گيرد. ايجاد روابط به طور کلي هنگامي که اعضاي تيم کمتر ارتباط چهره به چهره داشته باشند، کاري دشوار است. استفاده هوشمندانه از فناوري مي تواند به عنوان راه حلي براي فائق آمدن بر چالش هاي مذکور به کار گرفته شود.اعتماد و ايجاد روابط مطلوب زيربنايي براي گفت وگوي شفاف و صريح با اعضاي تيم به شمار مي روند. تيم هاي مجازي موفق بايد از مهارت هاي ارتباطي اعضاي تيم در پيچيده ترين و چالشي ترين موقعيت ها اطمينان حاصل کنند.تعريف و تبيين اهداف و انتظارات نقش بسزايي در کاهش عدم اطمينان و افزايش اعتماد دارد. به اين ترتيب تيم مجازي از بهبود سطح بهره وري به خوبي بهره مند خواهد شد.
۳) انتخاب زمان مناسب براي تجديد ديدار
اعضاي تيم بايد دست کم يک بار در سال ديدارهاي حضوري داشته باشند. مهم نيست يک تيم مجازي در محيط مجازي تا چه اندازه خوب فعاليت مي کند. لازم است زماني براي گرد هم آمدن اعضاي تيم در يک مکان خاص در نظر گرفته شود يا در صورت غيرممکن بودن اين امر، اعضاي غايب از طريق ويدئو کنفرانس يا ساير رسانه هاي تصويري به جمع حاضر بپيوندند. از جمله حياتي ترين زمان ها براي انجام چنين گردهمايي هايي مي توان به دوران آغاز پروژه پس از شکل گيري کامل ساختار و تعريف نقش ها اشاره کرد. با پيوستن اعضاي جديد به تيم، تمامي اعضا از منافع برگزاري جلسات رودررو بهره مند خواهند شد. جشن گرفتن دستاوردها و موفقيت هاي هر چند کوچک تيم از جمله روش هاي رايج براي برنامه ريزي اين دورهمي هاي تاثيرگذار است.
۴) بهره برداري از مطلوب ترين فناوري ها
بهترين تيم هاي مجازي از مزاياي بهره برداري از فناوري به خوبي آگاه هستند. کنفرانس هاي تلفني، ويدئوکنفرانس و ساير ابزارهايي که پلت فرمي مناسب براي برقراري ارتباطات باز و بهبود بهره وري تيم را فراهم مي کنند، از جمله اين تکنولوژي ها هستند. با اين حال، نبايد ابزارهاي ارتباطي ساده را فراموش کرد. براي مثال، استفاده از تماس هاي تلفني ساده براي پاسخ به سوالات اعضاي تيم در مقايسه با برگزاري يک کنفرانس ويدئويي پيچيده تاثير به مراتب بيشتري خواهد داشت.
آيا اين راه حل ها واقعا تاثيرگذارند؟
به ياد داشته باشيد ايجاد يک تيم کاري مجازي کاري بسيار دشوار و پيچيده است. ساخت يک تيم مجازي مطلوب و موفق مستلزم فداکاري، تلاش و بهره برداري از ابزارهاي مناسب است، در نهايت مزاياي بهره برداري از اين مولفه ها براي سازمان هايي که به درستي از آنها استفاده مي کنند، بسيار چشمگير است.
منبع: دنياي اقتصاد